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Cómo gestionar assets digitales

Descubre cómo aprovechar todo el potencial que ofrece un sistema de gestión de assets digitales (DAM) basado en la nube y obtener el máximo retorno de la inversión de tu contenido

CAPÍTULO 1

Comienza a mejorar el retorno de la inversión y la eficacia del contenido

¿Te preguntas por qué algunas marcas destacan a la hora de gestionar sus assets digitales más eficazmente que tú? Uno de los motivos puede ser que aprovechen todo el potencial de su sistema de gestión de assets digitales (DAM) basado en la nube.

A pesar de que numerosas empresas gestionan sus assets digitales, tan solo algunas de ellas implementan mejores prácticas. En este artículo, analizaremos los consejos más importantes que te ayudarán a maximizar el retorno de tu inversión en gestión de assets digitales.

Pero antes de llegar a ese punto, trataremos algunos aspectos básicos.

Capítulo 2

¿Qué es DAM?

DAM se refiere a un sistema que permite a las empresas almacenar, organizar, recuperar y distribuir assets digitales de manera eficaz. Entre los assets digitales se pueden incluir imágenes, vídeos, documentos, archivos de audio y otros tipos de archivos multimedia.

Un sistema DAM ofrece a las marcas un repositorio centralizado donde almacenar assets digitales, etiquetarlos con metadatos e indexarlos para facilitar su búsqueda y recuperación. Ayuda a las empresas a gestionar sus assets digitales a lo largo de todo el ciclo de vida de gestión de contenido, desde la creación y edición hasta el archivado o eliminación.

Según un reciente informe de Facts & Factors, el tamaño del mercado global de gestión de assets digitales (DAM) alcanzó en 2022 un valor aproximado de 4.120 millones de dólares y se prevé que llegue a los 9.120 millones de dólares en 2030.

Capítulo 3

Por usar una DAM facilita la gestión de assets digitales

Un sistema DAM puede ayudar de forma considerable a tu marca a mejorar tus procesos de workflows y mejorar el retorno de la inversión general en marketing con sus funciones clave:

  • Almacenamiento centralizado: Con la DAM puedes acceder fácilmente a todos los archivos creativos gracias a que se encuentran almacenados en una única ubicación.
  • Organización y metadatos: Los assets se pueden organizar en categorías, carpetas o colecciones, y enriquecerse con metadatos descriptivos tales como palabras clave, etiquetas e información de copyright. Esto permite una búsqueda y recuperación eficientes de assets.
  • Control de versiones: Los sistemas DAM a menudo incluyen funcionalidades relativas a las versiones, que permiten a los usuarios hacer un seguimiento y gestionar diferentes versiones de los assets, garantizando siempre la disponibilidad de la última versión.
  • Colaboración y workflow: Gracias a las diversas funciones de colaboración de la DAM, a los distintos departamentos como, por ejemplo, equipos de ventas o marketing, les resulta más sencillo trabajar juntos en relación con los assets, compartir feedback y seguir workflows de aprobación específicos.
  • Gestión de derechos: Con la ayuda de la DAM, puedes gestionar los derechos y permisos asociados con contenido digital, garantizando el compliance con las leyes de copyright y los acuerdos de licencia.
  • Distribución y publicación: Los sistemas DAM pueden facilitar la distribución de archivos digitales a distintos canales, tales como webs, plataformas de redes sociales o materiales de marketing, manteniendo al mismo tiempo el control sobre los derechos de acceso y uso.

Capítulo 4

Mejores prácticas de software DAM

La gestión de assets digitales implica organizar, proteger y maximizar el valor de tus assets digitales como, por ejemplo, archivos, documentos, archivos multimedia y más. Y existen maneras de sacarles el máximo partido. Estos son algunos pasos para una gestión eficaz de assets de contenido:

  1. Realizar una auditoría de assets: Realizar una evaluación completa de los assets de tu marca te permite descubrir los diferentes archivos existentes en tu empresa, comprender los formatos de archivo empleados y obtener información sobre su uso a lo largo de todo el proceso de producción de contenido.
     
    Independientemente de si estás considerando la implementación de software DAM o ya la has llevado a cabo, realizar una auditoría es igualmente importante. Te permite identificar las posibles causas de los retos a los que te enfrentas en la gestión de assets digitales y determinar las soluciones más eficaces.
     
    Esta evaluación puede implicar mejorar el sistema existente para adaptarlo mejor a nuevos formatos de archivos o perfeccionar los procedimientos de etiquetado y metadatos para mejorar la capacidad de detección de archivos en toda la empresa. 
     
  2. Aprovechar las funciones y permisos para optimizar el proceso: La DAM respalda una estrategia de marca completa que implica que varios departamentos trabajen juntos para manejar y supervisar los assets simultáneamente, fomentando una colaboración extraordinaria entre los miembros del equipo. Sin embargo, este enfoque también tiene un inconveniente. Al ofrecer un acceso sin restricciones a cualquiera, es posible que se produzcan errores tales como la sobrescritura y el extravío de archivos o un etiquetado incorrecto.
     
    Afortunadamente, la mayoría de las plataformas DAM ofrecen la capacidad de asignar funciones y permisos, lo que permite controlar con precisión los privilegios de acceso.
     
  3. Colaborar dentro de tu DAM: El uso de una solución DAM ofrece una ventaja importante porque permite la colaboración contextual. En lugar de depender de tediosos intercambios de email, aprovecha las funciones de colaboración propias de tu sistema de gestión de assets digitales para participar en debates en tiempo real sobre los assets durante las etapas de desarrollo, edición y utilización.
     
  4. Establecer convenciones de nomenclatura: La forma en que nombras tus archivos dentro de tu sistema de gestión de assets digitales puede tener un gran impacto en la productividad del equipo. Si defines una convención estructurada y un proceso unificado de nomenclatura en toda la empresa, tu DAM puede contribuir a aliviar los cuellos de botella de contenido y servir como un recurso valioso para los equipos al permitir la visibilidad y una recuperación eficaz de assets.
     
    La convención de nomenclatura específica para tus archivos debe adaptarse a tus workflows, los tipos de contenido que creas y las prácticas de nomenclatura utilizadas en otros sistemas. No obstante, deberías priorizar la claridad y facilidad de comprensión de los nombres de archivo. Esto garantizará que sea fácil comprender qué asset es el más reciente y relevante para cualquier proyecto.
     
  5. Crear estándares para los metadatos: La importancia de los metadatos en cualquier sistema DAM no se puede subestimar. Es el elemento esencial que puede determinar el éxito o el fracaso de toda tu estrategia de gestión de assets. Si los assets se etiquetan adecuadamente, tus equipos podrán detectarlos y acceder a ellos fácilmente.
     
    Sin embargo, incluso un pequeño error en la definición de los metadatos puede hacer que sea imposible localizar un archivo, creando problemas para los proyectos que dependen de él. Para evitar estos problemas, es necesario establecer estándares para los distintos campos de metadatos. Esto incluye especificar los requisitos de metadatos para los distintos formatos de archivo y determinar el idioma adecuado que se utilizará al rellenar esos campos.
     
    Al implementar estos estándares, podrás garantizar la coherencia en todos los metadatos. Por consiguiente, los equipos ya no tendrán que emplear diferentes enfoques para localizar assets, agilizando el proceso para todos los implicados.
     
  6. Revisar y ordenar con regularidad: Revisa regularmente tus assets digitales, y elimina o archiva cualquier archivo obsoleto o innecesario. Esto te ayudará a mantener organizado tu almacenamiento digital y reducirá el riesgo de violaciones de datos o espacios de almacenamiento desorganizados.
     
  7. Gestionar copyrights en la DAM: Aunque no todos los assets requieren licencia, es probable que en tu empresa se utilicen ciertos elementos visuales, como fotos de stock con derechos gestionados u otros archivos que requieran licencia. Si otros departamentos acceden y utilizan estos assets, o los incorporan a campañas sin los derechos adecuados, podría dar lugar a posibles problemas legales. Afortunadamente, numerosas plataformas de gestión de assets digitales ofrecen la capacidad de gestionar directamente los copyrights dentro del sistema.
     
  8. Ahorrar tiempo y eliminar errores con la automatización: Numerosos desafíos en la gestión de assets digitales son resultado de errores humanos básicos. Si se extravía un archivo o se etiqueta incorrectamente, todo el sistema comienza a deteriorarse. Sin embargo, los errores son inevitables, ya que es sencillo pasar por alto metadatos específicos o asignar un nombre incorrecto a los archivos durante el proceso de carga.
     
    Afortunadamente, existe una solución. Al automatizar distintos aspectos de la gestión de assets digitales y de la producción de contenido, podrás minimizar el riesgo de que se produzcan errores humanos. Además, el uso de la DAM puede mejorar la eficacia de tu equipo automatizando tareas tales como la conversión de imágenes a diferentes formatos de archivo o la distribución de contenido en múltiples canales, lo que ofrece como resultado un mayor ahorro de tiempo.
     
  9. Mantente informado: Mantente al día sobre las tendencias más recientes, las tecnologías y las mejores prácticas en la gestión de assets digitales. Regularmente se presentan nuevas herramientas y servicios, por lo que resulta esencial que te mantengas informado para optimizar tus procesos de gestión.

Capítulo 5

Aprovecha todo el poder de la gestión de assets digitales

Recuerda que todo lo relacionado con la gestión de assets digitales puede variar dependiendo de tus necesidades individuales y del tipo de assets que poseas. Por ello, resulta importante adaptar estas directrices generales a tus circunstancias.

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