Guide de migration CMS

Ci-dessous, nous passons en revue les principales étapes d’une migration réussie vers un système CMS. Tout d’abord, voyons pourquoi les contenus sont essentiels dans le paysage actuel, un paysage à la fois concurrentiel et centré sur le client, et pourquoi la migration vers un système CMS peut vous aider. À cet égard, on retiendra les chiffres suivants :

• 70 % des personnes interrogées préfèrent découvrir une marque par le biais d’un article plutôt que par le biais d’une publicité.
• La croissance annuelle du trafic sur les sites est de 780 % supérieure pour les leaders du marketing de contenu par rapport aux abonnés.
• 47 % des clients consultent 3 à 5 contenus avant d’interagir avec une entreprise.
• 74 % des entreprises déclarent que le marketing de contenu augmente la qualité et la quantité de clients potentiels.
• Le marketing de contenu coûte 62 % moins cher que le marketing traditionnel, mais génère environ 300 % de prospects en plus
• 68 % des clients se sentent plus positifs à propos d’une entreprise après avoir consulté son contenu.

Il est clair que le contenu joue un rôle important dans le succès d’une entreprise, à court et à long terme. Pourtant, le plus grand obstacle lié au contenu auquel certaines entreprises sont confrontées n’est pas lié à la qualité ou au volume de leurs publications de blog, articles, vidéos, infographies ou autres types de contenu. Elle est plutôt ancrée dans leur système de gestion de contenu (CMS) existant.

Concrètement, voici quelques-uns des problèmes courants auxquels sont confrontées les entreprises en matière de CMS :

• Temps d’arrêt excessif du serveur
• Vitesse lente du site Web
• Incapacité à gérer de gros volumes de trafic et des pics de trafic soudains
• Facilité d'utilisation et convivialité insuffisantes
• Manque d’intégration avec d’autres outils et systèmes dans l’environnement
• Fonctions et caractéristiques
• Options de personnalisation et de distribution limitées
• Vulnérabilités de sécurité
• Manque de support de la part du fournisseur

Si votre entreprise est confrontée à un ou plusieurs de ces obstacles, la migration de votre solution CMS vers une solution supérieure est une décision intelligente. Le reste de ce guide contient des listes de contrôle et des conseils pour la pré-migration, la migration et la post-migration. Nous examinerons également certains problèmes de référencement qui pourraient survenir après la migration, et comment les résoudre.

,Comme dit le proverbe, « Un échec de planification est un plan d’échec. » Évidemment, cette sagesse n’était pas inspirée par l’échec d’une expérience de migration vers un système CMS, mais elle s'y applique certainement. Voici une liste de contrôle pour la pré-migration pour vous aider à garantir que la migration de votre système CMS est simple plutôt que problématique :

Tâche 1 : Construisez votre équipe

Une équipe compétente, expérimentée et collaborative est essentielle à la réussite de la migration vers un système CMS. Votre équipe doit être composée d’un chef de projet principal et de représentants des services informatique, marketing, de la direction générale et de toute autre partie prenante qui utilisera le CMS.

Tâche 2 : Menez un audit de contenus

Une fois que votre équipe est constituée, de manière organisée et généralement en petits groupes basés sur des domaines d’expertise, demandez-lui de mener un audit pour identifier les éléments de contenu pertinents qui doivent être inclus dans la migration, et les ressources non pertinentes ou obsolètes qui doivent être supprimées. 

Dans le cadre de ce processus, vous devrez également parcourir votre site Web et tous les sous-domaines pour obtenir une image complète de l'ensemble des URL, liens, redirections, métadonnées, etc. Gardez à l’esprit qu’un audit de contenus complet constitue une tâche considérable, mais aussi cruciale. 

Tâche 3 : Effectuez une évaluation des données

Une évaluation des données est une évaluation des coûts, des délais et des risques estimés associés à la migration prévue du système CMS. Il est important de travailler en étroite collaboration avec le fournisseur de votre système CMS ou le(s) fournisseur(s) de systèmes CMS sélectionné(s) tout au long de ce processus, afin d’évaluer les principaux problèmes tels que les temps d’arrêt prévus.  

Tâche 4 : Créez un plan préliminaire

Utilisez les informations recueillies dans les trois tâches en cours pour créer un plan préliminaire. Assurez-vous d’identifier un parcours critique, qui est la séquence d’activités la plus longue qui doit être achevée à temps pour que la migration vers le système CMS soit terminée avant la date d’échéance estimée. 

Utilisez un logiciel de gestion de projet pour tenir tous les membres de l’équipe informés et partager le plan sur une plate-forme centralisée. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un plan préliminaire. Bien que vous souhaitiez qu’il soit robuste, il sera mis à jour avant la migration. 

Tâche 5 : Évaluez les facteurs de sécurité

Identifiez et abordez toutes les considérations de sécurité requises, telles que l’alignement de la migration du système CMS sur les réglementations de conformité en vigueur. Il est fortement recommandé d’obtenir l’approbation officielle de toutes les parties prenantes concernées, tant internes qu'externes. Négliger les détails et les exigences de sécurité peut entraîner des problèmes importants et des coûts à l’avenir.   

Tâche 6 : Obtenez tous les outils nécessaires

Décidez quels aspects de la migration vers le système CMS seront traités automatiquement ou manuellement, et obtenez les outils nécessaires pour chaque aspect du projet. Généralement, l’automatisation de la migration de contenu est recommandée pour les grandes bases de données, les documents et les bibliothèques multimédia. Votre fournisseur de solutions CMS doit vous fournir des conseils et des recommandations pratiques dans ce domaine.  

Tâche 7 : Affinez le plan

À ce stade, vous devez bien comprendre à quoi ressemblera votre migration vers un système CMS, notamment les coûts, les délais et les risques. Utilisez ces informations pour affiner le plan et partagez-les avec toutes les parties prenantes internes et externes concernées. Si vous détectez des lacunes dans votre plan, répondez à ces préoccupations dès maintenant. Un adage ancien, sage et très applicable dans le monde de la gestion de projet est « une heure de planification permet de gagner une journée de correction ». (Dans certains cas, cela peut même prendre une semaine !)

Une fois que vous avez terminé toutes les tâches de la phase de pré-migration, vous pouvez avancer et vous concentrer sur l’aspect le plus important – et également le plus difficile – de la migration vers un système CMS : le transfert de données. Utilisez la liste de contrôle suivante pour aider votre équipe à réussir cette phase critique : 

Tâche 1 : Analysez les écarts dans l’architecture des données

Dans un monde parfait, votre ancien système CMS et votre nouveau système CMS utiliseraient exactement la même architecture de données. Mais nous ne vivons pas dans un monde parfait. Même si les deux solutions sont similaires, il y aura invariablement des différences. 

En cartographiant les données de la source au CMS cible, vous pouvez effectuer des ajustements proactifs d’aspects tels que le formatage et les attributs de champ. Vous devez également effectuer une migration d’essai avec un grand échantillon de données pour révéler les problèmes d’incomparabilité. À la suite de cette analyse, vous voudrez peut-être supprimer des données ou des contenus qui, autrement, ralentiraient la migration du CMS.

Tâche 2 : Créer une série de plans d’urgence

Même les migrations de systèmes CMS (apparemment) les plus simples et les plus directes peuvent s’avérer délicates, en particulier si des centaines ou des milliers de ressources doivent être déplacées du système CMS source vers le nouveau système CMS cible. Pour éviter que les pièges et les revers potentiels ne se convertissent en problèmes majeurs ou en catastrophes, créez une série de plans d’urgence correspondant à plusieurs scénarios hypothétiques. 

Dans l'idéal, vous n’aurez pas besoin de recourir à ces plans de secours. Cependant, si vous le faites – et il est probable que ce soit le cas dans une certaine mesure – le temps et les efforts consacrés par votre équipe à cette tâche sauront porter leurs fruits. Cela peut même faire la différence entre une migration vers un système CMS dont on se souvient pour toutes les bonnes raisons et celle dont on se souvient pour toutes les mauvaises !

Tâche 3 : Sauvegardez votre contenu

Bien que chaque tâche de cette liste de contrôle soit importante, cette tâche-là est tout bonnement cruciale. Vous devez sauvegarder l'ensemble de vos données et de vos contenus avant la migration et les stocker dans un endroit sûr et accessible. Tout devrait bien se passer, et vous n’aurez probablement pas besoin de ces informations pendant la migration, mais il se peut que vous en ayez besoin à l’avenir, une fois la migration terminée.  

Tâche 4 : Effectuez la migration

Grâce aux efforts déployés par votre équipe jusqu’à présent, y compris toutes les tâches de pré-migration, vous pouvez désormais procéder au transfert de données. Étant donné que vous êtes probablement confronté à un grand volume de données, l’automatisation du processus avec un logiciel de migration ou des scripts personnalisés rendra le processus plus rapide et éliminera les erreurs humaines. Quelles que soient la méthode et les technologies que vous utilisez, assurez-vous qu’elles ont toutes été correctement testées (comme indiqué précédemment dans cette liste de contrôle). 

Conclusion : Pour éviter que les pièges et les revers potentiels ne se convertissent en problèmes majeurs ou en catastrophes, créez une série de plans d’urgence correspondant à plusieurs scénarios hypothétiques.

Même si le transfert de données est terminé, la migration vers le CMS n’est pas terminée. Mais soyez assuré que si tout s’est déroulé comme prévu, vous êtes proche de la ligne d’arrivée. Voici une liste de contrôle pour aider votre équipe à clôturer le projet : 

Tâche 1 : Test d’exactitude et d’intégrité des données

Examinez les données pour identifier et résoudre tout problème de formatage. (Remarque : c’est là que l’analyse des variations dans l’architecture des données avant la migration porte ses fruits !) Vous devez également échantillonner votre contenu pour vérifier l’intégrité des données.  

Tâche 2 : Surveillez et optimisez

Ce n’est qu’une question de temps après la fin de la migration de votre système CMS (quelques minutes, quelques heures, quelques jours ou quelques semaines, tout au plus) avant que des problèmes ne surviennent. Par exemple, vous pouvez soudainement être confronté à une série d’erreurs de calage, ou les temps de chargement des pages/éléments de pages peuvent être plus lents que prévu. 

La mauvaise nouvelle, c’est que de tels problèmes sont inévitables, indépendamment de la robustesse et du développement du plan de migration, ou de l’efficacité et de la puissance de la technologie. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez résoudre ces problèmes dès leur apparition. Pour rendre ce processus efficace et fructueux, établissez un programme de contrôle qualité continu, complété par des normes et des protocoles de reporting. 

Tâche 3 : Mettez hors service votre ancien CMS

Une fois que le nouveau système CMS fonctionne correctement (c’est-à-dire qu’il résout tous les problèmes inévitables et ceux qui surviennent généralement dans les premières semaines suivant le transfert), vous pouvez arrêter votre ancien système CMS. Dans le cadre de ce processus, vous devrez également ajuster tous les processus de flux de travail préexistants, afin qu’ils s’alignent sur le nouveau système CMS.

Tâche 4 : Formez les utilisateurs finaux

Vous devrez également former les utilisateurs finaux à l’utilisation du nouveau système CMS. Gardez à l’esprit que pour certaines personnes, tout changement, même positif, est stressant, car il implique d’apprendre de nouvelles méthodes et règles. Soyez patient et positif, et mettez à disposition des ressources telles que des guides de démarrage, des vidéos de présentation, des articles sur les meilleures pratiques, etc.

La question de l'impact du référencement web par la migration vers un système CMS n’est pas de savoir « si » il aura lieu, mais plutôt « dans quelle mesure ». Heureusement, il existe des tactiques sûres (autrement dit, adaptées à Google) qui peuvent vous aider à maintenir vos classements préexistants pour les mots-clés importants. L'application de ces tactiques peut même vous aider à les améliorer. 

Veuillez noter que pour toutes les tactiques suivantes, nous vous suggérons de travailler en étroite collaboration avec des experts qui comprennent les subtilités et les nuances du référencement web. Si vous n’avez pas cette expertise en interne, il est judicieux de travailler avec un partenaire ou une entreprise externe qui vous aidera à éviter de commettre des erreurs coûteuses.

Évaluez vos données analytiques

Avant la migration de votre CMS, enregistrez et comparez vos données Google Analytics afin de pouvoir effectuer une comparaison avant/après. Cela peut vous aider à cibler et à résoudre tous les problèmes liés au référencement web qui contribuent à réduire le trafic ou les taux de conversation. Les indicateurs clés sur lesquels vous devez vous concentrer incluent :

• Temps moyen de chargement de la page
• Durée moyenne de la session
• Taux moyen de pages par session
• Sources de trafic organique
• Sources de trafic de référence
• Taux de rebond

Gardez également à l’esprit que si vous rencontrez d’importants problèmes d’indexation après la migration, cela peut être dû au fait que le fichier robots.txt sur votre nouveau site Web bloque l’accès aux robots d’indexation. Heureusement, la résolution de ce problème est simple et rapide.

Remarque : Consultez les indicateurs clés pour mesurer l’efficacité de votre marketing de contenu.

Surveillez toutes les URL

Si vous modifiez votre URL (ce qui sera probablement le cas), vous devrez soumettre le plan du site pour votre ancien et votre nouveau site Web. Cela améliorera la découverte de 301 redirections, ce qui accélérera à son tour la navigation et l’indexation de votre nouveau site Web. Il est préférable de parcourir votre ancien site Web avant la migration. Ensuite, faites défiler votre nouveau site Web après la migration (et après avoir corrigé les liens cassés ou les redirections incorrectes).

Examinez et réparez les éléments SEO sur site

Après la migration du CMS, examinez les différents éléments du référencement web, en prêtant une attention particulière aux pages importantes qui devraient générer un trafic important. Concentrez-vous sur les éléments suivants, qui sont les principales pièces du puzzle SEO sur site :

• Les tags H1, H2 et H3
• Titre
• Métadescriptions (bien qu’elles n’aient pas d’impact direct sur le classement dans les moteurs de recherche, elles peuvent influencer les clics et les conversions)
• URL
• Composition

La migration d’un système CMS est une entreprise importante. Cependant, cela ne signifie pas qu’elle doit être risquée ou intimidante. Utilisez les listes de contrôle et les conseils SEO fournis ci-dessus pour parcourir les phases de pré-migration, de migration et de post-migration. 

Avec la bonne équipe, les bons outils, les bonnes tactiques et la bonne technologie, la migration de votre système CMS sera couronnée de succès – et votre entreprise évoluera dans un environnement dans lequel la fourniture des bons contenus aux bonnes personnes, au bon moment, et par le biais des bons points d’interaction n’est plus un plaisir, mais une mission essentielle.