Wie wählt man ein Digital-Asset-Management-System aus?

In der heutigen unerbittlich schnelllebigen Content-Erstellungslandschaft ist ein leistungsstarkes, sicheres und einfach zu bedienendes Digital Asset Management System (DAM) nicht optional, sondern unerlässlich. Dies liegt daran, dass eine DAM alles Arten von digitalen Assets zentralisiert, organisiert und speichert, wodurch die gesamte Objektbibliothek Ihrer Organisation zugänglich gemacht wird und letztendlich ein hervorragendes Kundenerlebnis geboten wird.

Die Wahl zwischen DAM Anbietern sollte nicht schwierig oder entmutigend sein. Stattdessen kann es angenehm und energetisierend sein – vorausgesetzt, Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen. In diesem Artikel beleuchten wir 6 Schlüsselfragen, die Ihren Teammitgliedern bei der Identifizierung, Bewertung, Implementierung und letztendlich dem Onboarding eines Digital-Asset-Management-Systems helfen, das inhaltsinduziertes Chaos in Klarheit verwandelt und transformative Ergebnisse liefert.

Frage 1: Wer wird das DAM System verwenden?

Bevor Sie sich mit Features und Funktionen befassen, ist es wichtig, sich mit internen und externen Stakeholdern in Verbindung zu setzen, die die Digital Asset Management-Software verwenden werden. In der Regel umfasst dies kreative Benutzer, technische Benutzer und Unternehmens. Sie möchten ihre Probleme (d. h. "Schmerzpunkte"), Bedürfnisse, Ziele und Erwartungen klar verstehen.

Dieser Dialog kann auch einen sehr großen Beitrag dazu leisten, Teams und Einzelpersonen dabei zu helfen, das System zu übernehmen oder sich ihm zu widersetzen, sobald es in die Umgebung gelangt. Tatsächlich leiden viele Menschen, die scheinbar Angst vor neuen Technologien haben, nicht an Technophobie. Vielmehr sind sie besorgt über die Unsicherheit, die signifikant Veränderung mit sich bringen kann. Die frühzeitige Einbeziehung und Einbeziehung von Stakeholdern in den Prozess kann dazu beitragen, einen Teil dieser Ängste abzubauen und sie durch Aufgeschlossenheit und Enthusiasmus zu ersetzen.

Darüber hinaus können dieser Dialog und diese Konsultation dazu beitragen, dass die Erwartungen der Interessenträger angemessen und realistisch sind. Beispielsweise erstellt eine DAM-Lösung keine Objekte von Grund auf neu. Es wird jedoch sicherlich den kreativen Prozess rationalisieren, was ein großer Gewinn für alle ist, die an der Erstellung, Änderung, Verteilung, Verwaltung und Verwaltung von Inhalten beteiligt sind.

Frage 2: Wie viele Vermögenswerte haben Sie und welche Arten von Vermögenswerten sind das?

Sie werden überrascht sein, wie groß die Menge und Vielfalt der digitalen Assets ist, die Sie in Ihrem Unternehmen haben. In der Tat haben viele Unternehmen Tausende - und in einigen Fällen Millionen - von Vorlagen, Bannern, Logos, Videos, Audioaufnahmen, Präsentationen, Verkaufsdecks, Bannern (und die Liste geht weiter) in verschiedenen Cloud-Repositories, Festplatten, tragbaren Geräten, E-Mail Anhängen usw.

Lassen Sie sich davon nicht überwältigen. Der Fokus sollte hier darauf liegen, das Volumen und die Arten von Assets in Ihrem Ökosystem allgemein zu verstehen, damit Sie die Kernfunktionen und Integrationen, die Sie in Ihrem System benötigen, besser identifizieren können. Später in diesem Artikel sehen wir uns einige beliebte Digital Asset Management-Integrationen an und zeigen, worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten.

Frage #3: Was sind Ihre Ziele?

Natürlich müssen verschiedene Teams und Einzelpersonen digitale Assets auf unterschiedliche Weise verwalten. Zum Beispiel:

• Ihre kreativen Benutzer möchten vielleicht unbedingt den Albträumen der Versionskontrolle ein Ende setzen.
• Ihre Unternehmens möchten möglicherweise schnell, wenn es darum geht, die Vorlagen und Dateien zu finden, die sie für Verkaufspräsentationen, Angebote usw. benötigen.
• Ihre technischen Benutzer weisen vielleicht darauf hin, dass es wirklich keine Rolle spielt, welche bahnbrechenden Funktionen und Tools ein Digital-Asset-Management-System bietet: Wenn es Lücken in der Informationssicherheit der Cloud schafft, dann ist es eine Belastung und kein Vermögenswert.

Letztendlich möchten Sie diese Stakeholder-Anforderungen ermitteln und analysieren, um die Kernbedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln. Ihre Liste kann Dinge enthalten wie:

• Verbesserung der Auffindbarkeit, indem Sie die Verteilung von Assets auf geteilte Ablagen reduzieren und standardisierte Namens- und Tagging-Konventionen verwenden.
• Es wird einfach gemacht, neue Versionen mit verschiedenen Erweiterungen hochzuladen, um zusätzliche Marketingkanäle zu unterstützen, und sicherzustellen, dass jeder immer an dem neuesten Asset arbeitet (mit anderen Worten: keine Albträume mehr für die Versionskontrolle!).
• Optimierung von Kampagnen und Automatisierung von Workflows zur Skalierung.
• Gleichzeitige Veröffentlichung von Assets über mehrere Kanäle.
• Hinzufügen von Metadaten (z. B. Sprache, Standort usw.) zu Assets, damit sofort klar ist, wann und wo sie verwendet werden sollen.
• Hinzufügen von DRM-Daten (Digital Rights Management) für die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und die Zugriffskontrolle auf urheberrechtlich geschütztes und lizenziertes Material.
• Teams können alles Dateitypen stapelweise bearbeiten, herunterladen und löschen, was die Produktivität erheblich verbessert und das Potenzial für menschliche Fehler verringert.
• Herstellung von Konsistenz, indem sichergestellt wird, dass derselbe Kunde mit konsistenten und kohärenten Botschaften und Branding beschäftigt ist, während er über verschiedene Kanäle (z. B. Web, soziale) reist und verschiedene Geräte (z. B. Smartphone, Desktop) verwendet.

Im Wesentlichen nehmen Sie hier alles, was Sie bei der Beantwortung der Fragen 1 und 2 gelernt haben, und erstellen eine Checkliste, die Ihnen hilft, sich auf DAM Software (und Anbieter) zu konzentrieren, die wahrscheinlich Ihre Anforderungen erfüllen.

Frage 4: Welche Integrationen wünschen und benötigen Sie?

Einer der signifikant Vorteile von DAM Plattform ist die nahtlose Integration mit anderen Cloud-basierten Quellen und Lösungen in der Umgebung. Hier sind einige der wertvollsten Möglichkeiten:

• Integration eines Digital-Asset-Management-Systems mit einem Content-Management System (Content-Management-System).
• Integration eines Digital-Asset-Management-Systems mit einer Plattform für E-Mail-Marketing und Marketing-Automatisierung.
• Integration eines Digital-Asset-Management-Systems mit nativen Kreativ-Apps (z. B. Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Google Workspace, Figma, Sketch usw.).
• Integration eines Digital-Asset-Management-Systems mit CRM (z. B. Salesforce).
• Integration eines Digital-Asset-Management-Systems mit dem Informationsmanagement (PIM).

Frage 6: Wie sieht Ihr Zeitplan aus?

Zuvor haben wir die Bedeutung und den Wert der frühzeitigen Einbindung von Stakeholdern (z. B. kreative, technische und Unternehmens) in den Prozess hervorgehoben, so dass sie anstelle von Bedenken und Unbehagen über die Implementierung einer neuen DAM begeistert und motiviert sind.

Sie wollen jedoch nicht an das andere Ende des Spektrums gehen und die Leute so völlig begeistern und begeistern, dass sie erwarten, dass das System alles sofort verändert. Wenn Sie das System zu schnell implementieren und "mehr abbeißen, als Sie kauen können", werden Ihre Teams wahrscheinlich mit Engpässen konfrontiert sein, anstatt die Vorteile zu nutzen.

Anstatt zu versuchen - und leider zu scheitern -, alles auf einmal zu tun, ist es ratsam, Ihren Zeitplan um einen phasenweisen Implementierung herum aufzubauen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre Assets mit höchster Priorität (z. B. Verkaufspräsentationen, E-Mail Vorlagen usw.), damit sich Teams mit Tools, Funktionen, Funktionen und Integrationen vertraut machen und gleichzeitig Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Produktivität optimieren können.

Frage 5: Worauf sollten Sie bei einem Anbieter achten?

Bisher haben wir uns in dieser Diskussion über die Auswahl eines Digital Asset Management-Tools auf Ihr Unternehmen konzentriert: Ihre Kreativteams, Ihre Marke Assets, Ihre Integrationsanforderungen und Ihren Implementierung Prozess. Ein kritisches Puzzleteil betrifft jedoch nicht Ihr Unternehmen. Vielmehr geht es um Ihren Anbieter.

Einfach ausgedrückt, wird die Wahl zwischen DAM Anbietern direkt bestimmen, ob Ihre Erfahrungen lohnend oder bedauerlich sind und ob Ihre Investition rentabel oder kostspielig ist. Um den richtigen Anbieter auszuwählen und die falschen zu meiden, finden Sie hier einige wichtige Ratschläge:

• Bewerten Sie alles potenziellen Anbieter sorgfältig und analysieren Sie, was sie anbieten, anhand Ihrer technischen, funktionalen, Unternehmens und Sicherheitsanforderungen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter über ein etabliertes, geprüftes und bewährtes Netzwerk von Lösungs Partner verfügt, das Sie bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten, umfassenden digitale Strategie sowie bei der implementieren des Digital Asset Management-Systems gemäß Ihren Roadmap und Ihrem Zeitplan unterstützt.
• Stellen Sie sicher, dass es eine aktive Entwickler-Community gibt, um sicherzustellen, dass sich das Digital Asset Management-System mit Ihren sich ändernden Anforderungen weiterentwickelt
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• Melden Sie sich für umfassende geführte Demos an und fühlen Sie sich befähigt, schwierige Fragen zu stellen. Wenn ein Anbieter nicht eindeutig nachweisen kann, wozu sein System in der Lage ist, dann streichen Sie ihn von Ihrer Auswahlliste.
• Untersuchen Sie "soziale Beweise" wie Fallstudien und Analystenbewertungen. Einige führende Anbieter haben Bereiche ihrer Website eingerichtet, die Kundenberichte enthalten.

Der Prozess der Auswahl eines DAM Systems sollte angenehm und energetisierend sein; nicht schwierig und entmutigend. Befolgen Sie die oben genannten Ratschläge, um Ihre Reise nach vorne zu lenken. Mit dem richtigen Ansatz, dem richtigen System und dem richtigen Anbieter wird Ihr Unternehmen bald bahnbrechende Früchte ernten!

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• Nutzen Sie die Unterstützung der künstlichen Intelligenz, um jedes digitale Asset blitzschnell zu finden und zu teilen.
• Wählen Sie sich in spezifische Content-Modellierung und kommerzielle Anforderungen ein.
• Nutzen Sie einen App-Connector, mit dem Teams in ihren Lieblings-Apps arbeiten und die volle Anwendung/App behalten können.

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