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Anatomía de una DAM: Características de la gestión de assets digitales

Descubre las características, funciones y funcionalidades que debes esperar de una solución de gestión de assets digitales.

CAPÍTULO 1

¿Por qué necesitas una solución de gestión de assets digitales (DAM)?

Tanto si tienes una empresa de ecommerce como de servicios profesionales, es probable que estés generando y acumulando en este momento cantidades de assets creativos sin precedentes. Desde imágenes y vídeos hasta documentos y archivos de audio, las demandas de contenido jamás han sido tan altas. A medida que el volumen de estos assets sigue creciendo, resulta esencial disponer de una única fuente fiable, un hub central que facilite los workflows creativos entre stakeholders clave como, por ejemplo, miembros del equipo de marketing, agencias externas y partners. Y aquí es donde entra en juego la gestión de assets digitales (DAM).

Considerada ahora una herramienta de marketing esencial, según Forrester, el 64% de los responsables globales de tomar decisiones relacionadas con el software utilizan una plataforma de gestión de assets digitales para gestionar el ciclo de vida del contenido de una manera más optimizada.

Las soluciones DAM ofrecen una amplia gama de características, funciones y funcionalidades que no solo ayudan a las empresas a gestionar y centralizar eficazmente sus archivos y assets digitales, sino que además contribuyen a mejorar la experiencia del cliente. En este artículo, analizaremos las características, funciones y funcionalidades clave que deberías esperar de una plataforma DAM.

Capítulo 2

Características de la plataforma de gestión de assets digitales

Para garantizar una gestión y organización perfectas de los assets, una DAM suele ofrecer las siguientes funcionalidades:

  • Buscar y recuperar: Los sistemas DAM de siguiente nivel ofrecen funcionalidades de búsqueda basadas en IA para localizar assets rápidamente. Los usuarios pueden buscar assets basados en palabras clave, metadatos, propiedades de archivos o incluso contenido visual utilizando algoritmos de búsqueda avanzados. Esta experiencia de usuario fluida ahorra tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de desplazarse manualmente por carpetas y subcarpetas, permitiendo a los usuarios encontrar y compartir distintos formatos de archivo en cuestión de segundos.
  • Transformación y conversión de archivos: Las soluciones DAM ofrecen con frecuencia funciones integradas de transformación y conversión de archivos:. Los usuarios pueden convertir archivos a diferentes formatos, redimensionar el tamaño de las imágenes, comprimir vídeos o generar miniaturas automáticamente. Estas funcionalidades hacen más sencilla la distribución de assets en múltiples plataformas, garantizando la compatibilidad y una experiencia de visualización óptima en cualquier dispositivo.
  • Automatización de workflows: Los sistemas de gestión de assets digitales optimizar y automatizan los distintos procesos de los workflows. Permiten a usuarios y equipos de marketing definir workflows personalizados, establecer procesos de aprobación y automatizar tareas repetitivas tales como la conversión de archivos, la inclusión de marcas de agua o el etiquetado de metadatos. La automatización reduce el trabajo manual, mejora la productividad y garantiza procesos y prácticas de gestión coherentes.
  • Análisis e informes: Los sistemas DAM ofrecen valiosos insights sobre el uso de assets, el rendimiento y el comportamiento de usuario a través de funcionalidades de análisis e informes. Específicamente, estas funciones de la DAM ayudan a las empresas a medir el impacto de sus assets digitales, realizar un seguimiento de patrones de uso e identificar assets populares. Los datos de análisis también se pueden utilizar para informar la toma de decisiones, la estrategia de contenido y los trabajos de optimización.

Capítulo 3

Funcionalidades de la gestión de assets digitales

Para habilitar a los equipos para crear y ofrecer experiencias excepcionales, una DAM ofrece estas funcionalidades clave:

  • Organización de assets: Uno de los principales casos de uso y, de hecho, una de las principales funciones del software DAM, es ofrecer un repositorio estructurado y organizado para assets multimedia digitales. Permite a los usuarios categorizar assets utilizando metadatos, palabras clave, etiquetas y carpetas, lo que facilita compartir archivos, buscar y localizar assets específicos cuando son necesarios para campañas de marketing. Una organización de assets eficaz agiliza los workflows, permite a los equipos reutilizar los assets adecuados y reduce el tiempo dedicado a buscar archivos multimedia.
  • Almacenamiento y seguridad de assets: Los proveedores de DAM ofrecen un almacenamiento seguro para los assets digitales, garantizando su protección contra accesos no autorizados, pérdidas o daños. Estos sistemas incluyen con frecuencia funcionalidades tales como permisos de usuario, controles de acceso, cifrado y copias de seguridad para proteger los assets. Las medidas de seguridad avanzadas garantizan la correcta protección de los assets digitales.
  • Gestión de metadatos de assets: Los metadatos desempeñan una función esencial en los sistemas DAM. Proporcionan información descriptiva sobre los assets, facilitando su búsqueda, seguimiento y comprensión. Las soluciones DAM permiten a los usuarios definir y gestionar campos de metadatos específicos para las necesidades de su organización. Esto facilita la búsqueda, el filtrado y la clasificación eficaces de los assets sobre la base de distintos criterios tales como palabras clave, fecha de creación, autor y tipo de archivo.
  • Creación de versiones de assets y colaboración: Los sistemas DAM admiten el control de versiones, permitiendo a los usuarios gestionar múltiples versiones del mismo asset en tiempo real. Esta funcionalidad es especialmente útil en entornos colaborativos en los que los equipos comparten habitualmente assets. Los usuarios pueden realizar un seguimiento de los cambios, revisar versiones anteriores y mantener un registro de auditoría de modificaciones de los assets. La creación de versiones garantiza la transparencia, reduce el riesgo de pérdida de datos y fomenta una colaboración eficaz.

Capítulo 4

Funcionalidades de la gestión de assets digitales

Para permitir a tus equipos hacer más con menos y agilizar los procesos, las soluciones de gestión de assets digitales ofrecen las siguientes funcionalidades:

  • Integración con herramientas de terceros: Mediante integraciones preconfiguradas y API, las soluciones DAM se pueden conectar a otro software y herramientas, lo que permite un intercambio fluido de assets y datos. La integración de aplicaciones creativas y de diseño, sistemas de gestión de contenidos (CMS), herramientas de gestión de proyectos, redes sociales, gestión de información de producto (PIM) y plataformas de automatización de marketing, mejora el ecosistema general de gestión de assets digitales facilitando una colaboración fluida y el uso eficaz de los assets.
  • Gestión de derechos: Los sistemas de gestión de assets digitales a menudo incluyen funcionalidades de gestión de derechos para gestionar los derechos de uso, las licencias y los permisos asociados a los assets. Esto garantiza el compliance con las leyes de copyright, protege la propiedad intelectual y evita el uso o distribución no autorizados de assets. Las funciones de gestión de derechos ofrecen control sobre el acceso a los assets, las restricciones de uso y las fechas de caducidad.
  • Branding y creación de plantillas de assets: Los sistemas DAM respaldan la uniformidad de la marca proporcionando funciones para la gestión de la marca y la creación de plantillas de assets. Las empresas pueden definir directrices de marca, plantillas y elementos de diseño en el sistema DAM. Esto garantiza que tanto materiales de marketing, como contenido digital, presentaciones, vídeos, archivos de audio y otros assets de la marca, se creen utilizando plantillas, fuentes, colores e imágenes aprobados, reforzando así la identidad de la marca y manteniendo la coherencia del mensaje.
  • Acceso móvil y basado en la nube: Las soluciones DAM basadas en la nube permiten a los usuarios acceder a los assets digitales en cualquier momento y lugar a través de navegadores web o aplicaciones móviles dedicadas. Los sistemas DAM basados en la nube ofrecen escalabilidad, flexibilidad y accesibilidad remota, lo que permite colaborar sin problemas a equipos distribuidos o stakeholders externos. Por otra parte, el acceso móvil permite a los usuarios navegar, descargar y cargar assets sobre la marcha, mejorando aún más la productividad y la comodidad.

Capítulo 5

Aprovechar el poder de la DAM

Gracias a las últimas características, funciones y funcionalidades de la gestión de assets digitales, la gestión de una biblioteca de assets digitales debería dejar de considerarse un reto. Desde la organización y el almacenamiento de assets hasta la búsqueda y recuperación, el software de gestión de assets digitales ofrece un conjunto completo de herramientas para optimizar los workflows, mejorar la colaboración y maximizar el valor de los assets digitales. Mediante la implementación de una solución DAM, las empresas pueden gestionar de manera eficaz sus assets digitales, mejorar la productividad y aprovechar todo el potencial de sus estrategias de marketing.

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