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Gestión de las operaciones de contenido

¿Qué es la gestión de assets digitales?

Descubre el modo en que una solución DAM puede ayudar a tu empresa a mejorar el control de sus assets y a alojarlos en una ubicación centralizada.

CAPÍTULO 1

DAM 101: ¿Qué es un asset digital?

Entre los assets digitales se incluyen fotografías, material gráfico, diseños, archivos creativos, archivos de sonido, animaciones, archivos de origen y más. Tus assets digitales son todos los tipos de archivos en los que está disponible tu contenido digital y para organizarlos necesitas un proceso infalible.

Entonces, ¿qué es la gestión de assets digitales o DAM?

La gestión de assets digitales es un software que almacena todos los assets digitales de tu empresa en un solo lugar. Es la "única fuente fiable" en la que los equipos pueden encontrar todos los assets multimedia creados para la marca, lo que facilita la indexación, categorización y búsqueda de distintos formatos de archivo sobre la base de múltiples atributos para encontrar rápidamente el correcto.

Además, ayuda a los usuarios a automatizar workflows, configurar fechas de caducidad para licencias de assets y a asociar información de gestión de metadatos y derechos digitales (DRM), así como a editar, descargar o eliminar archivos por lotes y a compartir enlaces de descarga seguros con usuarios externos. Estas son tan solo algunas de las características que deberías esperar encontrar en un sistema de gestión de assets digitales o DAM.

Capítulo 2

¿Sabes dónde se encuentran tus assets digitales?

Cuestionario emergente: ¿Cuántos assets digitales posee tu empresa y dónde se encuentran todos?

Con tanto material que gestionar y tantas opciones tecnológicas para almacenarlos, resulta bastante sencillo quedarse en blanco cuando alguien te pide ese material gráfico para embalajes que te envió por email hace unas semanas... O ¿fue a través de un servicio de intercambio de archivos basado en la nube?

Desde fotografías y vídeos hasta plantillas y archivos 3D almacenados en portátiles, discos duros externos o la nube, las empresas con grandes bibliotecas de medios digitales a menudo tienen dificultades para mantenerlo todo bajo control. Tener distintas versiones de assets en diferentes lugares puede resultar en la duplicación de tareas, así como una gran pérdida de tiempo para los equipos de marketing, los directores de proyectos y otros miembros del equipo.

Gestión de assets digitales al rescate

Una solución de gestión de assets digitales (DAM) ayuda a armonizar todo ese desorden digital y evitar la tan temida pérdida de tiempo, a menudo con la ayuda de la inteligencia artificial. Una solución DAM, normalmente bajo la responsabilidad del equipo de marketing, sirve como un único punto de recopilación y almacenamiento de todos esos archivos de origen dispersos, imágenes, vídeos, gráficos, diseños, documentos y más.

Además, la DAM crea un ecosistema para los empleados y otros stakeholders que respalda la colaboración, ya que permite definir jerarquías de roles y permisos de usuario en todos los workflows, lo que facilita que todos trabajen de manera coordinada.

Se trata de un medio centralizado, optimizado y fácil de controlar para aumentar la eficacia y gestionar las ingentes cantidades de contenido a la que se tienen que enfrentar la mayoría de equipos de marketing en la actualidad.

Capítulo 3

Breve historia de la gestión de assets digitales

Las soluciones DAM existen desde hace aproximadamente un cuarto de siglo. La primera se desarrolló para albergar los más de 700.000 vídeos de noticias de la CNN. Aunque en aquel momento supuso un logro impresionante en el ámbito de la gestión de contenidos, fue algo insignificante en comparación con las funcionalidades de los sistemas modernos.

Cuando comenzaba el nuevo milenio, más o menos, se produjo una transición del almacenamiento local o interno al almacenamiento en la nube. Ahí fue cuando comenzó el desarrollo de las actuales aplicaciones DAM basadas en la web. La siguiente fase de esta evolución fue la adaptación de la funcionalidad de la DAM a nuevas fuentes y dispositivos, lo que permitió a su vez la readaptación y distribución de contenido digital en nuevos canales tales como redes sociales y tiendas de ecommerce.

Capítulo 4

Cómo puede aprovechar tu empresa las ventajas de una DAM

La gestión de assets digitales o DAM, ofrece ventajas tanto a las personas como a las empresas que tienen que trabajar con assets digitales. Las siguientes entidades requieren con frecuencia una DAM:

Agencias de marketing y publicidad: La DAM ayuda a las agencias a organizar y acceder a grandes volúmenes de assets digitales tales como fotografías, vídeos y logotipos, facilitando una colaboración eficaz y la recuperación de assets para campañas, sin desviarse de las directrices de la marca.

Profesionales creativos: Diseñadores gráficos, fotógrafos, realizadores de vídeos y otros creativos confían en la DAM para gestionar todos los archivos multimedia de la marca, ya que agiliza su búsqueda y recuperación, permite controlar las versiones y facilita un intercambio fluido con los clientes.

Empresas de ecommerce: La DAM permite a los comercios online organizar imágenes de productos, descripciones y assets multimedia, optimizando así el proceso de actualización y publicación de contenido en múltiples plataformas online y simplificando la gestión de la marca.

Empresas con operaciones globales: Las grandes empresas cuyos equipos están dispersos o poseen oficinas en varios países, aprovechan las ventajas que ofrece la DAM para centralizar y distribuir assets de la marca, garantizar la coherencia en los materiales de marketing, reducir la duplicación de tareas y ofrecer una experiencia digital atractiva.

Ventajas de la DAM

El software de gestión de assets digitales ofrece distintas ventajas que varían dependiendo del uso. Sin embargo, existen algunas ventajas comunes que se pueden aplicar a todos los usos que se hacen de los sistemas DAM:

  • Almacenamiento y organización centralizados
  • Distribución eficaz de assets
  • Mejora de la colaboración y los workflows
  • Coherencia y control de la marca
  • Ahorro de tiempo y costes
  • Gestión de derechos y permisos

Un sistema de gestión de assets digitales bien diseñado y mantenido puede ser el mejor compañero de un marketer. Todo el contenido de marketing de tu empresa reside en un entorno organizado, lo que facilita la visualización y el intercambio de archivos, así como la integración con el resto de la stack de martech de la empresa (aplicaciones y sistemas), por ejemplo, software de gestión de proyectos, la creación de assets y los sistemas de gestión de contenido.

Aunque cualquier sistema DAM básico se ha diseñado para almacenar, gestionar y distribuir assets digitales, uno realmente avanzado debería poder ofrecer mucho más valor. En la actualidad, un software DAM debe ser capaz de manejar escenarios complejos de gestión de assets digitales, incluidos metadatos complejos, seguridad y aspectos relacionados con la gestión de derechos digitales.

Además de mejorar la eficacia, una solución DAM añade valor a tus operaciones de marketing garantizando la coherencia y evitando la duplicación de tareas. Esto, a su vez, contribuye a reducir tus costes.

Además de mejorar la eficacia, una solución DAM añade valor a tus operaciones de marketing garantizando la coherencia y evitando la duplicación de tareas. Esto, a su vez, contribuye a reducir tus costes.

Capítulo 5

Características de una plataforma de gestión de assets digitales

Buscar y explorar contenido: El objetivo principal de una plataforma DAM es agilizar y facilitar la búsqueda, exploración e intercambio de tu contenido de marketing con otros usuarios. Cuantos más archivos digitales tengas que gestionar, más importante será la facilidad de uso.

Descargar y cargar: Una plataforma de gestión de assets digitales permite a los usuarios cargar contenido con distintas extensiones. Después, otros usuarios podrán descargar ese contenido para utilizarlo en diferentes campañas, canales y dispositivos.

Añadir metadatos complejos: Los metadatos proporcionan información adicional sobre el contenido. Entre algunos ejemplos de metadatos comunes se incluye, por ejemplo, información sobre la ubicación geográfica, el idioma y más. Los metadatos que reflejan cómo, dónde y en qué contexto se puede utilizar cada asset, suelen ser bastante elaborados, por lo que es importante contar con un sistema DAM que pueda gestionar cómodamente toda esa complejidad.

Equipos de sobremesa y móviles: Junto con el auge de los smartphone, la mayoría de las plataformas de gestión de assets digitales ha hecho la transición de una experiencia de escritorio a una experiencia que se siente natural en el móvil. Una buena plataforma de gestión de assets digitales debería ofrecerte la capacidad de gestionar contenido en múltiples dispositivos.

Capítulo 6

Los retos más comunes que presenta una DAM

Una DAM potente constituye una adición muy valiosa para cualquier empresa. Sin embargo, las empresas posiblemente también tengan que enfrentarse a algunos retos y riesgos que tendrán que gestionar. Estos son las más comunes:

Implementación y configuración: La configuración de un sistema DAM puede resultar una tarea compleja y tediosa, ya que requiere una cuidada planificación, la integración con los sistemas existentes y la migración de los datos.

Adopción por parte del usuario: Animar a los usuarios a adoptar el sistema DAM y a adherirse a sus workflows puede suponer un reto. Es posible que se requiera formación y asistencia continua para garantizar una adopción generalizada y maximizar las ventajas del sistema.

Gestión de metadatos: Organizar y gestionar metadatos para assets puede ser un reto, sobre todo cuando hay que lidiar con grandes volúmenes de assets digitales. Garantizar una introducción de metadatos coherente y precisa resulta esencial para que la búsqueda y la recuperación sean eficaces.

Escalabilidad: A medida que crece el número de assets digitales, la escalabilidad se transforma en preocupación. Los sistemas DAM deben hacer frente al aumento de la necesidad de almacenamiento y respaldar una gestión y recuperación eficaces de assets, incluso cuando se va ampliando la biblioteca de assets.

Consideraciones de costes: La implementación y el mantenimiento de un sistema DAM puede suponer unos costes significativos, incluidas las licencias de software, la infraestructura, formación y una asistencia continua. Las empresas deben evaluar cuidadosamente el retorno de la inversión, teniendo en cuenta los costes a largo plazo asociados con una DAM.

Actualizaciones y mantenimiento del sistema: Los sistemas DAM necesitan actualizaciones y mantenimiento regulares para garantizar un rendimiento, seguridad y compatibilidad óptimos. Planificar y programar actualizaciones sin interrumpir las operaciones en curso puede representar un reto para las empresas.

Capítulo 7

El recorrido del asset a través de un sistema DAM

Una vez que se ha creado contenido de marketing digital (pensemos, por ejemplo, en un vídeo de formación), este se carga en el sistema DAM. A continuación, se añaden metadatos para describir las características del contenido y, por último, se pone a disposición de los usuarios designados del sistema DAM.

Estos usuarios pueden descargar, editar, anotar y distribuir ese asset en campañas de marketing. Es posible añadir al sistema nuevas versiones de los materiales de marketing y assets de medios enriquecidos a medida que se crean para usarlos en otros canales de marketing.

Capítulo 8

DAM tradicional frente a DAM headless

En lo que respecta a las DAM, existen dos tipos principales: DAM tradicional y DAM headless. Analicemos las diferencias entre ellas:

DAM tradicional:

Los sistemas DAM tradicionales presentan un diseño de plataformas monolíticas que normalmente incluyen tanto una interfaz de back-end como una interfaz de front-end. Ofrecen además todo un conjunto de funciones para la gestión de assets digitales, incluida la incorporación de assets, la gestión de metadatos, la transformación de assets, el control de versiones, la gestión de derechos y funcionalidades de publicación.

Entre las características esenciales de los sistemas DAM tradicionales a menudo se incluyen interfaces fáciles de usar, gestión de workflows, procesos de aprobación e integraciones con otros sistemas de software como sistemas de gestión de contenido (CMS) y herramientas de automatización de marketing. Las DAM tradicionales suelen construirse como soluciones todo en uno, ofreciendo funcionalidades para la gestión integral de assets.

DAM headless:

La DAM headless, por su parte, aplica un planteamiento distinto en cuanto a la arquitectura. En una DAM headless, las funciones de almacenamiento y gestión del back-end se desacoplan de la capa de presentación del front-end. El objetivo principal de una DAM headless es proporcionar unas API (interfaces de programación de aplicaciones) potentes para acceder y gestionar assets digitales.

Con una DAM headless, las empresas gozan de flexibilidad para utilizar sus propias herramientas de front-end o desarrollar aplicaciones personalizadas para interactuar con el back-end de la DAM. Este desacoplamiento permite integrar la DAM a la perfección con distintos sistemas y canales tales como webs, aplicaciones móviles, dispositivos de IoT o cualquier otra plataforma que necesite acceder a assets digitales. Esto permite a los desarrolladores crear experiencias de usuario personalizadas, aprovechando al mismo tiempo las funcionalidades de la DAM para la gestión de assets.

Las DAM headless priorizan con frecuencia la escalabilidad, la interoperabilidad y la flexibilidad, ya que se han diseñado para adaptarse a un ecosistema más amplio de tecnologías y herramientas. Además, proporcionan a los desarrolladores las API necesarias para crear workflows personalizados, automatizar procesos de assets e integrarse con otras aplicaciones.

Capítulo 9

Elección del sistema de gestión de assets digitales adecuado

El ciclo de vida de tu contenido digital, desde la creación al archivo, es muy valioso, por lo que la solución DAM que lo alberga también debería serlo. Desde la gestión de la coherencia de la marca hasta la personalización de la experiencia de cliente y la optimización de los workflows y los assets de marca, los proveedores de DAM ofrecen una serie de ventajas que pueden impulsar el crecimiento y el éxito de una empresa. Una elección acertada sería una solución de gestión de assets digitales con las características que hemos descrito aquí y que, además, formara parte de una solución integrada de mayor envergadura, como la que ofrece Sitecore Content Hub. Para obtener más información sobre los precios de una DAM y más, haz clic aquí.

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