Guía de migración de CMS

A continuación, revisamos los pasos principales para realizar con éxito la migración de CMS. Pero primero, exploremos por qué el contenido es fundamental en el actual panorama empresarial competitivo y centrado en el cliente, y por qué la migración de CMS puede ayudarle. Tenga en cuenta lo siguiente:

• El 70 % de las personas prefieren conocer una marca a través de un artículo en lugar de un anuncio.
• El crecimiento interanual del tráfico del sitio único es un 780 % mayor para los especialistas de marketing de contenido que para los seguidores.
• El 47 % de los clientes ve de 3 a 5 piezas de contenido antes de interactuar con una empresa.
• El 74 % de las empresas declara que el marketing de contenidos está aumentando la calidad y cantidad de clientes potenciales.
• El marketing de contenidos cuesta un 62 % menos que el marketing tradicional, pero genera aproximadamente un 300 % más clientes potenciales
• El 68 % de los clientes tiene una visión más positiva de una empresa después de ver su contenido.

Claramente, el contenido juega un papel importante en el éxito de una empresa, tanto a corto como a largo plazo. Sin embargo, el mayor obstáculo relativo al contenido al que se enfrentan algunas empresas no está relacionado con la calidad o el volumen de sus publicaciones de blog, artículos, videos, infografías u otros tipos de contenido, sino que tiene sus raíces en su actual sistema de gestión de contenido (CMS).

En concreto, estos son algunos de los problemas comunes de CMS a los que se enfrentan las empresas:

• Tiempo de inactividad excesivo del servidor
• Velocidad lenta del sitio web
• Incapacidad para gestionar grandes volúmenes de tráfico y picos de tráfico repentinos
• Falta de usabilidad y facilidad de uso
• Falta de integración con otras herramientas y sistemas del entorno
• Funciones y características limitadas
• Opciones limitadas de personalización y distribución
• Vulnerabilidades de seguridad
• Falta de apoyo del proveedor

Si su empresa se enfrenta a uno, algunos o todos estos obstáculos, migrar su CMS a una solución superior es una decisión inteligente. El resto de esta guía proporciona listas de verificación y consejos previos a la migración, para durante la migración y posteriores a la migración. También revisaremos algunos problemas de SEO que pueden surgir después de la migración y cómo resolverlos.

Se dice que "no planificar es un plan para fracasar". Obviamente, esta máxima no se inspiró en una experiencia fallida de migración de CMS, pero ciertamente se aplica a ella. Esta es una lista de verificación previa a la migración para ayudarle a garantizar que la migración de su CMS sea más sencilla que complicada:

Tarea 1: Crear su equipo

Es fundamental contar con un equipo bien informado, experimentado y colaborativo para llevar a cabo con éxito la migración de CMS. Su equipo debería estar compuesto por un jefe de proyecto principal y representantes de TI, marketing, alta dirección, así como cualquier otra parte interesada que vaya a utilizar el CMS.

Tarea 2: Realizar una auditoría de contenido:

Una vez que su equipo esté reunido, de manera organizada y, por lo general, en grupos pequeños según las áreas de especialización, pídales que realicen una auditoría para identificar las piezas de contenido relevantes que deberían incluirse en la migración y los activos irrelevantes u obsoletos que deberían eliminarse. 

Como parte de este proceso, también deberá rastrear su sitio web y todos los subdominios para obtener una imagen completa de todas las URL, enlaces, redireccionamientos, metadatos, etc. Tenga en cuenta que una auditoría de contenido integral es un proyecto importante, además de crucial. 

Tarea 3: Realizar una evaluación de datos

Una evaluación de datos es una evaluación de los costes estimados, los plazos y los riesgos asociados con la migración planificada de CMS. Es importante trabajar en estrecha colaboración con el proveedor de CMS elegido o los proveedores de CMS preseleccionados a lo largo de este proceso, con el fin de evaluar problemas clave como el tiempo de inactividad anticipado.  

Tarea 4: Crear un plan preliminar

Utilice la información recopilada en las tres tareas anteriores para crear un plan preliminar. Asegúrese de identificar una ruta crítica, que es la secuencia más larga de actividades que deberán realizarse a tiempo para que la migración de CMS se complete en la fecha de vencimiento estimada. 

Utilice software de gestión de proyectos para mantener informados a todos los miembros del equipo y compartir el plan en una plataforma centralizada. Tenga en cuenta que se trata de un plan preliminar. Si bien desea que sea sólido, se actualizará antes de que se lleve a cabo la migración. 

Tarea 5: Evaluar factores de seguridad

Identifique y aborde todas las consideraciones de seguridad necesarias, como alinear la migración de CMS con la normativa de cumplimiento vigente. Se recomienda encarecidamente que obtenga la aprobación oficial de todas las partes interesadas relevantes, tanto internas como externas. Pasar por alto los detalles y requisitos de seguridad puede generar problemas y costes importantes en el futuro.   

Tarea 6: Obtener todas las herramientas necesarias

Decida qué aspectos de la migración de CMS se gestionarán de forma automática o manual, y obtenga las herramientas necesarias para cada aspecto del proyecto. Generalmente, se recomienda automatizar la migración de contenido para grandes bases de datos, documentos y bibliotecas multimedia. Su proveedor de CMS debe proporcionar orientación y consejos prácticos en esta área.  

Tarea 7: Mejorar el plan

En este punto, debe tener un conocimiento sólido de cómo será la migración de su CMS, incluidos costes, plazos y riesgos. Utilice esta información para perfeccionar el plan y compártala con todas las partes interesadas internas y externas relevantes. Si detecta brechas en su plan, aborde esas cuestiones ahora. Un antiguo y sabio adagio aplicable al mundo de la gestión de proyectos es "una hora de planificación ahorra un día de corrección". (¡En algunos casos incluso una semana!)

Una vez que haya realizado todas las tareas de la fase previa a la migración, podrá avanzar y concentrarse en el aspecto más importante, y también el más desafiante, de la migración de CMS: la transferencia de datos. Utilice la siguiente lista de verificación para ayudar a su equipo a navegar con éxito por esta fase crítica: 

Tarea 1: Analizar variaciones en la arquitectura de datos

En un mundo perfecto, su antiguo CMS y su nuevo CMS utilizarían exactamente la misma arquitectura de datos. Pero no vivimos en un mundo perfecto. Incluso si ambas soluciones son similares, siempre habrá diferencias. 

Al asignar los datos desde el origen al CMS de destino, puede realizar ajustes de manera proactiva en aspectos como el formato y los atributos de campo. También debe realizar una migración de prueba con una gran muestra de datos para descubrir problemas de incomparabilidad. Como resultado de este análisis, es posible que desee eliminar datos o contenido que, de otro modo, ralentizarían la migración de CMS.

Tarea 2: Crear planes de contingencia

Incluso las migraciones de CMS más simples y directas (aparentemente) pueden ser complicadas, especialmente si hay cientos o miles de activos que deben moverse del CMS de origen al nuevo destino. Con el fin de evitar que los posibles obstáculos y contratiempos se conviertan en grandes problemas o catástrofes, elabore diferentes planes de contingencia para múltiples escenarios hipotéticos. 

Idealmente, no necesitará depender de ninguno de estos planes de respaldo. Sin embargo, si lo hace —y es probable que este sea el caso hasta cierto punto— el tiempo y el esfuerzo que su equipo dedique a esta tarea arrojará enormes dividendos. Incluso puede ser la diferencia entre una migración de CMS que se recuerda por todas las razones correctas frente a todas las razones incorrectas.

Tarea 3: Hacer una copia de seguridad de su contenido

Si bien todas las tareas de esta lista de verificación son importantes, esta es absolutamente esencial. Deberá realizar una copia de seguridad de todos sus datos y contenidos antes de la migración, y almacenarlos en un lugar seguro y accesible. Incluso si (con suerte) no necesita esta información durante la migración, es posible que la necesite en el futuro, una vez que se haya realizado la migración.  

Tarea 4: Realizar la migración

Gracias a los esfuerzos de su equipo hasta este momento, incluidas todas las tareas previas a la migración, ahora podrá continuar con la transferencia de datos. Dado que es probable que esté tratando con un gran volumen de datos, la automatización del proceso con software de migración o scripts personalizados hará que el proceso sea más rápido y eliminará los errores humanos. Independientemente del método y las tecnologías que utilice, asegúrese de que todo se haya probado correctamente (como se indicó anteriormente en esta lista de verificación). 

Conclusión: Con el fin de evitar que los posibles obstáculos y contratiempos se conviertan en grandes problemas o catástrofes, elabore diferentes planes de contingencia para múltiples escenarios hipotéticos.

Incluso con la transferencia de datos completa, la migración de CMS no ha finalizado. Pero tenga la seguridad de que si todo salió según lo planeado, se encuentra cerca de la línea de meta. Esta es la lista de verificación para ayudar a su equipo a cerrar el proyecto: 

Tarea 1: Probar la exactitud e integridad de los datos

Examine los datos para identificar y corregir cualquier problema de formato. (Nota: aquí es donde compensa analizar las variaciones en la arquitectura de datos antes de la migración). También debe probar su contenido para verificar la integridad de los datos.  

Tarea 2: Supervisar y optimizar

Es solo cuestión de tiempo después de que se complete la migración de su CMS (minutos, horas, días o semanas como máximo) antes de que surjan los problemas. Por ejemplo, es posible que de repente se enfrente a una gran cantidad de errores de rastreo, o que los tiempos de carga de la página/elemento de la página sean más lentos de lo esperado. 

La mala noticia es que problemas como estos son inevitables, independientemente de cuán sólido y desarrollado sea el plan de migración o cuán efectiva y poderosa sea la tecnología. La buena noticia es que podrá solucionar estos problemas a medida que vayan surgiendo. Para que este proceso sea eficiente y exitoso, establezca un programa de control de calidad continuo, completo con estándares y protocolos de informes. 

Tarea 3: Desinstalar su antiguo CMS

Una vez que el nuevo CMS esté funcionando correctamente, lo que significa abordar todos los problemas inevitables y los problemas que surgen normalmente durante las primeras semanas después de la transferencia, podrá cerrar su antiguo CMS. Como parte de este proceso, también deberá ajustar los procesos de flujo de trabajo preexistentes para que se alineen con el nuevo CMS.

Tarea 4: Formar a los usuarios finales

También deberá educar a los usuarios finales sobre cómo utilizar el nuevo CMS. Tenga en cuenta que para algunas personas el cambio de cualquier tipo, incluso el positivo, es estresante, ya que implica aprender nuevos métodos y reglas. Tenga paciencia, sea positivo y ponga a disposición recursos como guías de introducción, videos explicativos, artículos de buenas prácticas, etc.

Si el SEO se verá afectado por una migración de CMS no es una cuestión de "si", sino más bien una cuestión de "cuánto". Afortunadamente, existen algunas tácticas seguras (léase: compatibles con Google) que pueden ayudarle a mantener sus clasificaciones preexistentes para palabras clave importantes. Incluso pueden ayudarle a mejorarlas. 

Tenga en cuenta que, para todas las tácticas siguientes, le sugerimos que trabaje en estrecha colaboración con expertos que comprenden las complejidades y los matices del SEO. Si no cuenta con esta experiencia interna, es aconsejable trabajar con un socio externo o una empresa que le ayude a evitar cometer errores costosos.

Comparar sus análisis

Antes de migrar su CMS, guarde y compare sus datos de Google Analytics para que pueda hacer una comparación del antes y el después. Esto puede ayudarle a identificar y resolver cualquier problema relacionado con el SEO que contribuya a un tráfico o tasas de conversación relativamente más bajos. Las métricas clave en las que debe centrarse incluyen:

• Tiempo medio de carga de la página
• Duración media de la sesión
• Tasa promedio de página por sesión
• Fuentes de tráfico orgánico
• Fuentes de tráfico de referencia
• Tasa de rebote

También tenga en cuenta que si experimenta problemas importantes de indexación después de la migración, es posible que se deba a que el archivo robots.txt de su nuevo sitio web bloquea el acceso del rastreador. Afortunadamente, resolver este problema es rápido y sencillo.

Nota: Consulte las métricas clave para medir la efectividad de su marketing de contenido.

Supervisar todas las URL

Si está cambiando su URL —y es muy probable que este sea el caso— deberá enviar el mapa del sitio tanto para su sitio web antiguo como para el nuevo. Esto mejorará el descubrimiento de 301 redireccionamientos, lo que a su vez acelera el rastreo e indexación de su nuevo sitio web. Es mejor rastrear su antiguo sitio web antes de la migración. Luego, rastree su nuevo sitio web después de la migración (y después de haber arreglado los enlaces rotos o las redirecciones incorrectas).

Examine y corrija elementos de SEO en el sitio

Después de la migración de CMS, debe examinar los diversos elementos de SEO, prestando especial atención a las páginas importantes que deberían generar un tráfico significativo. Céntrese en los siguientes elementos que son piezas importantes del rompecabezas del SEO en el sitio:

• Etiquetas H1, H2 y H3
• Título
• Metadescripciones (aunque no afectan directamente a las clasificaciones de los motores de búsqueda, pueden influir en los clics y las conversiones)
• URL
• Contenido

La migración de un CMS es un proyecto importante. Sin embargo, eso no significa que deba ser arriesgado o abrumador. Utilice las listas de verificación y la guía de SEO proporcionada anteriormente para navegar a través de las fases previa a la migración, durante la migración y posterior a la migración. 

Con el equipo, las herramientas, las tácticas y la tecnología adecuados, la migración de su CMS se realizará con éxito, y su empresa avanzará en un panorama en el que ofrecer el contenido adecuado, a las personas adecuadas, en el momento adecuado y a través de los puntos de contacto adecuado ya no es solo una cosa buena y conveniente, sino algo fundamental e indispensable.