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SITECORE TRUST CENTER

Sitecore Recruitment Privacy Policy

SITECORE DATENSCHUTZRICHTLINIE FÜR EINSTELLUNGSVERFAHREN

Letzte Aktualisierung: 22. Mai 2018

Bei Sitecore sind wir uns des Werts von Daten und der Bedeutung des Datenschutzes bewusst. Deswegen möchten wir Transparenz über die Informationen, die wir im Rahmen der Bewerbungs- und Einstellungsprozesse von Sitecore erfassen, und deren Verarbeitung, Speicherung und ggf. Weitergabe schaffen.

Die folgende Datenschutzrichtlinie von Sitecore zu Einstellungsverfahren (die „Richtlinie“) erklärt:

  • Welche Art von Informationen wir im Verlauf unseres Bewerbungs- und Einstellungsprozesses erfassen (online und offline),
  • aus welchen Quellen wir diese Informationen erfassen,
  • wie wir diese Informationen nutzen und weitergeben,
  • wer auf Ihre Daten zugreifen darf,
  • grenzüberschreitende Weitergabe von Informationen,
  • wie wir Ihre Daten sicher halten,
  • Ihre Datenschutzrechte,
  • wie Sie uns kontaktieren sowie
  • Aktualisierungen dieser Richtlinie

In dieser Richtlinie beziehen sich die Wörter „unser(e)(s)“, „uns“, „wir“ und „Sitecore“ auf die Sitecore Holding II A/S, eine dänische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Handelsregisternummer (CVR) 37624071), und unsere Tochterunternehmen weltweit.

Für die Zwecke dieser Richtlinie bedeutet „persönliche Daten“ oder „personenbezogene Daten  jegliche Information, anhand derer Sie identifiziert werden könnten, sei es direkt oder indirekt.

WELCHE ARTEN VON DATEN WIR ERFASSEN

Sitecore erfasst während unseres Bewerbungs- und Einstellungsprozesses Informationen über Sie, einschließlich persönlicher Daten, und Sitecore gilt als Verantwortlicher für die Zwecke des Schutzes solcher persönlichen Daten, dazu gehören:

  • Ihr(e) Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und sonstige Kontaktdaten,
  • Ihr(e) Lebenslauf, Kompetenzen, Erfahrung, Schulbildung, aktuelles und/oder vorherige(s) Beschäftigungsverhältnis(se), Ausbildungsdetails, Qualifikationen und Bescheinigungen,
  • Einzelheiten zu Art der gesuchten oder möglicherweise gesuchten Beschäftigung, gewünschtem Gehalt und sonstigen Bedingungen im Zusammenhang mit Vergütungspaketen und Nebenleistungen,
  • Arbeitserlaubnis oder Eignungsnachweise für die Region, in der Sie sich auf eine Stelle beworben haben,
  • Umzugsbereitschaft oder sonstige Stellenpräferenzen,
  • Angaben dazu, wie Sie von der offenen Stelle erfahren haben, sowie
  • Informationen zu Referenzen und/oder ggf. Informationen aus Hintergrundüberprüfungen, einschließlich von durch Dritte bereitgestellte Informationen.

Die Informationen, die Sie während unseres Bewerbungs- und Einstellungsprozesses an Sitecore übermitteln, sind freiwillig und Sie können wählen, wie viele Angaben Sie machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige der Fragen und Felder im Bewerberprofil unseres Online-Bewerbungstools Pflichtangaben sind, beispielsweise Ihr Name und Ihre Kontaktdaten. Wenn Sie sich entscheiden, diese Informationen nicht anzugeben, kann dies unsere Möglichkeiten beeinträchtigen, Sie für eine Beschäftigung zu berücksichtigen.

Sitecore benötigt oder verlangt im Rahmen unserer Personalsuche und Bewerberauswahl keinerlei sensible persönliche Daten wie Geschlecht, Größe, Gewicht, Religion, biometrische oder genetische Daten, weltanschauliche oder politische Überzeugungen oder finanzielle Angaben. Falls Sie eine Beeinträchtigung haben und diesbezüglich von Sitecore die Berücksichtigung bestimmter Vorkehrungen wünschen, können Sie diese Informationen im Verlauf des Einstellungsprozesses angeben. Bitte beachten Sie, dass wir in einigen Ländern nach Informationen wie etwa zur ethnischen Herkunft oder Zugehörigkeit fragen, um die Gleichbehandlung zu überwachen, weil dies von lokalen Gesetzen verlangt werden kann; wir verlangen jedoch von Bewerbern keine solche Angaben zur ethnischen Herkunft oder Zugehörigkeit und wenn Sie diese Informationen angeben, werden diese im Prozess der Stellenbesetzung oder Bewerberauswahl nicht sichtbar gemacht.

Soweit die Informationen, zu deren Angabe Sie sich entscheiden, möglicherweise sensible persönliche Daten enthalten, beispielsweise zu ethnischer Herkunft oder Zugehörigkeit, politischen Meinungen oder Überzeugungen, religiösen Überzeugungen, körperlichem oder geistigem Gesundheitszustand, sexueller Orientierung, Vorstrafen, Mitgliedschaften in Gewerkschaften oder Betriebsvertretungen, Arbeitsbewertungen oder Ausbildungsunterlagen, autorisieren Sie Sitecore ausdrücklich dazu, derartige sensible persönliche Daten im Einklang mit dieser Richtlinie zu verarbeiten.

AUS WELCHEN QUELLEN WIR DATEN ERFASSEN

Sitecore erfasst aus den folgenden Quellen Informationen über Sie (einschließlich persönlicher Daten):

  • Von Ihnen selbst. Wenn Sie eine Bewerbung einreichen sowie während des Bewerbungs-, Einstellungsgesprächs- und Auswahlprozesses.
  • Referenzen. Wir können Daten über Sie im Rahmen einer Referenzüberprüfung von vorherigen Beschäftigungsverhältnissen erfassen. Die Kandidaten und Stellenbewerber sind dafür verantwortlich, sämtliche Mitteilungen oder Einwilligungen für Sitecore zur Erfassung und Nutzung von Daten aus Referenzen im Einklang mit dieser Richtlinie einzuholen;
  • Von sonstigen Drittparteien. Dies umfasst Dienstanbieter, die zur Durchführung von Bonitäts- oder Hintergrundüberprüfungen eingesetzt werden (soweit diese relevant und aufgrund geltender örtlicher Gesetze erlaubt sind), sowie Arbeitsvermittlungsagenturen; und
  • Durch die Sitecore Website. Beachten Sie, dass bei der Bewerbung auf eine Stelle über Websites von Sitecore diese Websites Werkzeuge zur Online-Verfolgung wie Cookies nutzen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Sitecore Richtlinie zu Cookies.

SO NUTZEN UND TEILEN WIR DIESE INFORMATIONEN

Die Erfassung, Nutzung, Speicherung und sonstige Verarbeitung Ihrer Informationen (einschließlich persönlicher Daten) durch Sitecore erfolgt auf Basis eines berechtigten Interesses zu Zwecken der Stellenbewerbung, Personalsuche und Aktivitäten der Ressourcenplanung von Sitecore, wie unter anderem:

  • Kommunikation. Wir können Sie kontaktieren, um Sie über offene Stellen zu informieren, aktuelle oder zukünftige Funktionen zu besprechen und Ihnen Informationen zu Ihrer Bewerbung zu übermitteln.
  • Steuerung von Aktivitäten in den Bereichen Einstellungs- und Ressourcenplanung. Dazu gehören Bewertungen Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen zur Abgleichung mit den Karrierechancen bei Sitecore, die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und Assessments oder anderer Aktivitäten im Zusammenhang mit der Organisationsplanung, Unterstützung für Sie beim Erwerb von Einwanderungsvisa oder einer Arbeitserlaubnis, soweit diese erforderlich sind.
  • Verifizierung Ihrer Daten. Wir können Ihre Informationen nutzen, um Ihre Identität zu überprüfen oder Hintergrund- oder Referenzüberprüfungen im Vorfeld einer Beschäftigung durchzuführen (soweit diese durch die örtlichen Arbeits- und Datenschutzgesetze erlaubt sind).
  • Entwicklung von Diensten. Wir können Ihre persönlichen Daten nutzen, um unsere Einstellungsprozesse, -Websites und sonstige damit im Zusammenhang stehenden Dienste zu entwickeln und zu verbessern. Wo dies machbar ist, verwenden wir im Zusammenhang mit Entwicklungsaktivitäten nur zusammengefasste, anonyme Daten.
  • Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Bestimmungen. Wir können persönliche Daten sammeln und weitergeben, wo dies von einem Gesetz (einschließlich der außerhalb Ihres Wohnsitzlandes geltenden Gesetze), einem gerichtlichen Verfahren, für Antworten an öffentliche Einrichtungen oder staatliche Stellen oder aus Gründen der nationalen Sicherheit und/oder zu Strafverfolgungszwecken verlangt wird.
  • Um weitere, ähnliche Verwendungsarten durchzuführen, die die Bewerbung und Besetzung offener Stellen betreffen.

Wenn Ihnen eine Beschäftigung bei Sitecore angeboten wird und Sie diese akzeptieren, werden die Daten, die über Sie im Verlauf des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses erfasst wurden, Teil Ihrer Personalunterlagen.

WER AUF IHRE DATEN ZUGREIFEN DARF

Sitecore kann Ihre persönliche Daten innerhalb der Sitecore Unternehmensgruppe sowie mit unseren Dienstanbietern oder sonstigen Drittparteien teilen, wo dies für die Zwecke der Personalbeschaffung, Überprüfung im Vorfeld von Beschäftigungsverhältnissen, Corporate Governance, Akquise und rechtlichen oder behördlichen Anforderungen nötig ist.

Wenn wir Ihre persönlichen Daten innerhalb von Sitecore oder mit autorisierten Drittparteien teilen, stellen wir sicher, dass eine tatsächliche Notwendigkeit zur Weitergabe Ihrer persönlichen Daten besteht, und teilen ausschließlich diejenigen Daten, die für die Durchführung dieses speziellen Zwecks nötig sind. Zu diesen autorisierten Drittparteien gehören beispielsweise Personalagenturen, Wirtschaftsprüfer, Beratungsunternehmen, externe Rechtsberater, Kreditauskunfteien oder Anbieter von Personalbeschaffungssystemen. Sitecore verlangt vertraglich, dass seine Dienstanbieter und sonstigen autorisierten Drittparteien, die persönliche Daten verarbeiten, die Vertraulichkeit wahren. Wir schränken Dienstanbieter durch Verträge ein und verlangen von ihnen, dass Ihre persönlichen Daten ausschließlich in Verbindung mit dem speziellen Zweck, für die sie weitergegeben wurden, verarbeitet werden. Außerdem verlangen wir von ihnen, im Einklang mit dieser Richtlinie zu handeln und angemessene administrative, physische und technische Kontrollen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu verwenden und zu pflegen.

GRENZÜBERSCHREITENDE WEITERGABE VON DATEN

Sitecore hat eine Vereinbarung über die internationale Weitergabe von persönlichen Daten innerhalb der Sitecore Unternehmensgruppe abgeschlossen und umgesetzt („unternehmensinterne Vereinbarung“), die die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Unternehmen von Sitecore regelt. Diese unternehmensinterne Vereinbarung beinhaltet auch die Anforderungen der Modellklauseln der Europäischen Union für die Weiterübermittlung Ihrer persönlichen Daten.

Sitecore ist ein internationales Unternehmen mit Geschäftsprozessen, Managementstrukturen und technischen Systemen, die nationale Grenzen überschreiten. Dies bedeutet, dass Ihre persönlichen Daten für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke intern an Tochterunternehmen von Sitecore und extern an Drittparteien (einschließlich Partnern und Dienstanbietern) über internationale Grenzen hinweg weitergegeben werden können. Sitecore übermittelt Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit gesetzlich zugelassenen Übertragungsmechanismen, die nach den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich Standardvertragsklauseln und Datenschutzschild, angemessen sind.

Sitecore hat Jobvite als unser weltweites Online-System zur Verwaltung von Einstellungen ausgewählt. Das Unternehmen Jobvite und seine Server befinden sich in den USA. Weitere Informationen über Jobvite und seine Datenschutzpraxis finden Sie unter www.jobvite.com/privacy-policy.

SO HALTEN WIR IHRE DATEN SICHER

Bei Sitecore sind wir uns der Bedeutung von Daten und der Notwendigkeit der Sicherung persönlicher Daten bewusst. Wir haben technische, administrative und physische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unautorisiertem/r Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Änderung, unbeabsichtigten Verlust oder Zerstörung implementiert und pflegen diese.

Wir überprüfen unsere Sicherheitsverfahren regelmäßig, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit sämtlicher Daten, online wie offline, zu wahren. Diese Sicherheitsverfahren und -maßnahmen variieren je nach der Sensibilität der Daten, die wir erfassen, verarbeiten und speichern, sowie dem aktuellen Stand der Technologie, beinhalten jedoch Firewalls, Datenverschlüsselung, physische Zugangskontrollen und Datenzugangsberechtigungssysteme. Sitecore hat einen Vorfallsreaktionsplan mit einem Unternehmensprotokoll, das wir im Falle einer Datenschutzverletzung befolgen, eingerichtet. Wir unternehmen Maßnahmen, um regelmäßig zu überwachen, dass unsere Systeme keine Schwachstellen aufweisen und wir Daten ausschließlich mit Personen teilen, die diese kennen müssen.

Jedoch ist keine Übertragung per Website oder dem Internet vollständig sicher. Trotz unserer Anstrengungen zum Schutz Ihrer Daten können wir nicht garantieren, dass es niemals zu unautorisiertem Zugriff, Hacking, Datenverlust oder Datenschutzverletzungen kommen kann, und wir können die Sicherheit von Informationen, die Sie uns geben, nicht garantieren.

Wir verlangen von unseren externen Dienstanbietern und Partnern, dass sie die Daten, die wir mit ihnen teilen, vertraulich behandeln und die Informationen ausschließlich zur Durchführung ihrer Pflichten im Rahmen der Verträge, die wir mit ihnen haben, nutzen. Sitecore hat interne Richtlinien eingeführt, um sicherzustellen, dass derartige Parteien vertraglich verpflichtet sind, ein Datenschutz- und Sicherheitsniveau zu wahren,  das mindestens unseren eigenen Richtlinien und unserer Praxis entspricht.

Sitecore behält Ihre persönlichen Daten für eine Dauer von 3 Jahren gespeichert, um Sie für weitere Stellenangebote zu berücksichtigen. Zum Ende dieses Zeitraums, oder bei Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte auch früher, werden Ihre persönlichen Daten gelöscht und sicher vernichtet. Wann immer dies notwendig ist und soweit gesetzlich erlaubt oder gefordert, löscht und/oder anonymisiert Sitecore persönliche Daten, die nicht mehr benötigt werden. Dementsprechend sollten Sie Kopien von allen Daten speichern, die Sie an uns übermitteln.

IHRE DATENSCHUTZRECHTE

Sie können auf die persönlichen Daten, die Sie über Jobvite übermittelt haben, zugreifen, indem Sie Ihren Jobvite-Account besuchen. Sie können Ihr Jobvite-Profil löschen, kontaktieren Sie dazu Jobvite. Kontaktieren Sie recruiting@sitecore.com, um sonstige Anfragen zu Korrektur, Anpassung oder Löschung von nicht korrekten Information in einer Stellenbewerbung zu übermitteln.

Zusätzlich haben Sie je nach Ihrem Standort möglicherweise weitere Rechte.

Europa

Die europäischen Datenschutzgesetze können Ihnen die folgenden zusätzlichen Rechte gewähren, darunter das Recht auf Zugriff, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Bearbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Sitecore aus zwingenden schutzwürdigen Gründen. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie uns unter privacy@sitecore.com kontaktieren; wir prüfen daraufhin Ihre Anfrage im Einklang mit den geltenden Gesetzen.

Sie sind für die Informationen, die Sie an Sitecore übermitteln oder Sitecore zur Verfügung stellen, verantwortlich und müssen sicherstellen, dass diese Informationen zutreffend, wahrheitsgetreu, korrekt und in keiner Weise irreführend sind. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre gegebenen Informationen keinerlei Material enthalten, das obszön oder diffamierend ist oder die Rechte eines Dritten verletzt, sowie dass diese Informationen keinen schadhaften Code enthalten und nicht anderweitig rechtlich belangbar sind.

Im Falle eines Widerspruchs Ihrer Einwilligung, Ablehnung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten oder vollständigen Löschung Ihres Profils beachten Sie bitte, dass Sitecore möglicherweise den Einstellungsprozess mit Ihnen nicht weiter verfolgen kann.

KONTAKT

Wir verfügen über Rekrutierungsteams in den USA, Dänemark, Großbritannien, der Ukraine, Singapur und Malaysia. Wenn Sie Fragen zu einer Stellenbewerbung haben, wenden Sie sich bitte an recruiting@sitecore.com.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre persönlichen Daten auf eine Weise verwendet wurden, die nicht mit dieser Richtlinie oder Ihren angegebenen Präferenzen im Einklang stehen, oder wenn Sie weitere Fragen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie oder der Datenschutzrichtlinie von Sitecore oder der Datenschutzschild-Zertifizierung haben, zögern Sie bitte nicht, unser Datenschutzteam unter der folgenden Adresse oder per E-Mail an privacy@sitecore.com zu kontaktieren.

Schriftliche Anfragen können an unseren Chief Legal Officer gerichtet werden unter:

Chief Legal Officer
Sitecore
101 California Street
Suite 1600
San Francisco, CA 94111, USA
Telefon: +1 415 380 0600
Fax: +1 415 380 0730

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie keine zeitnahe oder befriedigende Antwort von uns auf Ihre Frage oder Beschwerde erhalten haben, wenden Sie sich bitte an die EU-Datenschutzbehörden.

AKTUALISIERUNGEN DIESER RICHTLINIE

Von Zeit zu Zeit können wir diese Richtlinie ändern, um sie an neue Technologien, Branchenpraktiken, regulatorische Anforderungen oder aufgrund von Veränderungen unserer Verarbeitungsart von Informationen anzupassen. Alle Änderungen dieser Richtlinie treten in Kraft, wenn wir die überarbeitete Richtlinie auf dieser Website veröffentlichen. Der Abschnitt „letzte Aktualisierung“ oben in dieser Richtlinie gibt an, wann diese Richtlinie zum letzten Mal überarbeitet wurde, und dient als Benachrichtigung über die Aktualisierung.

Letzte Aktualisierung: 22. Mai 2018

Genehmigt durch: General Counsel, Sitecore