Anatomie einer DAM: Digital Asset Management-Funktionen

Unabhängig davon, ob Sie ein E-Commerce / Handel Unternehmen oder ein professionelles Dienstleistungsunternehmen sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie gerade jetzt beispiellose Mengen an kreativen Assets generieren und anhäufen. Von Bilder und Videos bis hin zu Dokumente und Audiodateien waren die Anforderungen an Inhalte noch nie so hoch wie heute. Da das Volumen dieser Assets weiter wächst, wird der Bedarf an einer einzigen Quelle der Wahrheit - einem zentralen Ort, der kreative Workflows zwischen wichtigen Stakeholdern wie Mitgliedern des Marketingteams, externen Agenturen und Partnern erleichtert, von entscheidender Bedeutung. Hier kommen Digital Asset Management (DAM)- Systeme ins Spiel.

Laut Forrester nutzen 64 % der globalen Software-Entscheidungsträger ein Digital Asset Management-Plattform, um ihren Content-Lebenszyklus effizienter zu verwalten.

DAM Lösungen bieten eine breite Palette von Merkmalen, Funktionen und Fähigkeiten, die Unternehmen nicht nur dabei helfen, ihre digitalen Dateien und Assets effektiv zu verwalten und zu zentralisieren, sondern auch die Kundenerlebnis zu verbessern. In diesem Artikel werden wir uns die wichtigsten Features, Funktionen und Fähigkeiten ansehen, die Sie von einer DAM Plattform erwarten sollten.

Um die nahtlose Verwaltung und Organisation von Assets zu gewährleisten, bietet eine DAM in der Regel die folgenden Funktionen:

• Suchen und Abrufen: Next-Level DAM Systeme bieten künstliche Intelligenz gestützte Suchfunktionen, um Assets schnell zu finden. Anwender:innen können mithilfe erweiterter Suchalgorithmen nach Assets basierend auf Schlüsselwörtern, Metadaten, Dateieigenschaften oder sogar visuellen Inhalten suchen. Diese reibungslose Benutzererfahrung / Nutzererlebnis spart Zeit und Mühe, da das manuelle Durchsuchen von Ordnern und Unterordnern entfällt und Benutzer verschiedene Dateiformate innerhalb von Sekunden finden und freigeben können.
• Konversion und Transformation von Dateien: DAM Lösungen bieten häufig integrierte Funktionen für die Konversion und Transformation von Dateien. Anwender:innen können Dateien automatisch in verschiedene Formate konvertieren, die Größe von Bildern ändern, Videos komprimieren oder Miniaturansichten erstellen. Diese Funktionen vereinfachen die Verteilung von Assets über mehrere Plattformen hinweg und gewährleisten Kompatibilität und optimale Anzeigeerlebnisse auf allen Geräten.
• Workflow-Automatisierung: Digital-Asset-Management-Systeme verschlanken und automatisieren verschiedene Workflow-Prozesse. Sie ermöglichen es Benutzern und Marketingteams, benutzerdefinierte Workflows zu definieren, Genehmigungsprozesse festzulegen und sich wiederholende Aufgaben wie Dateikonvertierungen, Wasserzeichen oder Metadaten-Tagging zu automatisieren. Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand, steigert die Produktivität und sorgt für konsistente Managementprozesse und -praktiken.
• Analysen und Berichte: DAM Systeme bieten wertvolle Einblicke in die Asset-Nutzung, Leistung und das Verhalten der Benutzer durch Analysen/Analytik und Berichtsfunktionen. Insbesondere helfen diese DAM-Features Organisationen, die Auswirkungen ihrer digitalen Ressourcen zu messen, Nutzungsmuster zu verfolgen und beliebte Ressourcen zu identifizieren. Analysedaten können auch verwendet werden, um Entscheidungsfindung, Content-Strategie und Optimierungsbemühungen zu unterstützen.

Um Teams in die Lage zu versetzen, außergewöhnliche Erlebnisse zu erstellen und bereitzustellen, bietet eine DAM die folgenden Schlüsselfunktionen:

• Asset-Organisation: Einer der Hauptanwendungsfälle und Funktionen von DAM Software ist die Bereitstellung eines strukturierten und organisierten Repositorys für digitale Medien-Assets. Es ermöglicht Benutzern, Assets mithilfe von Metadaten, Schlüsselwörtern, Tags und Ordnern zu kategorisieren, was das Freigeben von Dateien sowie das Suchen und Auffinden spezifischer Assets erleichtert, wenn dies für Marketingkampagnen erforderlich ist. Eine effiziente Asset-Organisation optimiert Arbeitsabläufe, ermöglicht es Teams, die richtigen Assets wiederzuverwenden, und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Mediendateien.
• Asset-Speicherung und -Sicherheit: DAM bieten eine sichere Speicherung für digitale Assets und stellen sicher, dass sie vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Diese Systeme enthalten häufig Funktionen wie Benutzerberechtigungen, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Backups zum Schutz von Assets. Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen stellen sicher, dass digitale Assets gut geschützt sind.
• Verwaltung von Asset-Metadaten: Metadaten spielen eine entscheidende Rolle in DAM Systemen. Es bietet beschreibende Informationen zu Assets, wodurch sie leichter zu finden, zu verfolgen und zu verstehen sind. DAM Lösungen ermöglichen es Benutzern, Metadatenfelder spezifisch für ihre organisatorischen Anforderungen zu definieren und zu verwalten. Dies erleichtert die effektive Suche, Filterung und Sortierung von Assets basierend auf verschiedenen Kriterien wie Schlüsselwörtern, Erstellungsdatum, Autor und Dateityp.
• Asset-Versionierung und Zusammenarbeit: DAM unterstützen die Versionskontrolle, sodass Benutzer mehrere Versionen desselben Assets in Echtzeit verwalten können. Diese Funktion ist besonders nützlich in kollaborativen Umgebungen, in denen Teams routinemäßig Assets gemeinsam nutzen. Anwender:innen können Änderungen verfolgen, frühere Versionen überprüfen und einen Prüfpfad für Asset-Änderungen führen. Die Versionierung sorgt für Transparenz, reduziert das Risiko von Datenverlusten und fördert eine effiziente Zusammenarbeit.

Damit Ihre Teams mit weniger mehr erreichen und Prozesse optimieren können, bieten Digital-Asset-Management-Lösungen die folgenden Funktionen:

• Integration mit Tools von Drittanbietern: Über vorgefertigte Integrationen und APIs können DAM Lösungen mit anderer Software und Tools verbunden werden, was einen nahtlosen Austausch von Assets und Daten ermöglicht. Die Integration von Design- und Kreativanwendungen, Content-Management Systemen (CMS), Projektmanagement-Tools, sozial Medien, Produkt Informationsmanagement (PIM) und Marketing-Automatisierung Plattformen verbessert das gesamte Ökosystem des Digital Asset Managements und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und effiziente Nutzung von Assets.
• Rechteverwaltung: Digital-Asset-Management-Systeme enthalten häufig Rechteverwaltungsfunktionen zur Verwaltung von Nutzungsrechten, Lizenzen und Berechtigungen, die mit Assets verbunden sind. Dies gewährleistet die Einhaltung von Urheberrechtsgesetzen, schützt geistiges Eigentum und verhindert die unbefugte Verwendung oder Verbreitung von Assets. Rechteverwaltungsfunktionen bieten Kontrolle über den Zugriff auf Assets, Nutzungsbeschränkungen und Ablaufdaten.
• Branding und Asset-Templating: DAM-Systeme unterstützen Marke Konsistenz, indem sie Funktionen für Marke Verwaltung und Asset-Templating bereitstellen. Unternehmen können Marke Richtlinien, Vorlagen und Designelemente innerhalb des DAM Systems definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Marketingmaterialien, digitale Inhalte, Präsentationen, Videos, Audiodateien und andere Marken-Assets mit genehmigten Marken, Schriftarten, Farben und Bildern erstellt werden, wodurch die Markenidentität gestärkt und die Konsistenz der Marke gewahrt bleibt.
• Cloud-basierter und mobiler Zugriff: Cloud-basierte DAM-Lösungen ermöglichen Benutzern den Zugriff auf digitale Assets von überall und jederzeit, über Webbrowser oder dedizierte mobile Apps. Cloud-basierte DAM-Systeme bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Fernzugriff und ermöglichen verteilten Teams oder externen Stakeholdern eine nahtlose Zusammenarbeit. Der mobile Zugriff ermöglicht es Benutzern, Assets unterwegs zu durchsuchen, herunterzuladen und hochzuladen, was die Produktivität und den Komfort weiter verbessert.

Mit den neuesten Digital Asset Management-Features, -Funktionen und -Fähigkeiten sollte die Verwaltung einer Digital Asset Library nicht länger als Herausforderung angesehen werden. Von der Asset-Organisation und -Speicherung bis hin zum Suchen und Abrufen bietet Digital Asset Management-Software einen umfassenden Satz von Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Wert digitaler Assets zu maximieren. Durch die Implementierung einer DAM Lösung können Unternehmen ihre digitalen Assets effektiv verwalten, die Produktivität verbessern und das volle Potenzial ihrer Marketingstrategien ausschöpfen.

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