Guida alla migrazione del CMS

Di seguito ti illustriamo le fasi fondamentali per una migrazione del CMS vincente. Ma innanzitutto, scopriamo il motivo per cui i contenuti sono vitali nell'odierno panorama imprenditoriale competitivo e incentrato sul cliente e perché una migrazione del CMS può essere utile. Prendi in considerazione i seguenti punti:

• Il 70% delle persone preferisce conoscere un brand attraverso un articolo rispetto a una pubblicità.
• La crescita del traffico sul sito, anno su anno, è superiore del 780% per i leader del content marketing rispetto ai follower.
• Il 47% dei clienti legge da 3 a 5 contenuti prima di interagire con un'azienda.
• Il 74% delle aziende afferma che il content marketing sta aumentando la qualità e la quantità di lead.
• Il content marketing costa il 62% in meno rispetto al marketing tradizionale, ma genera circa il 300% in più di lead
• Il 68% dei clienti ha un'opinione più positiva nei confronti di un'azienda dopo averne visualizzato i contenuti.

Chiaramente, i contenuti giocano un ruolo significativo nel successo di un'azienda, sia a breve sia a lungo termine. Tuttavia, il principale ostacolo correlato ai contenuti che alcune aziende devono affrontare non è legato alla qualità o al volume dei post del blog, degli articoli, dei video, delle infografiche o di altri tipi di contenuti, ma è radicato, piuttosto, nel loro sistema di gestione dei contenuti (CMS) esistente.

In particolare, ecco alcuni dei problemi più comuni legati al CMS che le aziende affrontano:

• Eccessivi tempi di inattività del server
• Velocità del sito web ridotta
• Impossibilità di gestire grandi volumi e picchi improvvisi di traffico
• Mancanza di usabilità e scarsa facilità d'uso
• Assenza di integrazione con altri strumenti e sistemi dell'ambiente
• Funzionalità e caratteristiche limitate
• Opzioni di personalizzazione e distribuzione limitate
• Vulnerabilità di sicurezza
• Mancanza di supporto da parte dei fornitori

Se la tua azienda si trova ad affrontare uno, alcuni o tutti questi ostacoli, la migrazione del tuo CMS a una soluzione superiore è una decisione opportuna. Il resto di questa guida offre liste di controllo e consigli per la pre-migrazione, la migrazione e la post-migrazione. Esamineremo anche alcuni problemi SEO che si possono verificare dopo la migrazione e spiegheremo come risolverli.

Come si dice, “la mancanza di pianificazione è un piano per fallire”. Ovviamente, questa saggezza non si ispira a un'esperienza di migrazione del CMS non riuscita, ma sicuramente la si può applicare anche a questo contesto. Ecco una lista di controllo per la pre-migrazione utile a garantire che la migrazione del CMS risulti semplice e non problematica:

Attività 1: Creare il team

Un team competente, esperto e collaborativo è essenziale per eseguire con successo la migrazione del CMS. Il tuo team deve essere composto da un responsabile di progetto e da rappresentanti dei reparti IT e marketing, da dirigenti senior e da qualsiasi altro stakeholder che utilizzerà il CMS.

Attività 2: Eseguire una verifica dei contenuti

Dopo aver costituito il team, in modo organizzato e tipicamente in piccoli gruppi sulla base delle aree di competenza, chiedi loro di eseguire una verifica per individuare i contenuti rilevanti che dovrebbero essere inclusi nella migrazione e le risorse irrilevanti oppure obsolete che dovrebbero essere eliminate. 

Come parte di questo processo, dovrai anche controllare il tuo sito web e tutti i sottodomini per ottenere un quadro completo di tutti gli URL, i link, i reindirizzamenti, i metadati e così via. Tieni presente che un controllo completo dei contenuti è un compito importante, oltre che cruciale. 

Attività 3: Eseguire una valutazione dei dati

Eseguire una valutazione dei dati significa considerare i costi, le tempistiche e i rischi stimati associati alla migrazione pianificata del CMS. Durante questo processo, è importante lavorare a stretto contatto con il fornitore o i fornitori del CMS, al fine di valutare i principali problemi, come i tempi di inattività previsti.  

Attività 4: Creare un piano preliminare

Utilizza le informazioni raccolte nelle tre attività precedenti per creare un piano preliminare. Assicurati di individuare un percorso critico, ovvero la sequenza più lunga di attività che devono essere completate in tempo affinché la migrazione del CMS si concluda entro la data stimata. 

Utilizza il software di gestione del progetto per tenere informati tutti i membri del team e per condividere il piano su una piattaforma centralizzata. Tieni presente che si tratta di un piano preliminare. Anche se desideri che sia robusto, verrà aggiornato prima di effettuare la migrazione. 

Attività 5: Valutare i fattori di sicurezza

Individua e gestisci tutte le considerazioni sulla sicurezza richieste, come l'allineamento della migrazione del CMS alle attuali normative di conformità. Si consiglia vivamente di ottenere l'approvazione ufficiale da parte di tutti gli stakeholder, interni ed esterni. Trascurare i dettagli e i requisiti di sicurezza può comportare problemi e costi significativi in futuro.   

Attività 6: Procurarsi tutti gli strumenti necessari

Decidi quali aspetti della migrazione del CMS saranno gestiti automaticamente o manualmente e procurati gli strumenti necessari per ciascun aspetto del progetto. In generale, l'automazione della migrazione dei contenuti è consigliata per database, documenti e librerie multimediali di grandi dimensioni. Il fornitore del CMS dovrebbe fornire indicazioni e consigli pratici in quest'area.  

Attività 7: Affinare il piano

A questo punto dovresti avere una solida comprensione di come sarà realizzata la migrazione del CMS, inclusi costi, tempistiche e rischi. Utilizza queste informazioni per affinare il piano e condividerlo con tutti gli stakeholder rilevanti, interni ed esterni. Se rilevi delle lacune nel tuo piano, affronta subito questi problemi. Un vecchio detto, saggio e molto adatto all'ambito della gestione dei progetti, ricorda che: “un'ora di pianificazione fa risparmiare un giorno di correzioni”. (In alcuni casi potrebbe anche essere una settimana!)

Una volta completate tutte le attività della fase di pre-migrazione, puoi procedere e concentrarti sull'aspetto più importante, e anche più impegnativo, della migrazione del CMS: il trasferimento dei dati. Utilizza la seguente lista di controllo per aiutare il tuo team a superare con successo questa fase critica: 

Attività 1: Analizzare le variazioni nell'architettura dei dati

In un mondo perfetto, il tuo vecchio CMS e il nuovo utilizzerebbero esattamente la stessa architettura dei dati. Ma non viviamo in un mondo perfetto. Anche se entrambe le soluzioni sono simili, ci saranno inevitabilmente delle differenze. 

Mappando i dati dal CMS di origine a quello di destinazione, è possibile apportare proattivamente modifiche ad aspetti quali la formattazione e gli attributi di campo. Inoltre, si consiglia di effettuare una migrazione di prova con un ampio campione di dati per individuare eventuali problemi di incomparabilità. Come risultato di questa analisi, potresti voler rimuovere dati o contenuti che altrimenti rallenterebbero la migrazione del CMS.

Attività 2: Creare una serie di piani di emergenza

Anche le migrazioni dei CMS (presumibilmente) più semplici e dirette possono risultare complicate, soprattutto se esistono centinaia o migliaia di risorse da spostare dal CMS originario a quello nuovo. Per evitare che potenziali insidie e battute d'arresto diventino problemi o catastrofi gravi, crea una serie di piani di emergenza associati a molteplici scenari ipotetici. 

Idealmente, non dovrai fare affidamento su alcun piano di riserva. Tuttavia, in caso ti succeda — ed è probabile che sia così in una certa misura — il tempo e l'impegno che il tuo team dedica a questo compito saranno ben ripagati. Può anche fare la differenza tra una migrazione del CMS che viene ricordata per tutti gli aspetti positivi e una invece per tutti quelli negativi!

Attività 3: Effettuare il backup dei contenuti

Anche se ogni attività nella lista di controllo è importante, questa è assolutamente essenziale. È necessario effettuare il backup di tutti i dati e dei contenuti prima della migrazione, e archiviarli in un luogo sicuro e accessibile. Anche se (speriamo) durante la migrazione queste informazioni non ti serviranno, potresti averne bisogno in futuro, una volta completato il progetto.  

Attività 4: Eseguire la migrazione

Grazie all'impegno profuso dal tuo team fino a questo punto, incluse tutte le attività di pre-migrazione, ora puoi procedere con il trasferimento dei dati. Siccome è probabile che dovrai gestire un grande volume di dati, automatizzare il processo con un software di migrazione o script su misura lo renderà più rapido ed eliminerà gli errori umani. Indipendentemente dal metodo e dalle tecnologie impiegati, assicurati che siano stati tutti testati correttamente (come consigliato in precedenza in questa lista di controllo). 

Punti salienti: Per evitare che potenziali insidie e battute d'arresto diventino problemi o catastrofi gravi, crea una serie di piani di emergenza associati a molteplici scenari ipotetici.

Anche se il trasferimento dei dati è completo, la migrazione del CMS non è terminata. Ma non ti preoccupare, se tutto è andato secondo i piani, manca poco al traguardo. Ecco una lista di controllo per aiutare il tuo team a concludere il progetto: 

Attività 1: Verificare l'accuratezza e l'integrità dei dati

Esamina i dati per individuare e risolvere eventuali errori di formattazione. (Nota: è qui che l'analisi delle variazioni nell'architettura dei dati prima della migrazione ripaga!) Dovresti anche testare i contenuti per verificare l'integrità dei dati.  

Attività 2: Monitorare e ottimizzare

Dopo il completamento della migrazione del CMS, è solo questione di tempo (minuti, ore, giorni o al massimo settimane), prima che si verifichino problemi. Ad esempio, potresti trovarti improvvisamente ad affrontare una serie di errori di scansione, oppure i tempi di caricamento di una pagina/dell'elemento di una pagina potrebbero essere più lenti del previsto. 

La cattiva notizia è che questi problemi sono inevitabili, indipendentemente da quanto sia solido e sviluppato il piano di migrazione, o da quanto sia efficace e potente la tecnologia. La buona notizia è che puoi risolvere questi problemi non appena si manifestano. Per rendere questo processo efficiente e di successo, definisci un programma di controllo qualità costante, completo di standard e protocolli di reporting. 

Attività 3: Smantellare il vecchio CMS

Una volta che il nuovo CMS funziona in modo corretto — dopo aver affrontato tutti i problemi inevitabili e gli errori che emergono tipicamente entro le prime due settimane dal trasferimento — puoi arrestare il vecchio CMS. Come parte di questo processo, dovrai anche adeguare eventuali processi di flusso di lavoro preesistenti, affinché siano allineati con il nuovo CMS.

Attività 4: Formare gli utenti finali

Dovrai anche istruire gli utenti finali su come utilizzare il nuovo CMS. Ricorda che, per alcune persone, il cambiamento di qualsiasi tipo, anche quello positivo, è stressante, perché comporta l'apprendimento di nuovi metodi e regole. Armati di pazienza e positività e metti a disposizione risorse, ad es. guide introduttive, video esplicativi, articoli sulle prassi migliori e così via.

L'impatto della SEO sulla migrazione di un CMS non è una questione di “se”, ma piuttosto di “quanto”. Fortunatamente, esistono alcune tattiche sicure (conformi alle indicazioni di Google) che possono aiutarti a mantenere i tuoi posizionamenti preesistenti per parole chiave importanti. Potrebbero persino aiutarti a migliorarli. 

Tieni presente che per tutte le seguenti tattiche ti suggeriamo di lavorare a stretto contatto con esperti che comprendono le complessità e le sfumature della SEO. Se non disponi di queste competenze internamente, è consigliabile collaborare con un partner o un'azienda esterna che ti aiuterà a evitare di commettere eventuali errori costosi.

Confronta le tue analisi

Prima di migrare il CMS, salva e confronta i dati di Google Analytics per poter effettuare un confronto prima-dopo. Questo può servire a individuare e risolvere qualsiasi problema relativo alla SEO che concorre alla riduzione del traffico e dei tassi di conversione. Tra i parametri principali su cui concentrarsi vi sono:

• Tempo medio di caricamento delle pagine
• Durata media della sessione
• Tasso medio di pagine per sessione
• Fonti di traffico organico
• Fonti di traffico referral
• Tasso di rimbalzo

Inoltre, tieni presente che se riscontri problemi significativi di indicizzazione dopo la migrazione, ciò potrebbe essere dovuto al file robots.txt sul tuo nuovo sito web che blocca l'accesso ai crawler. Fortunatamente, la soluzione a questo problema è facile e veloce.

Nota: dai un'occhiata ai parametri principali per misurare l'efficacia del tuo content marketing.

Monitora tutti gli URL

Se stai modificando il tuo URL — e molto probabilmente lo farai — allora dovrai inviare la mappa del sito di quello vecchio e anche del nuovo. Ciò migliorerà la scoperta dei reindirizzamenti 301, che a loro volta accelerano la scansione e l'indicizzazione del nuovo sito web. Si consiglia di scansionare il vecchio sito web prima della migrazione. Quindi scansiona il tuo nuovo sito web dopo la migrazione (e dopo aver corretto eventuali link interrotti o reindirizzamenti errati).

Esamina e correggi gli elementi SEO sul sito

Dopo la migrazione del CMS, dovresti esaminare i vari elementi SEO, prestando particolare attenzione alle pagine importanti che dovrebbero generare traffico significativo. Concentrati sui seguenti elementi che sono i componenti principali del puzzle SEO sul sito:

• Tag H1, H2 e H3
• Titolo
• Meta descrizioni (sebbene non influiscano direttamente sul posizionamento dei motori di ricerca, possono influenzare il tasso dei click e le conversioni)
• URL
• Contenuto del body

La migrazione del CMS è un'attività importante. Tuttavia, ciò non significa che debba essere rischiosa o scoraggiante. Utilizza le liste di controllo e le linee guida SEO indicate in precedenza per affrontare le fasi di pre-migrazione, migrazione e post-migrazione. 

Con il team, gli strumenti, le tattiche e la tecnologia adeguati, la migrazione del CMS avrà successo e la tua azienda si troverà in un contesto in cui offrire i contenuti giusti, alle persone giuste, al momento giusto e attraverso i punti di contatto giusti non è più una bella cosa da avere, ma una missione fondamentale.