Una delle cose belle del nostro mondo digitale è che tutti possono contribuire alla creazione di contenuti.

Se sei un'azienda più grande, potresti avere team in diverse regioni che creano articoli per il tuo blog aziendale. Oppure puoi distribuire le comunicazioni in più aree geografiche. Anche le piccole aziende creano quantità incredibili di contenuti oggi, ma non sempre nel modo più efficiente.

Più risorse digitali ha un'azienda e più clienti o dipendenti deve raggiungere, maggiore è il rischio che i contenuti non siano gestiti in modo corretto e maggiore è il fardello finanziario.

Una strategia solida che ruota attorno alla centralizzazione dei contenuti può essere fondamentale per risolvere questo problema. Può ridurre l'amministrazione e la ridondanza e aiutare i content manager ad assumere il controllo di ciò che può diventare rapidamente caotico.

Una piattaforma di gestione delle risorse digitali (DAM) è uno strumento essenziale per la tua strategia di centralizzazione.

La sfida dei contenuti decentralizzati

Se i contenuti non sono gestiti centralmente, è facile creare un vero disordine improduttivo.

I processi di contenuti separati portano a una mancanza di visibilità su ciò che è già stato creato e da chi. Possono anche rendere difficile individuare le risorse disponibili per l'uso, quelle che potrebbero aver bisogno di modifiche o aggiornamenti e quali devono essere eliminate completamente.

Pensa alla rapidità con cui il controllo della versione può sfuggire al controllo quando invii documenti come allegati, invece di modificarli in un'unità condivisa o in una cartella di archiviazione in cloud. Si rischia di duplicare gli sforzi, vincolare risorse e persino perderne.

Può persino diventare difficile determinare la versione definitiva di una risorsa, con conseguenti errori potenzialmente costosi o inserendo contenuti di contenuti di bassa qualità.

I vantaggi della centralizzazione dei dati 

Queste barriere cadono quando la creazione, l'archiviazione e la gestione dei contenuti sono centralizzate all'interno di un DAM.

L'utilizzo di un DAM aumenta esponenzialmente la velocità dei contenuti, ovvero la quantità di contenuti utili che sei in grado di offrire in un determinato periodo di tempo. Se sei passato dalla consegna di pagine web attraverso un semplice sistema di gestione dei contenuti a una architettura headless supportata da un DAM, avrai la sensazione di aver accelerato da zero a 100 a velocità vertiginosa.

È molto semplice: più supervisione significa meno sovrannumeri.

In altre parole, se sai esattamente quali contenuti hai a disposizione, comprendi i canali su cui viene pubblicato e come vengono utilizzati, dovrai dedicare meno tempo alla creazione di contenuti ridondanti per colmare le lacune nella tua strategia omnicanale.

Prendi l'esempio: hai creato una breve guida in formato PDF che hai pubblicato sul tuo sito web e promosso sui social media. E le analisi semplici rivelano che sta ricevendo molta attenzione. Fantastico!

Tuttavia, dopo che la corsa iniziale è svanita, un cambio di direzione o un nuovo evento sul mercato richiede di portare la guida (o qualcosa di simile) all'attenzione di un nuovo segmento.

Un'azienda con un'infrastruttura di contenuti decentralizzata probabilmente perderà tempo e budget dedicato al marketing per ricreare questa guida e le pagine associate da zero. Potrebbe dover cercare nuove immagini, pagare più diritti e dedicare tempo all'organizzazione di nuove promozioni multicanale.

Le aziende dotate di un'infrastruttura di contenuti centralizzata saranno in grado di trovare questa guida e i contenuti correlati sul loro DAM (magari anche con l'uso della ricerca potenziata dall'IA), implementare piccole modifiche dove necessario e poi ripubblicare la guida aggiornata in pochissimo tempo.

Non dovrai più preoccuparti del controllo della versione o della ricerca di vecchi asset in sistemi di cartelle ingombranti. Sarà questa azienda centralizzata a ricevere gli aggiornamenti più rapidamente, tenendo il passo con le aspettative dei clienti.

Questa attività beneficerà anche di un maggiore controllo sulla messaggistica. Quando tutti in un'azienda hanno accesso alle risorse approvate, tutti possono rimanere a bordo.

Nel complesso, un DAM consente alle aziende di fornire messaggi più coerenti, più rapidamente e probabilmente più economici. Elimina i colli di bottiglia che spesso frustrano l'offerta di contenuti. E alla fine anche il cliente ha vissuto un'esperienza migliore.

Cosa cercare in un DAM

Un DAM davvero potente sarà in grado di fornire

  • Informazioni sulle risorse (inclusi l'accesso degli autori, le modifiche e così via)
  • Gestione dei diritti di utilizzo e delle autorizzazioni
  • Analisi dei contenuti (per rivelare la forza dei contenuti pubblicati)
  • Integrazioni con CMS headless
  • Strumenti di IA come l'auto-tagging e i miglioramenti della ricerca.

Naturalmente, non ci sarà mai una soluzione unica per tutte le aziende. Assicurati di selezionare il giusto partner tecnologico a sedonda delle dimensioni della tua azienda, della strategia dei contenuti, della portata geografica e degli obiettivi futuri.

Esempi di DAM in azione

Recentemente, una delle principali case automobilistiche europee ha implementato Sitecore Digital Asset Management, una componente chiave di Sitecore Content Hub™.

Questo produttore produce migliaia di risorse ogni giorno, per una base di clienti che copre diverse aree geografiche. Implementando Sitecore DAM, questa azienda non solo ha creato un unico archivio di risorse centralizzato e una soluzione di gestione dei progetti per il marketing orientato ai contenuti, ma è anche stata in grado di:

  • Gestire di oltre 1 milione di asset tra 860 utenti attivi
  • Ridurre i tempi di elaborazione delle app da 83 giorni a 33
  • Ridurre il tempo di elaborazione della stampa da 58 giorni a 40
  • Ridurre i costi di traduzione del 60%
  • Aumentare la soddisfazione dei clienti

Questa storia di successo dimostra semplicemente come un DAM può centralizzare e semplificare tutti i tipi di processi di contenuti e offrire risparmio dove è più importante.

Oltre il DAM

Centralizzare le risorse digitali è solo l'inizio. Adottando questo approccio si ottengono moltissimi vantaggi, ma andando oltre il DAM si può aumentare l'impatto.

Ad esempio, puoi utilizzare Content Hub per la pianificazione, la produzione, la collaborazione e la gestione dei contenuti, ottimizzando ulteriormente i flussi di lavoro per aumentarne l'agilità.

In ogni caso, eliminare i compartimenti stagni e riunire risorse e processi sotto un unico tetto servirà solo per eliminare le ridondanze, aumentare l'agilità dei contenuti e risparmiare sui costi.

Jose Santa Ana è Product Marketing Director in Sitecore. Collegati con lui su LinkedIn