Una de las cosas más bonitas de nuestro mundo digital es que cualquiera y todos pueden contribuir a la creación de contenido.

Si tu empresa es de mayor tamaño, es posible que tengas equipos de diferentes regiones para crear artículos para el blog de tu empresa. O puedes distribuir las comunicaciones en distintas zonas geográficas. Incluso las pequeñas empresas crean actualmente cantidades increíbles de contenido, pero no siempre de la manera más eficiente.

Cuantos más activos digitales tiene una empresa, y a cuantos más clientes o empleados deba llegar, mayor será el riesgo de que el contenido no se gestione correctamente y mayor será la carga financiera.

Una estrategia sólida que gire en torno a la centralización de contenido puede ser la clave para solucionar este problema. Esta puede reducir las gestiones administrativas y la redundancia, y ayudar a los gestores de contenido a asumir el control de lo que rápidamente puede volverse caótico.

Una plataforma de gestión de activos digitales (DAM, por sus siglas en inglés) es una herramienta esencial para tu estrategia de centralización.

El reto del contenido descentralizado

Si el contenido no se gestiona de forma centralizada, será fácil verse en mitad de un verdadero desastre improductivo.

Los procesos de contenido aislados conducen a una falta de visibilidad sobre lo que ya se ha creado y sobre quién lo ha creado. También pueden dificultar la búsqueda de recursos disponibles para usar, qué activos pueden necesitar modificaciones o actualizaciones, y cuáles deben desecharse por completo.

Piensa en la rapidez con la que se puede perder el control de las versiones al enviar documentos por email como archivos adjuntos, en lugar de editarlos en una unidad o carpeta de almacenamiento en la nube compartida. Esto puede llevarte a duplicar esfuerzos, inmovilizar recursos e incluso perder activos.

Además, puede incluso resultar difícil determinar la versión definitiva de un activo, lo que puede dar lugar a errores potencialmente costosos o a la publicación de contenido de baja calidad.

Las ventajas de la centralización de datos 

Estas barreras desaparecen cuando la creación, el almacenamiento y la gestión de contenido se centralizan en una DAM.

El uso de una DAM aumenta exponencialmente la velocidad de tu contenido, es decir, la cantidad de contenido útil que puedes ofrecer en cualquier periodo determinado. Si has pasado de distribuir páginas web a través de un sencillo sistema de gestión de contenidos a una arquitectura headless apoyada con una DAM, tendrás la sensación de haber acelerado de cero a 100 a una velocidad vertiginosa.

Esto se debe a un simple hecho: una mayor supervisión significa menos excesos.

En otras palabras, si conoces exactamente el contenido que tienes a mano, comprendes los canales en los que se publica actualmente y cómo se utiliza, tendrás que dedicar menos tiempo a crear contenido redundante para cubrir las lagunas de tu estrategia omnicanal.

Por ejemplo: Has creado una breve guía en PDF que has publicado en tu página web y publicitado en las redes sociales y unos sencillos análisis revelan que está recibiendo mucha atención. ¡Y eso es genial!

Pero una vez que desaparecen las prisas iniciales, un cambio en la dirección, o un nuevo evento en el mercado, requiere que dirijas la atención de un nuevo segmento hacia esta guía (o algo similar).

Una empresa con una infraestructura de contenido descentralizada probablemente perderá tiempo y malgastará el presupuesto de marketing para volver a crear esta guía y las páginas asociadas desde cero. Es posible que tengan que buscar nuevas imágenes, pagar por más derechos y dedicar tiempo a organizar nuevas promociones en todos los canales.

Las empresas con una infraestructura de contenido centralizada podrán encontrar esta guía y el contenido relacionado en su DAM (quizás incluso con el uso de búsquedas mejoradas por IA), implementar pequeños ajustes donde sea necesario y volver a publicar la guía actualizada en un abrir y cerrar de ojos.

Deja de preocuparte por el control de versiones o la búsqueda de activos antiguos en sistemas de carpetas engorrosos. Esta empresa centralizada será la que reciba su actualización más rápido, cumpliendo así las expectativas de los clientes.

Este empresa también se beneficiará de un mayor control sobre los mensajes. Cuando todas las personas de una empresa tienen acceso a activos aprobados, todos pueden permanecer a bordo.

En resumen, una DAM permite a las empresas ofrecer mensajes más coherentes, de manera más rápida y probablemente más barata. Elimina los cuellos de botella de contenido que a menudo frustran la entrega de contenido. Y, al final, el cliente también tiene una mejor experiencia.

Qué buscar en un DAM

Una DAM realmente potente será capaz de proporcionar

  • Información de activos (incluido acceso de autores, ediciones, etc.)
  • Gestión de permisos y derechos de uso
  • Análisis de contenido (para revelar la solidez del contenido publicado)
  • Integraciones con un CMS headless
  • Herramientas de IA como el etiquetado automático y las mejoras de búsqueda.

Naturalmente, nunca habrá una única solución que se adapte a todas las empresas. Asegúrate de seleccionar al partner tecnológico adecuado en función del tamaño, la estrategia de contenido, el alcance geográfico y los objetivos futuros de tu empresa.

Ejemplos de una DAM en acción

Recientemente, un fabricante de automóviles líder en Europa implementó Sitecore Digital Asset Management, un componente clave de Sitecore Content Hub™.

Este fabricante produce miles de activos cada día para una base de clientes que se extiendo por distintas zonas geográficas. Al implementar Sitecore DAM, esta empresa no solo creó un repositorio centralizado de activos y una solución de gestión de proyectos para marketing orientado a contenidos, sino que además pudo:

  • Gestionar más de 1 millón de activos entre 860 usuarios activos
  • Reducir el tiempo de procesamiento de la aplicación de 83 a 33 días
  • Reducir el tiempo de procesamiento de impresión de 58 a 40 días
  • Reducir los costes de traducción en un 60%
  • Mejorar la satisfacción de los clientes

Este caso de éxito sirve para demostrar el modo en que una DAM puede centralizar y simplificar todo tipo de procesos de contenido y ofrecer ahorros donde más se necesitan.

Más allá de la DAM

La centralización de activos digitales es realmente solo el principio. Adoptar este enfoque ofrece un gran número de ventajas, pero si vas más allá de la DAM, podrás aumentar el impacto.

Por ejemplo, puedes utilizar el centro de contenidos para la planificación, producción, colaboración y gestión de contenidos, optimizando aún más los workflows y, con ello, aumentar la agilidad del contenido.

En cualquier caso, la eliminación de silos y la incorporación de activos y procesos bajo un mismo techo solo servirán para eliminar redundancias, aumentar la agilidad del contenido y ahorrar costes.

José Santa Ana es director de marketing de producto de Sitecore. Conecta con él en LinkedIn, aquí.