Gestion des ressources numériques vs. gestion des documents

Les grandes marques d’aujourd’hui ont la capacité de générer une immense quantité de données et de contenu pour offrir des expériences client mémorables et hautement personnalisées. La gestion et l’organisation efficaces de ces informations sont devenues un aspect essentiel du succès à mesure que de nouveaux canaux et technologies numériques continuent d’émerger et de changer la façon dont les clients interagissent avec les marques.

Si vous ne vous adaptez pas rapidement parce que votre contenu numérique n’est pas facilement disponible dans le bon système, vous risquez de perdre des clients et d’avoir des répercussions négatives sur les résultats financiers.

Les systèmes de gestion des ressources numériques (digital asset management (gestion des ressources numériques)) et les systèmes de gestion de documents (DMS) peuvent sembler similaires, mais ce sont deux outils qui servent des objectifs distincts et répondent à des besoins entreprise différents. Dans cet article, découvrez les principales différences entre les fonctionnalités de Digital Asset Management (gestion des ressources numériques) et de DMS, ainsi que quel système est le plus efficace pour les marques avant-gardistes.

La gestion des documents se concentre sur l’organisation, le stockage et la récupération des documents électroniques au sein d’une organisation. Les documents peuvent inclure des contrats, des factures, des rapports, des manuels et tout autre contenu textuel ou non numérique. L’objectif principal d’un DMS est d’assurer le contrôle des documents, la gestion des versions, la gestion des informations et la conformité. Des exemples de systèmes de gestion de documents sont Dropbox, Google Drive, Box et Microsoft SharePoint.

Principales caractéristiques et avantages du DMS :

1. Organisation et classification des documents : les systèmes de gestion de documents fournissent un stockage structuré pour les documents électroniques, permettant aux utilisateurs de les organiser en fonction de dossiers, de catégories, de formats ou de métadonnées. Cela permet une récupération efficace des documents et minimise le risque de perte d’informations.
2. Contrôle de version et piste d’audit : les systèmes de gestion de documents offrent des fonctionnalités de contrôle de version, garantissant que les utilisateurs autorisés peuvent accéder à la dernière version d’un document s’il est stocké correctement. De plus, ils conservent une piste d’audit, enregistrant toutes les actions effectuées sur le document, telles que les modifications et l’historique des accès.
3. Conformité et sécurité : les solutions de gestion des documents donnent la priorité à la conformité en appliquant des politiques de conservation des documents et des exigences réglementaires. Ils mettent également en œuvre des mesures de sécurité, telles que des contrôles d’accès et le cryptage, pour protéger les informations sensibles.
4. Gestion des flux de travail : les systèmes de gestion de documents aident les équipes internes à rationaliser les processus entreprise en réduisant la quantité de documents papier qui nécessitent un stockage physique et des signatures manuscrites. Cela élimine la manipulation manuelle des documents, réduit les erreurs lors du partage de fichiers et améliore l’efficacité.

Les systèmes de gestion des ressources numériques offrent aux marques des avantages plus larges en fournissant un système centralisé conçu pour stocker, organiser et distribuer les documents marketing numérique. Les fichiers numériques comprennent des images, des vidéos, des fichiers audio, des fichiers de conception, des présentations, des modèles, etc. L’objectif principal d’une solution de gestion des ressources numériques est de fournir une source unique de vérité et de permettre aux parties prenantes et aux équipes marketing de faciliter une collaboration efficace tout au long du cycle de vie du contenu, de créer une cohérence de marque et d’optimiser les expériences client numériques.

Principales caractéristiques et avantages de la gestion des ressources numériques) :

1. Référentiel centralisé : Digital Asset Management (Gestion des ressources numériques) fournit un référentiel centralisé où toutes les ressources de marketing d’une marque peuvent être stockées, organisées et consultées par les utilisateurs autorisés. Cela élimine le besoin de fichiers multimédias éparpillés sur divers systèmes, tels que les systèmes de gestion de documents, et améliore l’accessibilité pour l’ensemble de l’entreprise.
2. Métadonnées et balisage : les plateformes de gestion des ressources numériques permettent aux utilisateurs d’attribuer des métadonnées et des balises aux ressources de marketing, ce qui permet de puissantes capacités de recherche et d’alignement avec d’autres systèmes. Il est ainsi plus facile de localiser propre ressources de marketing rapidement et de le livrer plus rapidement, même au sein de vastes collections.
3. Contrôle de version et gestion des droits : digital asset management (gestion des ressources numériques) systèmes offrent un contrôle de version pour gérer différentes itérations de marque ressources de marketing, garantissant ainsi que la dernière version est toujours disponible. En outre, ils facilitent la gestion des droits, permettant aux organisations de définir des droits d’utilisation et des autorisations pour le contenu numérique.
4. Collaboration et flux de travail : les plateformes digital asset management (gestion des ressources numériques) facilitent une collaboration transparente en permettant aux équipes de partager, de réviser et d’approuver marque ressources de marketing au sein du système centralisé. Les fonctionnalités de flux de travail aident les équipes de l’ensemble de l’organisation à rationaliser le cycle de vie de la création de contenu, améliorant ainsi l’efficacité et le retour sur investissement.

1. Type de contenu : La principale distinction entre une gestion des ressources numériques) et une GED réside dans le type de contenu qu’ils gèrent. digital asset management (gestion des ressources numériques) se concentre sur ressources de marketing multimédia riche comme les images, les vidéos et les fichiers audio, tandis que DMS gère principalement les documents.
2. Cas d’utilisation : Une solution de gestion des actifs numériques est couramment utilisée dans les industries créatives, les services marketing et les entreprises qui s’appuient fortement sur un éventail de types d’actifs pour alimenter l’expérience sur leurs sites Web, médias sociaux et autres canaux numériques. DMS trouvera des applications plus larges dans tous les secteurs, y compris les cabinets juridiques, la finance, les soins de santé et les fonctions administratives.
3. Métadonnées et balisage : digital asset management (gestion des ressources numériques) systèmes offrent généralement des métadonnées et des capacités de balisage plus robustes pour faciliter la recherche, la récupération et la livraison de marque ressources de marketing. Bien qu’un DMS puisse également prendre en charge les métadonnées, il met davantage l’accent sur la classification et la catégorisation des documents.
4. Collaboration vs contrôle : les systèmes de gestion des ressources numériques excellent dans la facilitation de la collaboration, permettant aux équipes de travailler ensemble sur des projets créatifs et de partager le contenu de marque approuvé de manière transparente. Un système DMS améliore le contrôle des documents, la conformité et l’automatisation des flux de travail pour améliorer l’efficacité et maintenir l’intégrité des données.

Un système de gestion des ressources numériques) et un système de gestion des ressources numériques présentent tous deux des avantages dans leurs domaines d’intérêt respectifs, mais un système de gestion des ressources numériques) offre des offres plus robustes aux marques mondiales et aux équipes de marketing numérique de toutes tailles.

Sitecore Content Hub digital asset management (gestion des ressources numériques) est conçu pour aider les organisations à gérer efficacement le contenu multimédia enrichi et numérique et à rationaliser les processus de création de contenu. En fournissant un référentiel unique pour tous les numérique ressources de marketing, vos équipes à travers le entreprise disposent d’une commande de contenu complète tirant parti de la recherche assistée par l’intelligence artificielle (intelligence artificielle). Content Hub digital asset management (gestion des ressources numériques) propose également des intégrations < href="~/link.aspx ?_id=B7370521F5104487AB3528D5CB376952&_z=z » > qui permettent aux équipes de travailler dans leurs outils et applications de conception préférés, tels qu’Adobe Creative Cloud, Figma et Sketch, et de déplacer facilement le contenu vers et depuis le stockage dans le digital asset management (gestion des ressources numériques).