La gestion des ressources digitales, qu’est-ce que c’est ?

Les ressources digitales incluent des photos, des images, des plans, des fichiers de création, des fichiers audio, des animations, des fichiers sources, etc. Tous les types de fichiers dans lesquels vos contenus digitaux sont disponibles –il s’agit de l’ensemble de vos ressources digitales, et vous devez disposer d’un moyen infaillible pour les organiser.

Alors, la gestion des ressources digitales, qu’est-ce que c’est ?

Digital Asset Management (gestion des ressources digitales) est un logiciel qui stocke toutes les ressources digitales de votre organisation en un seul endroit. C’est la « source unique de vérité », où les équipes peuvent trouver toutes les ressources média créées pour la marque, ce qui permet d’indexer, de catégoriser et de rechercher facilement différents formats de fichiers sur plusieurs attributs pour trouver rapidement le bon.

Il aide également les utilisateurs à automatiser les flux de travail, à définir des dates de péremption pour les modèles de licence d’actifs et à associer des informations de gestion des métadonnées et des droits numériques, à modifier, télécharger ou effacer des fichiers numériques par lots et à partager des liens de téléchargement sécurisés avec des utilisateurs externes. Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités que vous devriez exiger d’un système de gestion des ressources digitales (DAM).

Interrogation surprise ! Combien de ressources de marketing digital possède votre entreprise, et où se trouvent-elles toutes ?

Vous avez tellement de documents à gérer et un si vaste choix de technologies sur lesquelles les stocker qu’il est très facile d’avoir un trou de mémoire lorsque quelqu’un vous demande de retrouver un précieux visuel d’emballage produit qui vous a été envoyé par e-mail voilà quelques semaines de cela – à moins que vous ne l’ayez reçu via un service de partage de fichiers dans le cloud ?

Des photos et des vidéos aux modèles et aux rendus 3D conservés sur des ordinateurs portables, des disques durs externes ou dans le cloud, les entreprises qui possèdent de vastes bibliothèques de supports digitaux luttent souvent pour éviter la dissémination de leurs ressources. La présence de différentes versions d’une ressource à différents endroits peut entraîner une duplication des tâches, ainsi qu’une sérieuse perte de temps pour les équipes marketing, les équipes commerciales, les chefs de projet et autres membres de l’équipe.

La gestion des ressources digitales à votre secours

Une solution de gestion des ressources digitales (DAM, « Digital Asset Management ») peut vous aider à harmoniser ce chaos numérique et à mettre un terme à sa gestion redoutablement chronophage, souvent avec l’aide de l’intelligence artificielle. Généralement placée sous la responsabilité de l’équipe marketing, une solution DAM sert de point de collecte et de stockage unique pour l’ensemble de ces fichiers source, images, vidéos, visuels, mises en page, documents et autres fichiers disséminés dans l’entreprise.

De plus, la solution DAM crée pour les employés et les autres parties prenantes un écosystème favorisant la collaboration, car elle permet de définir des hiérarchies de rôles et des permissions d’utilisateurs dans tous les flux de travail, ce qui facilite la tâche de chacun.

Elle offre une manière centralisée, optimisée et facilement contrôlable de gagner en efficacité et maîtriser les montagnes de contenus que doivent gérer aujourd’hui la plupart des équipes marketing.

En réalité, les solutions de gestion des ressources digitales (DAM, « Digital Asset Management ») existent depuis près d’un quart de siècle. La première solution a été développée pour accueillir les plus de 700 000 séquences d’informations de CNN. Bien qu’elle constituât, à l’époque, une réalisation impressionnante dans le domaine de la gestion de contenu, elle ne peut rivaliser avec les capacités des systèmes modernes.

C’est à l’aube du nouveau millénaire que les solutions de stockage sur site ou en interne ont commencé à être délaissées au profit du stockage dans le Cloud. C’est à cette période que le développement des applications Web DAM modernes a commencé. La phase suivante de l’évolution a été l’adaptation de la fonctionnalité DAM aux nouveaux appareils et sources, ce qui a permis de réutiliser et diffuser des contenus digitaux sur les nouveaux canaux tels que les réseaux sociaux et les sites d’e-commerce.

La gestion des ressources digitales, ou DAM, est bénéfique pour divers individus et organismes qui gèrent les ressources digitales. Les entités suivantes nécessitent souvent une solution DAM :

Agences de marketing et de publicité : La solution DAM aide les agences à organiser et à accéder à de grands volumes de ressources digitales telles que des images, des vidéos et des logos, ce qui permet de collaborer efficacement et de les récupérer facilement pour les campagnes, sans s’écarter des consignes de la marque.

Équipes créatives : Les graphistes, photographes, vidéastes et autres créateurs s’appuient sur la solution DAM pour gérer tous les fichiers média de la marque, ce qui permet une recherche et une récupération rapides, le contrôle des versions et un partage fluide avec les clients.

Entreprises d’e-commerce : La solution DAM permet aux revendeurs d’organiser les images des produits, les descriptions et les ressources multimédia, en rationalisant le processus de mise à jour et de publication des contenus sur plusieurs plate-formes en ligne et en simplifiant la gestion des marques.

Entreprises actives à l’échelle mondiale : Les grandes sociétés disposant d’équipes dispersées ou de bureaux internationaux bénéficient de la solution DAM pour centraliser et distribuer les ressources de marque, en garantissant l’homogénéité des supports marketing, en réduisant les efforts de duplication et en proposant une expérience digitale convaincante.

Avantages d’une solution DAM

Le logiciel de gestion des ressources digitales offre divers avantages dans divers cas d’utilisation. Cependant, il existe plusieurs avantages universellement applicables dans le large éventail d’utilisations des systèmes DAM :

• Stockage et organisation centralisés
• Répartition efficace des actifs
• Amélioration de la collaboration et du workflow
• Cohérence et contrôle de la marque
• Économies de temps et d’argent
• Gestion des droits et autorisations

Un système de gestion des ressources digitales bien conçu et bien entretenu peut être le meilleur ami d’un marketeur. Tous les contenus marketing de votre entreprise résident dans un environnement organisé, ce qui facilite la visualisation et le partage de fichiers et l’intégration avec le reste de la pile logicielle de marketing d’une entreprise (applis et systèmes), tels que les logiciels de gestion de projet, la création de ressources et les systèmes de gestion de contenu.

Bien que tous les systèmes DAM, même basiques, soient conçus pour stocker, gérer et diffuser des ressources de marketing digital, vous pouvez vous attendre à ce qu’un système réellement ultra-performant offre une valeur bien supérieure. Un logiciel DAM moderne doit être capable de gérer des scénarios détaillés de gestion des ressources digitales, qui mettent en jeu des métadonnées complexes, la sécurité et certains aspects de la gestion des droits numériques.

Outre une efficacité supérieure, une solution DAM ajoute de la valeur à vos opérations de marketing en assurant la cohérence et en évitant la duplication des tâches. À son tour, cette approche vous permet de réduire vos coûts.

Recherchez et parcourez des contenus : L’objectif principal d’une plate-forme DAM est de faciliter et d’accélérer la recherche et la navigation de vos contenus de marketing, ainsi que leur partage avec d’autres utilisateurs. Plus le nombre de fichiers numériques que vous devez gérer est élevé, plus la simplicité d’utilisation est importante.

Téléchargez et transférez : Une plateforme de gestion des ressources digitales permet aux utilisateurs de transférer des contenus avec différentes extensions. D’autres utilisateurs peuvent ensuite télécharger ces contenus et les utiliser sur différents campagnes, canaux et appareils.

Ajoutez des métadonnées complexes : Les métadonnées fournissent des informations supplémentaires concernant les contenus. Parmi les exemples de métadonnées courantes figurent les informations telles que la localisation géographique, la langue et bien davantage. Les métadonnées qui reflètent comment, où et dans quel contexte chaque ressource peut être utilisée sont souvent très sophistiquées ; il est donc important de disposer d’un système DAM capable de gérer facilement cette complexité.

Ordinateurs de bureau et appareils mobiles : Avec l’avènement des smartphones, la plupart des plates-formes de gestion des ressources digitales ont évolué d’une expérience destinée aux ordinateurs de bureau vers une expérience conçue pour paraître naturelle sur les appareils mobiles. Une plate-forme de gestion des ressources digitales performante doit vous offrir la capacité de gérer des contenus sur différents appareils.

Disposer d’une solution DAM puissante est un atout inestimable pour toute entreprise. Cependant, les entreprises peuvent également être confrontées à quelques difficultés et risques qui nécessitent d’être gérés. Voici les plus courants :

Mise en œuvre et configuration : La configuration d’un système DAM peut se révéler complexe et chronophage, et nécessite une planification minutieuse, une intégration aux systèmes existants et une migration des données.

Adoption par les utilisateurs : Encourager les utilisateurs à adopter le système DAM et à respecter ses flux de travail peut se révéler compliqué. Une formation et un soutien continu peuvent être nécessaires pour garantir une adoption généralisée et maximiser les avantages du système.

Gestion des métadonnées : L’organisation et la gestion des métadonnées des ressources peuvent s’avérer difficiles, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter de grands volumes de ressources digitales. Il est essentiel de garantir une saisie cohérente et exacte des métadonnées pour une recherche et une récupération efficaces.

Évolutivité : À mesure que le nombre de ressources digitales augmente, l’évolutivité devient un problème. Les systèmes DAM doivent gérer des exigences croissantes en matière de stockage et soutenir une gestion et une récupération efficaces des ressources, même lorsque la bibliothèque de ressources s’étend.

Considérations relatives au coût : La mise en œuvre et la maintenance d’un système DAM peuvent impliquer des coûts significatifs, notamment en termes de modèles de licence logicielle, d’infrastructure, de formation et d’assistance continue. Les organisations doivent évaluer soigneusement le retour sur investissement et prendre en compte les coûts à long terme associés à la gestion des ressources digitales.

Mises à jour et maintenance du système : Les systèmes DAM nécessitent des mises à jour et une maintenance régulières pour garantir des performances, une sécurité et une compatibilité optimales. Planifier et programmer les mises à jour sans perturber les opérations en cours peut être un défi pour les organisations.

Lorsqu’un contenu de marketing digital est créé (prenons l’exemple d’une vidéo pédagogique), il est chargé dans le système DAM. Des métadonnées sont ensuite ajoutées pour décrire les caractéristiques du contenu, puis ce dernier est mis à la disposition des utilisateurs désignés du système DAM.

Ces utilisateurs peuvent ensuite télécharger, modifier, annoter et diffuser cette ressource dans le cadre des campagnes de marketing. De nouvelles versions des supports marketing et des ressources multimédias riches peuvent être ajoutées au système au fur et à mesure de leur création, afin de prendre en charge des canaux de marketing supplémentaires.

En matière de solutions DAM, il existe deux types principaux : la solution DAM traditionnelle et la solution DAM headless. Examinons les différences entre eux :

Solution DAM traditionnelle :

Les systèmes DAM classiques sont conçus comme des plate-formes monolithiques qui incluent en général une interface back-end et une interface front-end. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités pour gérer les ressources digitales, y compris l’ingestion des ressources, la gestion des métadonnées, la transformation des ressources, le contrôle des versions, la gestion des droits et les capacités d’édition.

Les fonctionnalités clés des systèmes DAM classiques incluent souvent des interfaces conviviales, la gestion du workflow, des processus d’approbation et des intégrations à d’autres systèmes logiciels tels que les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les outils d’automatisation du marketing. Les solutions DAM classiques sont habituellement conçues comme des solutions tout-en-un, offrant des capacités de gestion des actifs de bout en bout.

DAM headless :

La solution DAM headless, quant à elle, suit une approche architecturale différente. Dans une solution DAM headless, les fonctionnalités de stockage et de gestion back-end sont découplées de la couche de présentation front-end. L’objectif principal d’une solution DAM headless est de fournir des API (Application Programming Interfaces) robustes pour accéder aux ressources digitales et les manipuler.

Avec une solution DAM headless, les sociétés peuvent utiliser leurs propres outils front-end ou développer des applications sur mesure pour interagir avec le système DAM. Ce découplage permet d’intégrer de manière fluide divers systèmes et canaux, tels que des sites Web, des applications mobiles, des appareils IoT ou toute autre plate-forme nécessitant l’accès à des ressources digitales. Elle permet aux développeurs de construire des expériences client sur mesure tout en tirant parti des capacités de gestion des ressources de la solution DAM.

Les solutions DAM headless privilégient souvent l’évolutivité, l’interopérabilité et la souplesse, car elles sont conçues pour s’intégrer à un écosystème plus large de technologies et d’outils. Ils fournissent des API que les développeurs peuvent utiliser pour créer des workflows personnalisés, automatiser les processus de ressources et s’intégrer à d’autres applications.

Le cycle de vie de vos contenus digitaux, de la création à l’archivage, sont puissants, c’est pourquoi la solution DAM dans laquelle ils résident doit l’être aussi. De la gestion de l’homogénéité de la marque à la personnalisation de l’expérience client, en passant par la rationalisation des flux de travail et des ressources de la marque, les prestataires de solutions DAM offrent une gamme d’avantages qui peuvent dynamiser le développement et le succès d’une entreprise. Un choix solide serait une solution de gestion des ressources digitales équipée des fonctionnalités que nous avons décrites ici, qui fasse aussi partie d’une solution intégrée plus vaste telle que celle incluse dans Sitecore Content Hub Pour en savoir plus sur les prix d’une solution DAM et plus encore, cliquez ici.