Leitfaden zur CMS-Migration

Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte einer erfolgreichen CMS-Migration erläutert. Zunächst möchten wir jedoch herausfinden, warum Content im heutigen wettbewerbs- und kundenorientierten Geschäftsumfeld von entscheidender Bedeutung ist und warum eine CMS-Migration helfen kann. Sehen Sie sich dazu folgende Umfrageergebnisse an:

• 70 % der Menschen erfahren lieber über einen Artikel als über eine Werbung mehr über eine Marke.
• Im Jahresvergleich ist das Traffic-Wachstum bei Content-Marketing-Leadern um 780 % höher als bei Followern.
• 47 % der Kund:innen sehen sich 3 bis 5 Content-Elemente an, bevor sie mit einem Unternehmen in Kontakt treten.
• 74 % der Unternehmen geben an, dass Content-Marketing ihre Qualität und Quantität der Leads steigert.
• Content-Marketing kostet 62 % weniger als traditionelles Marketing, generiert aber etwa 300 % mehr Leads
• 68 % der Kund:innen schätzen ein Unternehmen nach dem Betrachten seines Contents positiver ein.

Content spielt ganz klar eine bedeutende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens – sowohl kurz- als auch langfristig. Das größte inhaltliche Hindernis, mit dem einige Unternehmen konfrontiert sind, hängt jedoch nicht mit der Qualität oder dem Umfang ihrer Blogbeiträge, Artikel, Videos, Infografiken oder anderen Arten von Inhalten zusammen. Stattdessen ist es in ihrem bestehenden Content-Management-System (CMS) verwurzelt.

Nachstehend folgen einige der häufigsten CMS-Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

• übermäßige Ausfallzeit des Servers
• langsame Website-Geschwindigkeit
• Unfähigkeit, große Traffic-Mengen und plötzliche Traffic-Spitzen zu bewältigen
• mangelnde Nutzbarkeit und Benutzerfreundlichkeit
• mangelnde Integration mit anderen Tools und Systemen in der Umgebung
• begrenzte Funktionen und Funktionalitäten
• begrenzte Anpassungs- und Verteilungsoptionen
• Sicherheitslücken
• mangelnder Anbietersupport

Wenn Ihr Unternehmen mit einem, einigen oder allen diesen Hindernisse konfrontiert ist, dann ist die Migration Ihres CMS auf eine überlegene Lösung eine kluge Entscheidung. Der Rest dieses Leitfadens enthält Checklisten und Ratschläge für die Zeit vor, während und nach der Migration. Wir werden uns auch mit einigen SEO-Problemen, die nach der Migration auftreten können, und deren Lösung beschäftigen.

Sie sagen: „Kein Plan ist ein Plan, der zum Scheitern verurteilt ist.“ Offensichtlich wurde diese Weisheit nicht von einer gescheiterten CMS-Migration inspiriert, aber sie trifft dennoch darauf zu. Hier ist eine Checkliste vor der Migration, um sicherzustellen, dass Ihre CMS-Migration reibungslos verläuft:

Aufgabe 1: Team aufbauen

Ein kompetentes, erfahrenes und kollaboratives Team ist für eine erfolgreiche CMS-Migration unerlässlich. Ihr Team sollte aus einem/einer leitenden Projektmanager:in und Vertretern der IT, des Marketings, der Geschäftsleitung und aller anderen Beteiligten bestehen, die das CMS verwenden werden.

Aufgabe 2: Content Audit durchführen

Sobald Ihr Team auf organisierte Weise und typischerweise in kleinen Gruppen zusammengestellt wurde, lassen sie es basierend auf Fachgebieten ein Audit durchführen, um relevante Inhalte , die in die Migration aufgenommen werden sollten, und irrelevante oder veraltete Assets, die gelöscht werden sollten, zu identifizieren. 

Dabei müssen Sie auch Ihre Website und alle Subdomains durchsuchen, um ein vollständiges Bild aller URLs, Links, Redirects, Metadaten usw. zu erhalten. Denken Sie daran, dass eine umfassende Inhaltsprüfung ein genauso bedeutendes wie entscheidendes Unterfangen ist. 

Aufgabe 3: Datenauswertung durchführen

Eine Datenauswertung ist eine Bewertung der geschätzten Kosten, Zeitpläne und Risiken im Zusammenhang mit der geplanten CMS-Migration. Es ist wichtig, während dieses Prozesses eng mit dem von Ihnen ausgewählten CMS-Anbieter oder den in die engere Wahl gezogenen CMS-Anbietern zusammenzuarbeiten, um wichtige Aspekte wie erwartete Ausfallzeiten zu bewerten.  

Aufgabe 4: Vorläufigen Plan erstellen

Verwenden Sie die in den vorangehenden drei Aufgaben erfassten Informationen, um einen vorläufigen Plan zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen kritischen Pfad identifizieren, der die längste Abfolge von Aktivitäten darstellt, die rechtzeitig abgeschlossen werden müssen, damit die CMS-Migration bis zum geschätzten Stichtag abgeschlossen ist. 

Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, um alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und den Plan auf einer zentralen Plattform zu teilen. Denken Sie daran, dass dies ein vorläufiger Plan ist. Er sollte zwar robust sein, wird jedoch noch aktualisiert, bevor die Migration stattfindet. 

Aufgabe 5: Sicherheitsfaktoren bewerten:

Identifizieren und berücksichtigen Sie alle erforderlichen Sicherheitsaspekte, wie z. B. die Anpassung der CMS-Migration an die geltenden Anforderungen an die Compliance. Es wird dringend empfohlen, die offizielle Genehmigung aller relevanten Beteiligten einzuholen, sowohl intern als auch extern. Das Übersehen von Sicherheitsdetails und -anforderungen kann in Zukunft zu erheblichen Problemen und Kosten führen.   

Aufgabe 6: Alle notwendigen Tools anschaffen

Entscheiden Sie, welche Aspekte der CMS-Migration automatisch oder manuell gehandhabt werden, und beschaffen Sie sich die erforderlichen Tools für jeden Aspekt des Projekts. Im Allgemeinen wird die Automatisierung der Content-Migration für große Datenbanken, Dokumente und Medienbibliotheken empfohlen. Ihr CMS-Anbieter sollte Sie in diesem Bereich mit praktischen Anleitungen und Ratschlägen unterstützen.  

Aufgabe 7: Den Plan verfeinern

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie ein solides Verständnis dafür haben, wie Ihre CMS-Migration aussehen wird, einschließlich Kosten, Zeitpläne und Risiken. Nutzen Sie diese Informationen, um den Plan zu verfeinern und mit allen relevanten internen und externen Beteiligten zu teilen. Wenn Sie Lücken in Ihrem Plan entdecken, sollten Sie diese Bedenken jetzt ansprechen. Ein altes, weises und sehr anwendbares Sprichwort in der Welt des Projektmanagements lautet: „Eine Stunde Planung spart einen Tag Korrektur.“ (In manchen Fällen kann es sogar eine Woche sein!)

Sobald Sie alle Aufgaben in der Vormigrationsphase abgeschlossen haben, können Sie fortfahren und sich auf den wichtigsten – und auch forderndsten – Aspekt der CMS-Migration konzentrieren: die Datenübertragung. Verwenden Sie die nachstehende Checkliste, um Ihrem Team zu helfen, diese kritische Phase erfolgreich zu meistern: 

Aufgabe 1: Abweichungen in der Datenarchitektur analysieren

In einer perfekten Welt würden Ihr altes und Ihr neues CMS genau dieselbe Datenarchitektur verwenden. Aber wir leben nicht in einer perfekten Welt. Selbst wenn beide Lösungen ähnlich sind, wird es immer Unterschiede geben. 

Durch die Abbildung der Daten von der Quelle zum Ziel-CMS können Sie proaktiv Anpassungen an Aspekten wie Formatierung und Feldattributen vornehmen. Sie sollten auch eine Testmigration mit einer großen Datenstichprobe durchführen, um Probleme mit der Unvergleichbarkeit aufzudecken. Als Ergebnis dieser Analyse möchten Sie möglicherweise Daten oder Inhalte entfernen, die andernfalls die CMS-Migration verlangsamen würden.

Aufgabe 2: Eine Reihe von Notfallplänen erstellen

Selbst die (scheinbar) einfachsten und unkompliziertesten CMS-Migrationen können schwierig sein, insbesondere wenn Hunderte oder Tausende von Assets vom Quell-CMS in das neue Ziel verschoben werden müssen. Um zu verhindern, dass potenzielle Fallstricke und Rückschläge zu größeren Problemen oder Katastrophen ausarten, erstellen Sie eine Reihe von Notfallplänen, die mehreren „Was-wäre-wenn“-Szenarien zugeordnet sind. 

Im Idealfall müssen Sie sich auf keinen dieser Backup-Pläne verlassen. Wenn Sie dies jedoch tun – und das ist bis zu einem gewissen Grad wahrscheinlich – dann werden sich die Zeit und Mühe, die Ihr Team für diese Aufgabe aufwendet, enorm auszahlen. Das kann sogar ausschlaggebend dafür sein, ob Ihnen Ihre CMS-Migration aus den richtigen oder den falschen Gründen in Erinnerung bleibt!

Aufgabe 3: Ihren Content sichern

Während jede Aufgabe in dieser Checkliste wichtig ist, ist diese von absolut entscheidender Bedeutung. Sie müssen alle Ihre Daten und Inhalte vor der Migration sichern und an einem sicheren und zugänglichen Ort speichern. Selbst wenn Sie diese Informationen während der Migration (hoffentlich) nicht benötigen, benötigen Sie sie möglicherweise in Zukunft, sobald die Migration abgeschlossen ist.  

Aufgabe 4: Migration durchführen

Dank der bisherigen Bemühungen Ihres Teams – einschließlich aller Aufgaben vor der Migration – können Sie jetzt zur Datenübertragung übergehen. Da Sie wahrscheinlich mit einem großen Datenvolumen zu tun haben, wird die Automatisierung des Prozesses mit Migrationssoftware oder benutzerdefinierten Skripten den Prozess beschleunigen und menschliche Fehler eliminieren. Unabhängig von der Methode und den Technologien, die Sie verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass sie alle ordnungsgemäß getestet wurden (wie bereits an früherer Stelle in dieser Checkliste beschrieben). 

Fazit: Um zu verhindern, dass potenzielle Fallstricke und Rückschläge zu größeren Problemen oder Katastrophen werden, erstellen Sie eine Reihe von Notfallplänen, die mehreren „Was-wäre-wenn“-Szenarien zugeordnet sind.

Eine abgeschlossene Datenübertragung bedeutet nicht, dass Sie mit der CMS-Migration fertig sind. Aber seien Sie versichert, dass Sie kurz vor der Ziellinie stehen, wenn alles nach Plan gelaufen ist. Hier ist eine Checkliste, die Ihrem Team hilft, das Projekt abzuschließen: 

Aufgabe 1: Prüfung auf Datengenauigkeit und -integrität

Untersuchen Sie die Daten, um Formatierungsprobleme zu identifizieren und zu beheben. (Hinweis: hier macht sich die Analyse von Abweichungen in der Datenarchitektur vor der Migration bezahlt!) Sie sollten auch Ihren Content testen, um die Datenintegrität zu überprüfen.  

Aufgabe 2: Überwachen und optimieren

Nach Abschluss Ihrer CMS-Migration ist es nur eine Frage der Zeit – Minuten, Stunden, Tage oder höchstens Wochen – bevor Probleme auftreten. Beispielsweise können Sie plötzlich mit einer Reihe von Crawling-Fehlern konfrontiert werden, oder die Ladezeiten von Seiten/Seitenelementen können langsamer sein als erwartet. 

Die schlechte Nachricht ist, dass Probleme wie diese unvermeidlich sind, unabhängig davon, wie robust und entwickelt der Migrationsplan oder wie effektiv und leistungsstark die Technologie ist. Die gute Nachricht ist, dass sich diese Probleme beheben lassen, sobald sie auftreten. Um diesen Prozess effizient und erfolgreich zu gestalten, richten Sie ein laufendes Qualitätskontrollprogramm ein, komplett mit Standards und Berichtsprotokollen. 

Aufgabe 3: Außerbetriebnahme Ihres alten CMS

Sobald das neue CMS ordnungsgemäß funktioniert – was bedeutet, dass alle unvermeidlichen Probleme behoben sind, die typischerweise in den ersten Wochen nach der Übertragung auftreten – können Sie Ihr altes CMS herunterfahren. Als Teil dieses Prozesses müssen Sie auch alle bereits bestehenden Workflow-Prozesse anpassen, damit sie mit dem neuen CMS übereinstimmen.

Aufgabe 4: Schulung der Endanwender:innen

Sie müssen auch die Endanwender:innen in der Verwendung des neuen CMS schulen. Denken Sie daran, dass für manche Menschen jede Art von Veränderung – auch positive – stressig ist, da sie bedeutet, dass man neue Methoden und Regeln lernen muss. Seien Sie geduldig und positiv und stellen Sie Ressourcen wie Leitfäden für die ersten Schritte, Walk-Through-Videos, Best-Practice-Artikel usw. zur Verfügung.

Ob die SEO von einer CMS-Migration beeinflusst wird, ist keine Frage des „ob“, sondern des „wie stark. Glücklicherweise gibt es einige sichere (sprich: Google-freundliche) Taktiken, die Ihnen helfen können, Ihre bereits bestehenden Rankings für wichtige Schlüsselwörter beizubehalten. Sie können Ihnen sogar helfen, sie zu verbessern. 

Bitte beachten Sie, dass Sie bei allen folgenden Taktiken eng mit Experten zusammenarbeiten sollten, die die Feinheiten und Nuancen von SEO verstehen. Wenn diese Expertise intern nicht verfügbar ist, sollten Sie mit einem externen Partner oder einer externen Firma zusammenzuarbeiten, der/die Ihnen hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden.

Nutzen Sie Ihre Analysen

Bevor Sie Ihr CMS migrieren, speichern und vergleichen Sie Ihre Google Analytics-Daten, um einen Vorher-Nachher-Vergleich durchführen zu können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Probleme in Zusammenhang mit SEO, die zu relativ niedrigeren Zugriffszahlen oder Konversationsraten beitragen, aufzugreifen und zu lösen. Zu den wichtigsten Kennzahlen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, gehören:

• durchschnittliche Seitenladezeit
• durchschnittliche Sitzungsdauer
• durchschnittliche Seitenrate pro Sitzung
• organische Traffic-Quellen
• Verweise auf Traffic-Quellen
• Bounce-Rate

Denken Sie auch daran, dass bei erheblichen Indexierungsproblemen nach der Migration die robots.txt-Datei auf Ihrer neuen Website den Crawler-Zugriff blockiert. Glücklicherweise lässt sich dieses Problem schnell und einfach beheben.

Hinweis: Sehen Sie sich die wichtigste Metrik an, um die Effektivität Ihres Content Marketings zu messen.

Alle URLs überwachen

Wenn Sie Ihre URL ändern – was höchstwahrscheinlich der Fall sein wird – müssen Sie die Sitemap sowohl für Ihre alte als auch für Ihre neue Website senden. Dadurch wird die Erkennung von 301-Weiterleitungen verbessert, was wiederum das Crawling und die Indexierung Ihrer neuen Website beschleunigt. Am besten crawlen Sie Ihre alte Website vor der Migration. Crawlen Sie dann Ihre neue Website nach der Migration (und nachdem Sie defekte Links oder falsche Weiterleitungen behoben haben).

SEO-Elemente vor Ort prüfen und beheben

Nach der CMS-Migration sollten Sie die verschiedenen SEO-Elemente untersuchen und dabei besonders auf wichtige Seiten achten, die erheblichen Traffic generieren sollten. Konzentrieren Sie sich auf die folgenden Elemente, die wichtige Teile des Onsite-SEO-Puzzles sind:

• H1-, H2- und H3-Tags
• Title
• Meta-Beschreibungen (diese wirken sich zwar nicht direkt auf Suchmaschinen-Rankings aus, können aber Klickraten und Konversionen beeinflussen)
• URLs
• Body Content

Eine CMS-Migration ist ein bedeutendes Unterfangen. Was nicht bedeutet, dass sie gefährlich oder abschreckend sein muss. Verwenden Sie die oben bereitgestellten Checklisten und SEO-Anleitungen, um durch die Phasen vor, während und nach der Migration zu navigieren. 

Mit dem richtigen Team, den richtigen Tools und Taktiken und der richtigen Technologie wird Ihre CMS-Migration erfolgreich sein – und Ihr Unternehmen wird sich in einer Landschaft weiterentwickeln, in der die Bereitstellung des richtigen Contents an die richtigen Personen zur richtigen Zeit und über die richtigen Touchpoints nicht mehr einfach toll ist, sondern im Fokus steht.