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Comment gérer les ressources numériques

Découvrez comment exploiter tout le potentiel d’un système de gestion des ressources numériques (DAM) déployé dans le cloud et tirer le meilleur parti de votre ROI

CHAPITRE 1

Commencez à améliorer le ROI et l’efficacité des contenus

Vous vous demandez pourquoi certaines marques excellent dans la gestion de leurs ressources numériques ? Cela pourrait s’expliquer par le fait qu’ils exploitent tout le potentiel de leur système de gestion des ressources numériques (DAM) déployé dans le cloud.

Bien que de nombreuses organisations utilisent un DAM, seules quelques-unes mettent en œuvre les meilleures pratiques. Dans cet article, nous examinerons les conseils essentiels qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre DAM.

Avant d’en arriver là, passons en revue quelques fondamentaux.

Chapitre 2

Qu’est-ce que la DAM ?

La DAM désigne un système qui permet aux entreprises de stocker, d’organiser, de récupérer et de distribuer efficacement des ressources numériques. Les ressources numériques peuvent inclure des images, des vidéos, des documents, des fichiers audio et d’autres types de médias.

Un système DAM fournit aux marques un référentiel centralisé où les ressources numériques peuvent être stockées, taguées avec des métadonnées et indexées pour une recherche et une récupération faciles. Elle aide les entreprises à gérer leurs ressources numériques tout au long de leur cycle de vie de gestion de contenu, de la création et de l’édition à l’archivage ou à la suppression.

Selon un récent rapport Facts & Factors, la taille du marché mondial de la gestion des ressources numériques (DAM) a atteint environ 4,12 milliards de $ en 2022 et devrait atteindre environ 9,12 milliards de $ d’ici 2030.

Chapitre 3

Pourquoi l’utilisation d’une solution DAM facilite la gestion des ressources numériques

Un système DAM peut considérablement aider votre marque à améliorer vos processus de flux de travail et à améliorer votre ROI marketing global grâce à ses fonctionnalités clés :

  • Stockage centralisé : Avec DAM, vous pouvez facilement accéder à tous les fichiers créatifs grâce à un seul emplacement de stockage.
  • Organisation et métadonnées : Les ressources peuvent être organisées en catégories, dossiers ou collections et enrichies de métadonnées descriptives, telles que des mots-clés, des tags et des informations sur les droits d’auteur. Cela permet une recherche et une récupération efficaces des ressources.
  • Contrôle des versions : Les systèmes DAM incluent souvent des fonctionnalités de gestion des versions, permettant aux utilisateurs de suivre et de gérer différentes versions de ressources, garantissant ainsi que la dernière version est toujours disponible.
  • Collaboration et flux de travail : Grâce aux différentes fonctionnalités de collaboration de la DAM, il est plus facile pour différents services, tels que les équipes commerciales ou marketing, de collaborer sur les ressources, de partager des commentaires et de suivre des workflows d’approbation spécifiques.
  • Gestion des droits : Avec l’aide de la DAM, vous pouvez gérer les droits et les autorisations associés au contenu numérique, en garantissant la conformité aux lois sur le droit d’auteur et aux modèles de licence.
  • Distribution et publication : Les systèmes DAM peuvent faciliter la distribution de fichiers numériques sur divers canaux, tels que les sites Web, les plateformes de réseaux sociaux ou les supports marketing, tout en maintenant le contrôle des droits d’accès et d’utilisation.

Chapitre 4

Bonnes pratiques en matière de logiciel DAM

La gestion des ressources numériques implique d’organiser, de protéger et de maximiser la valeur de vos biens numériques tels que les fichiers, les documents, les médias, etc. Et il y a des façons d’en tirer le meilleur parti. Voici quelques étapes pour une gestion efficace des ressources de contenu :

  1. Réaliser un audit des ressources : Effectuer une évaluation complète des ressources de votre marque vous permet de découvrir les différents fichiers au sein de votre organisation, de comprendre les formats de fichiers utilisés et d’obtenir des informations sur leur utilisation tout au long du processus de production de contenu.
     
    Que vous envisagiez la mise en œuvre d’un logiciel DAM ou que vous en ayez déjà un en service, la réalisation d’un audit revêt la même importance. Il vous permet d’identifier les causes potentielles des défis de gestion des ressources numériques et de déterminer les solutions les plus efficaces.
     
    Cette évaluation peut impliquer d’améliorer le système existant pour mieux s’adapter aux nouveaux formats de fichiers ou d’affiner les procédures de tag et de métadonnées pour améliorer la découverte des fichiers dans toute l’entreprise. 
     
  2. Tirer parti des rôles et des autorisations pour rationaliser le processus : La solution DAM soutient une stratégie de marque complète qui implique la collaboration de plusieurs services pour gérer et superviser les ressources simultanément, favorisant ainsi une collaboration remarquable entre les membres de l’équipe. Cependant, cette approche présente également un inconvénient. Avec un accès illimité pour tout le monde, des erreurs peuvent se produire, telles que l’écrasement de fichiers, des erreurs de placement ou un étiquetage incorrect.
     
    Heureusement, la plupart des plateformes DAM offrent la possibilité d’attribuer des rôles et des autorisations, ce qui permet un contrôle précis des privilèges d’accès.
     
  3. Collaborez dans votre DAM : L’utilisation d’une solution DAM offre un avantage considérable en permettant la collaboration contextuelle. Plutôt que de dépendre de longs échanges d’e-mails, tirez parti des fonctionnalités de collaboration inhérentes à votre système de gestion des ressources numériques pour engager des discussions en temps réel sur les ressources tout au long de leurs étapes de développement, d’édition et d’utilisation.
     
  4. Définir des conventions de dénomination : La façon dont vous nommez vos fichiers dans votre système de gestion des ressources numériques peut avoir un impact considérable sur la productivité de l’équipe. Avec une convention de dénomination structurée et un processus unifié utilisé dans toute l’entreprise, votre solution DAM peut aider à soulager les goulets d’étranglement de contenu et servir de ressource précieuse pour les équipes en permettant une visibilité et une récupération efficace des ressources.
     
    Votre convention de nommage de fichiers spécifique doit correspondre à vos workflows, aux types de contenu que vous créez et aux pratiques de nommage utilisées dans d’autres systèmes. Néanmoins, il doit prioriser la clarté et la compréhensibilité des noms de fichiers. Cela garantira qu’il est facile de comprendre quelle ressource est la plus récente et pertinente pour un projet donné.
     
  5. Créer des normes pour les métadonnées : Nous ne saurions trop insister sur l’importance des métadonnées dans un système DAM. C’est l’élément crucial qui peut déterminer le succès ou l’échec de l’ensemble de votre stratégie de gestion de ressources. Lorsque les ressources sont correctement identifiées, elles sont facilement détectables et accessibles à vos équipes.
     
    Cependant, même une petite erreur dans la définition des métadonnées peut rendre un fichier non traçable et créer des problèmes pour les projets qui s’y basent. Pour éviter de tels problèmes, il est nécessaire d’établir des normes pour différents champs de métadonnées. Cela inclut la spécification des exigences en matière de métadonnées pour divers formats de fichiers et la détermination de la langue appropriée à utiliser lors du remplissage de ces champs.
     
    En mettant en œuvre ces normes, vous pouvez garantir la cohérence de toutes les métadonnées. Par conséquent, les équipes n’auront plus besoin d’adopter différentes approches pour localiser les ressources, ce qui rationalisera le processus pour toutes les personnes impliquées.
     
  6. Examinez et désencombrez régulièrement : Examinez régulièrement vos ressources numériques et supprimez ou archivez tous les fichiers inutiles ou obsolètes. Cela vous aide à organiser votre stockage numérique et à réduire le risque d’atteinte aux données ou d’espaces de stockage encombrés.
     
  7. Gérer les droits d’auteur dans DAM : Bien que toutes les ressources ne nécessitent pas de modèles de licence, il est probable que votre entreprise utilise certains visuels, tels que des photos de stock gérées par des droits, ou d’autres fichiers nécessitant des modèles de licence. Si ces ressources sont consultées et utilisées par d’autres services ou intégrées dans des campagnes sans les droits appropriés, cela peut entraîner des problèmes juridiques potentiels. Heureusement, de nombreuses plateformes de gestion des ressources numériques offrent la possibilité de gérer directement les droits d’auteur dans le système.
     
  8. Gagnez du temps et éliminez les erreurs grâce à l’automatisation : Les erreurs humaines de base posent de nombreux défis dans la gestion des ressources numériques. Lorsqu’un fichier est mal placé ou mal identifié, l’ensemble du système commence à se détériorer. Cependant, les erreurs sont inévitables, car il est facile d’ignorer des métadonnées spécifiques ou des fichiers mal nommés pendant le processus de téléchargement.
     
    Heureusement, il y a une solution. Vous pouvez minimiser le risque d’erreur humaine en automatisant divers aspects de la gestion des ressources numériques et de la production de contenus. De plus, l’utilisation de la DAM peut améliorer l’efficacité de votre équipe en automatisant des tâches telles que la conversion d’images dans différents formats de fichier ou la distribution de contenu sur plusieurs canaux, ce qui permet de gagner encore plus de temps.
     
  9. Restez informé : Restez au fait des dernières tendances, technologies et meilleures pratiques en matière de gestion des ressources numériques. De nouveaux outils et services émergent régulièrement, il est donc essentiel de rester informé pour optimiser vos processus de gestion.

Chapitre 5

Débloquez le pouvoir de la gestion des ressources numériques

N’oubliez pas que les spécificités de la gestion des ressources numériques peuvent varier en fonction de vos besoins individuels et du type de ressources que vous possédez. Il est important d’adapter ces directives générales à votre situation.

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