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So verwalten Sie digitale Assets

Erfahren Sie, wie Sie das volle Potenzial eines cloudbasierten Digital-Asset-Management-Systems (DAM) ausschöpfen und größtmöglichen ROI aus Ihrem Content erzielen

KAPITEL 1

Beginnen Sie mit der Verbesserung von Content-ROI und Effizienz

Fragen Sie sich, warum einige Marken ihre digitalen Assets effektiver verwalten als Sie? Ein Grund dafür könnte sein, dass sie das volle Potenzial ihres cloudbasierten Digital-Asset-Management-Systems (DAM) ausschöpfen.

Während viele Unternehmen DAM einsetzen, implementieren nur wenige Best Practices. In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Tipps, die Ihnen dabei helfen, den größtmöglichen ROI aus Ihrem DAM zu erzielen.

Lassen Sie uns jedoch zunächst einige Grundlagen behandeln.

Kapitel 2

Was ist DAM?

DAM bezeichnet ein System, das es Unternehmen ermöglicht, digitale Assets effizient zu speichern, zu organisieren, abzurufen und zu verteilen. Digitale Assets können Fotos, Videos, Dokumente, Audiodateien und andere Medientypen umfassen.

Ein DAM-System bietet Marken einen zentralen Speicher, in dem digitale Assets gespeichert, mit Metadaten versehen und für einfaches Suchen und Abrufen indexiert werden können. Es unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer digitalen Assets während des gesamten Content-Management-Lebenszyklus, von der Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Laut einem kürzlich veröffentlichten Bericht von Facts & Factors erreichte die Marktgröße des globalen Digital-Asset-Managements (DAM) 2022 etwa 4,12 Mrd. USD und wird bis 2030 voraussichtlich etwa 9,12 Mrd. betragen.

Kapitel 3

Warum ein DAM die Verwaltung digitaler Assets erleichtert

Ein DAM-System kann Ihrer Marke mit seinen wichtigsten Funktionen helfen, Ihre Workflow-Prozesse signifikant zu verbessern und Ihren gesamten Marketing-ROI zu steigern:

  • Zentralisierte Speicherung: Mit DAM können Sie dank eines einzigen Speicherorts einfach auf alle kreativen Dateien zugreifen.
  • Organisation und Metadaten: Assets können in Kategorien, Ordner oder Sammlungen organisiert und mit beschreibenden Metadaten wie Keywords, Tags und Copyright-Informationen angereichert werden. Dies ermöglicht ein effizientes Suchen und Abrufen von Assets.
  • Versionskontrolle: DAM-Systeme enthalten oft Versionierungsfunktionen, die es Anwender:innen ermöglichen, verschiedene Versionen von Assets zu verfolgen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass immer die neueste Version verfügbar ist.
  • Zusammenarbeit und Workflow: Dank der verschiedenen Kollaborationsfunktionen von DAM ist es für verschiedene Abteilungen wie Vertrieb oder Marketing einfacher, gemeinsam an Assets zu arbeiten, Feedback auszutauschen und bestimmte Genehmigungsworkflows zu befolgen.
  • Rechtemanagement: Mit Hilfe von DAM können Sie Rechte und Berechtigungen im Zusammenhang mit digitalem Content verwalten und die Einhaltung von Urheberrechtsgesetzen und Lizenzvereinbarungen sicherstellen.
  • Verteilung und Bereitstellung: DAM-Systeme können die Verteilung digitaler Dateien auf verschiedene Kanäle wie Websites, Social-Media-Plattformen oder Marketingmaterialien erleichtern und behalten gleichzeitig die Kontrolle über Zugriffs- und Nutzungsrechte.

Kapitel 4

Best Practices für DAM-Software

Bei der Verwaltung digitaler Assets geht es darum, Ihre digitalen Besitztümer wie Dateien, Dokumente, Medien usw. zu organisieren, zu schützen und ihren Wert zu maximieren. Und es gibt Möglichkeiten, das Beste daraus zu machen. Hier sind einige Schritte für ein effektives Content-Asset-Management:

  1. Führen Sie ein Asset-Audit durch: Eine umfassende Bewertung Ihrer Marken-Assets ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Dateien in Ihrem Unternehmen zu entdecken, die verwendeten Dateiformate zu verstehen und Einblicke in deren Nutzung während des gesamten Prozesses der Content-Produktion zu erhalten.
     
    Unabhängig davon, ob Sie die Implementierung einer DAM-Software in Erwägung ziehen oder bereits eine in Betrieb haben, ist die Durchführung eines Audits gleichermaßen wichtig. Sie ermöglicht es Ihnen, potenzielle Ursachen für Herausforderungen beim der Verwaltung digitaler Assets zu identifizieren und die effektivsten Lösungen zu ermitteln.
     
    Bei dieser Bewertung kann es darum gehen, das bestehende System zu verbessern, um neue Dateiformate besser zu unterstützen, oder die Tag- und Metadatenverfahren zu verfeinern, um die Auffindbarkeit von Dateien im gesamten Unternehmen zu verbessern.
     
  2. Nutzen Sie Rollen und Berechtigungen, um den Prozess zu optimieren: DAM unterstützt eine umfassende Markenstrategie, bei der mehrere Abteilungen zusammenarbeiten, um Assets gleichzeitig zu verwalten und zu überwachen, und fördert so eine bemerkenswerte Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Dieser Ansatz hat jedoch auch einen Nachteil. Bei uneingeschränktem Zugriff für alle können Fehler wie das Überschreiben von Dateien, falsche Platzierungen oder falsche Beschriftungen auftreten.
     
    Glücklicherweise bieten die meisten DAM-Plattformen die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen zuzuweisen, was eine präzise Kontrolle über Zugriffsrechte ermöglicht.
     
  3. Zusammenarbeit innerhalb Ihres DAM: Die Nutzung einer DAM-Lösung bietet einen signifikanten Vorteil, da sie eine kontextbezogen Zusammenarbeit ermöglicht. Nutzen Sie die inhärenten Kollaborationsfunktionen Ihres Digital-Asset-Management-Systems, um in Echtzeit Gespräche über Assets während ihrer gesamten Entwicklungs-, Bearbeitungs- und Nutzungsphase zu führen, anstatt auf langwierigen E-Mail-Austausch angewiesen zu sein.
     
  4. Richten Sie Benennungsregeln ein: Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien in Ihrem Digital-Asset-Management-System benennen, kann sich stark auf die Produktivität Ihres Teams auswirken. Mit einer strukturierten Benennungsregel und einem einheitlichen Prozess, der im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, kann Ihr DAM dabei helfen, Content-Engpässe zu lindern und als wertvolle Ressource für Teams zu dienen, indem es Transparenz und einen effizienten Asset-Abruf ermöglicht.
     
    Ihre spezifische Dateibenennungsregel sollte mit Ihren Arbeitsabläufen, dem von Ihnen erstellten Content und den Benennungspraktiken anderer Systeme übereinstimmen. Dennoch sollte die Verständlichkeit der Dateinamen im Vordergrund stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass leicht zu erkennen ist, welches Asset für ein bestimmtes Projekt das aktuellste und relevanteste ist.
     
  5. Erstellen Sie Standards für Metadaten: Die Bedeutung von Metadaten in jedem DAM-System kann nicht genug betont werden. Sie sind das entscheidende Element, das über Erfolg oder Misserfolg Ihrer gesamten Vermögensverwaltungsstrategie entscheiden kann. Wenn Assets entsprechend gekennzeichnet sind, sind sie für Ihre Teams leicht erkennbar und zugänglich.
     
    Allerdings kann selbst ein kleiner Fehler bei der Definition von Metadaten dazu führen, dass eine Datei nicht mehr auffindbar ist und Probleme für Projekte entstehen, die darauf angewiesen sind. Um solche Probleme zu vermeiden, müssen Standards für verschiedene Metadatenfelder festgelegt werden. Dazu gehört die Festlegung der Metadatenanforderungen für verschiedene Dateiformate und die Bestimmung der geeigneten Sprache, die beim Ausfüllen dieser Felder verwendet werden soll.
     
    IDurch die Implementierung dieser Standards können Sie die Konsistenz aller Metadaten sicherstellen. Folglich müssen Teams nicht mehr unterschiedliche Ansätze anwenden, um Assets zu finden, was den Prozess für alle Beteiligten rationalisiert.
     
  6. Überprüfen und räumen Sie regelmäßig auf: Überprüfen Sie Ihre digitalen Assets regelmäßig und entfernen oder archivieren Sie unnötige oder veraltete Dateien. So bleibt Ihr digitaler Speicher organisiert und das Risiko von Datenverletzungen oder unübersichtlichen Speicherplätzen wird reduziert.
     
  7. Verwalten Sie Urheberrechte innerhalb des DAM: Obwohl nicht alle Assets eine Lizenzierung erfordern, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen bestimmte visuelle Elemente wie lizenzpflichtige Archivfotos oder andere Dateien verwendet, für die eine Lizenz erforderlich ist. Werden diese Assets von anderen Abteilungen aufgerufen und genutzt oder ohne die entsprechenden Rechte in Kampagnen eingebunden, kann dies zu potenziellen rechtlichen Problemen führen. Glücklicherweise bieten zahlreiche Digital-Asset-Management-Plattformen die Möglichkeit, Urheberrechte direkt innerhalb des Systems zu verwalten.
     
  8. Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler durch Automatisierung: Zahlreiche Herausforderungen im Digital-Asset-Management beruhen auf grundlegenden menschlichen Fehlern. Wenn eine Datei falsch platziert oder falsch gekennzeichnet wird, wirkt sich das negativ auf das gesamte System aus. Fehler sind jedoch unvermeidlich, da beim Hochladen leicht bestimmte Metadaten übersehen oder Dateien falsch benannt werden.
     
    Glücklicherweise gibt es eine Lösung. Durch die Automatisierung verschiedener Aspekte des Digital-Asset-Managements und der Content-Produktion können Sie das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Darüber hinaus kann der Einsatz von DAM die Effizienz Ihres Teams steigern, indem Aufgaben wie die Bildumwandlung in verschiedene Dateiformate oder die Verteilung von Content über mehrere Kanäle automatisiert werden, was zu weiteren Zeiteinsparungen führt.
     
  9. Bleiben Sie informiert: Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Trends, Technologien und Best Practices im Digital-Asset-Management. Es kommen regelmäßig neue Tools und Dienste auf den Markt. Daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, um Ihre Managementprozesse zu optimieren.

Kapitel 5

Nutzen Sie die Kraft des Digital-Asset-Management

Denken Sie daran, dass die Einzelheiten der Verwaltung digitaler Assets je nach Ihren individuellen Bedürfnissen und der Art der Assets, die Sie besitzen, variieren können. Es ist wichtig, diese allgemeinen Richtlinien an Ihre Umstände anzupassen.

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