Digital Asset Management vs. Dokumentenmanagement

Die führenden Marken von heute sind in der Lage, eine immense Menge an Daten und Inhalten zu generieren, um unvergessliche und hochgradig personalisierte Kundenerlebnisse zu ermöglichen. Die effektive Verwaltung und Organisation dieser Informationen ist zu einem entscheidenden Erfolgsaspekt geworden, da immer neue digitale Kanäle und Technologien auftauchen und die Art und Weise verändern, wie Kunden mit Marken interagieren.

Wenn Sie sich nicht schnell anpassen, weil Ihre digitalen Inhalte nicht ohne weiteres im richtigen System verfügbar sind, kann dies zu Kundenverlusten und negativen Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis / Fazit führen.

Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mögen ähnlich erscheinen, aber sie sind zwei Tools, die unterschiedlichen Zwecken dienen und unterschiedliche Unternehmen Anforderungen erfüllen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die wichtigsten Unterschiede zwischen DAM und DMS-Funktionen sowie darüber, welches System für zukunftsorientierte Marken effizienter ist.

Das Dokumentenmanagement konzentriert sich auf die Organisation, Speicherung und den Abruf elektronischer Dokumente innerhalb einer Organisation. Zu den Dokumenten können Verträge, Rechnungen, Berichte, Handbücher und andere textuelle oder nicht-digitale Inhalte gehören. Das Hauptziel eines DMS ist es, eine ordnungsgemäße Dokumentenkontrolle, Versionsverwaltung, Informationsmanagement und Compliance sicherzustellen. Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme sind Dropbox, Google Drive, Box und Microsoft SharePoint.

Hauptmerkmale und Vorteile von DMS:

1. Organisation und Klassifizierung von Dokumenten: Dokumentenmanagementsysteme bieten eine strukturierte Speicherung für elektronische Dokumente, sodass Benutzer sie auf der Grundlage von Ordnern, Kategorien, Formaten oder Metadaten organisieren können. Dies ermöglicht einen effizienten Dokumentenabruf und minimiert das Risiko eines Informationsverlusts.
2. Versionskontrolle und Audit-Trail: Dokumentenmanagementsysteme bieten Versionskontrollfunktionen, die sicherstellen, dass autorisierte Benutzer auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen können, wenn es korrekt gespeichert ist. Darüber hinaus führen sie einen Prüfpfad, in dem alle Aktionen aufgezeichnet werden, die für das Dokument ausgeführt wurden, z. B. Änderungen und Zugriffsverlauf.
3. Compliance und Sicherheit: Dokumentenmanagement-Lösungen priorisieren Compliance, indem sie Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung und behördliche Anforderungen durchsetzen. Sie implementieren auch Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, um vertrauliche Informationen zu schützen.
4. Workflow-Management: Dokumentenmanagementsysteme helfen internen Teams, Unternehmen Prozesse zu rationalisieren, indem sie die Menge an Papierdokumenten reduzieren, die physisch gespeichert und unterschrieben werden müssen. Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung von Dokumenten, es werden Fehler bei der Dateifreigabe reduziert und die Effizienz gesteigert.

Digital-Asset-Management-Systeme bieten Marken umfassendere Vorteile, indem sie ein zentralisiertes System bereitstellen, das darauf ausgelegt ist, die Digitales Marketing zu speichern, zu organisieren und zu verteilen. Zu den digitalen Dateien gehören Bilder, Videos, Audiodateien, Designdateien, Präsentationen, Vorlagen und mehr. Das Hauptziel einer DAM Lösung besteht darin, eine einzige Quelle der Wahrheit bereitzustellen und Stakeholder und Marketingteams in die Lage zu versetzen, eine effiziente Zusammenarbeit über den gesamten Content-Lebenszyklus hinweg zu erleichtern, Marke Konsistenz zu schaffen und digitale Kundenerlebnisse zu ermöglichen.

Hauptmerkmale und Vorteile von DAM:

1. Zentrales Repository: DAM bietet ein zentrales Repository, in dem alle Ressourcen einer Marke gespeichert, organisiert und von autorisierten Benutzern abgerufen werden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von verstreuten Mediendateien über verschiedene Systeme, wie z. B. Dokumentenmanagementsysteme, und verbessert die Zugänglichkeit für das gesamte Unternehmen.
2. Metadaten und Tagging: Digital-Asset-Management-Plattformen ermöglichen es Benutzern, Assets Metadaten und Tags zuzuweisen, was leistungsstarke Suchfunktionen und den Abgleich mit anderen Systemen ermöglicht. Dies erleichtert das schnelle Auffinden spezifischer Assets und die schnellere Bereitstellung, selbst innerhalb umfangreicher Sammlungen.
3. Versionskontrolle und Rechteverwaltung: DAM Systeme bieten eine Versionskontrolle, um verschiedene Iterationen von Markenobjekten zu verwalten und sicherzustellen, dass immer die neueste Marke verfügbar ist. Darüber hinaus erleichtern sie die Rechteverwaltung und ermöglichen es Unternehmen, Nutzungsrechte und Berechtigungen für digitale Inhalte zu definieren.
4. Zusammenarbeit und Workflow: DAM Plattformen erleichtern die nahtlose Zusammenarbeit, indem sie es Teams ermöglichen, Marken innerhalb des zentralisierten Systems freizugeben, zu überprüfen und zu genehmigen. Workflow-Funktionen helfen Teams im gesamten Unternehmen, den Lebenszyklus der Inhaltserstellung zu optimieren und die Effizienz und den ROI zu verbessern.

1. Art des Inhalts: Der Hauptunterschied zwischen einer DAM und DMS liegt in der Art der Inhalte, die sie verwalten. DAM konzentriert sich auf Rich-Media-Assets wie Bilder, Videos und Audiodateien, während DMS in erster Linie Dokumente verarbeitet.
2. Anwendungsfälle: Eine Digital-Asset-Management-Lösung wird häufig in der Kreativbranche, in Marketingabteilungen und Unternehmen eingesetzt, die sich stark auf eine Reihe von Asset-Typen verlassen, um das Erlebnis/Erfahrung auf ihren Websites, sozialen Medien und anderen digitalen Kanälen zu verbessern. DMS wird breitere Anwendungen in verschiedenen Branchen finden, darunter Anwaltskanzleien, Finanzen, Gesundheitswesen und Verwaltungsfunktionen.
3. Metadaten und Tagging: DAM Systeme bieten in der Regel robustere Metadaten- und Tagging-Funktionen, um die einfache Suche, den Abruf und die Bereitstellung Marke Assets zu erleichtern. Ein DMS kann zwar auch Metadaten unterstützen, legt aber mehr Wert auf die Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten.
4. Zusammenarbeit vs. Kontrolle: DAM Systeme erleichtern die Zusammenarbeit und ermöglichen es Teams, gemeinsam an kreativen Projekten zu arbeiten und genehmigte Marken nahtlos zu teilen. Ein DMS-System priorisiert Dokumentenkontrolle, Compliance und Workflow-Automatisierung, um die Effizienz zu verbessern und die Datenintegrität aufrechtzuerhalten.

Sowohl ein DAM als auch ein DMS bieten Vorteile in ihren jeweiligen Schwerpunktbereichen, aber ein DAM System bietet robustere Angebote für globale Marken und Digitales Marketing Teams jeder Größe.

Sitecore Content Hub DAM wurde entwickelt, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Rich-Media- und digitalen Inhalten zu unterstützen und die Prozesse zur Erstellung von Inhalten zu optimieren. Durch die Bereitstellung eines einzigen Repositorys für alle digitalen Assets verfügen Ihre Teams im gesamten Unternehmen über vollständige Inhaltsbefehle, die die von künstlicher Intelligenz (Künstliche Intelligenz) unterstützte Suche nutzen. Content Hub DAM bietet auch Integrationen, die es Teams ermöglichen, mit ihren bevorzugten Design-Tools und -Apps wie Adobe Creative Cloud, Figma und Sketch zu arbeiten und die Inhalte einfach in den und aus dem Speicher im DAM zu verschieben.