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Come gestire le risorse digitali

Scopri come sfruttare appieno il potenziale di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) basato sul cloud e ricavare il massimo ROI dai tuoi contenuti

CAPITOLO 1

Inizia a migliorare il ROI e l'efficienza dei contenuti

Ti stai chiedendo perché alcuni brand eccellono nella gestione delle loro risorse digitali in una maniera più efficace rispetto a quanto riesci a fare tu? Un motivo potrebbe essere il fatto che sfruttano appieno il potenziale del loro sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) basato sul cloud.

Sebbene molte aziende impieghino il DAM, soltanto poche implementano le prassi migliori. In questo articolo prenderemo in considerazione i consigli essenziali che ti aiuteranno a ricavare il massimo ROI dal tuo DAM.

Prima però, parliamo di alcune nozioni di base.

Capitolo 2

Cos'è il DAM?

Il DAM è un sistema che consente alle organizzazioni di archiviare, organizzare, recuperare e distribuire le risorse digitali in modo efficiente. Tra le risorse digitali ci possono essere immagini, video, documenti, file audio e altri tipi di supporti.

Un sistema DAM fornisce ai brand un archivio centralizzato in cui le risorse digitali possono essere archiviate, taggate con metadati e indicizzate per una facile ricerca e recupero. Aiuta le aziende a gestire le proprie risorse digitali durante l'intero ciclo di vita della gestione dei contenuti, dalla creazione e modifica all'archiviazione o all'eliminazione.

Secondo un recente rapporto di Facts & Factors, la dimensione del mercato globale della gestione delle risorse digitali (DAM) ha raggiunto circa 4,12 miliardi di dollari nel 2022 e si prevede che sarà pari a circa 9,12 miliardi entro il 2030.

Capitolo 3

Perché l'utilizzo di un DAM semplifica la gestione delle risorse digitali

Un sistema DAM può aiutare considerevolmente il tuo marchio a migliorare i processi del flusso di lavoro e ad aumentare il ROI del marketing complessivo grazie alle sue funzionalità chiave:

  • Archiviazione centralizzata: con il DAM puoi accedere facilmente a tutti i file creativi grazie a un'unica posizione di archiviazione.
  • Organizzazione e metadati: le risorse possono essere organizzate in categorie, cartelle o raccolte e arricchite con metadati descrittivi, ad es. parole chiave, tag e informazioni sul copyright. Ciò garantisce una ricerca e un recupero efficienti delle risorse.
  • Controllo della versione: i sistemi DAM spesso includono funzionalità di gestione delle versioni, che consentono agli utenti di tracciare e gestire diverse versioni delle risorse, assicurando così che la versione più recente sia sempre disponibile.
  • Collaborazione e flusso di lavoro: grazie alle varie funzionalità di collaborazione del DAM, è più facile per i vari reparti, come i team di vendita o marketing, collaborare sulle risorse, condividere feedback e seguire specifici flussi di approvazione.
  • Gestione dei diritti: con il supporto del DAM, è possibile gestire i diritti e le autorizzazioni associati ai contenuti digitali, garantendo la conformità alle leggi sul copyright e agli accordi di licenza.
  • Distribuzione e pubblicazione: i sistemi DAM possono facilitare la distribuzione di file digitali ai vari canali, come siti web, piattaforme di social media o materiali di marketing, mantenendo al contempo il controllo sui diritti di accesso e di utilizzo.

Capitolo 4

Le prassi migliori per il software DAM

La gestione delle risorse digitali implica l'organizzazione, la protezione e la massimizzazione del valore dei tuoi beni digitali quali file, documenti, supporti multimediali e non solo. Ed esitono modi per trarne il meglio. Ecco alcune fasi per una gestione efficace delle risorse di contenuti:

  1. Condurre un audit delle risorse: condurre una valutazione completa delle risorse del tuo marchio ti consente di scoprire i vari file disponibili nella tua azienda, essere consapevoli dei formati di file utilizzati e ottenere informazioni sul loro uso durante l'intero processo di produzione dei contenuti.
     
    Indipendentemente dal fatto che tu stia considerando l'implementazione di un software DAM o che tu lo stia già impiegando, l'esecuzione di un audit assume la stessa importanza. Consente di individuare le potenziali cause delle sfide nella gestione delle risorse digitali e di trovare le soluzioni più efficaci.
     
    Questa valutazione può comportare il potenziamento del sistema esistente per adattarlo meglio ai nuovi formati di file o il perfezionamento delle procedure di tagging e metadati per migliorare la reperibilità dei file in tutta l'azienda. 
     
  2. Sfruttare i ruoli e le autorizzazioni per semplificare il processo: il DAM supporta una strategia della marca completa che coinvolge più reparti che collaborano per gestire e supervisionare le risorse contemporaneamente, promuovendo una rilevante collaborazione tra i membri del team. Tuttavia, anche questo approccio presenta uno svantaggio. Se l'accesso è libero a tutti, possono verificarsi errori, come la sovrascrittura dei file, l'errato posizionamento o l'etichettatura sbagliata.
     
    Fortunatamente, la maggior parte delle piattaforme DAM offre la possibilità di assegnare ruoli e autorizzazioni, garantendo un controllo preciso sui privilegi di accesso.
     
  3. Collaborare all'interno del DAM: l'utilizzo di una soluzione DAM, grazie alla collaborazione contestuale, offre un vantaggio significativo. Invece di dipendere da lunghi scambi di e-mail, sfrutta le funzionalità di collaborazione intrinseche del tuo sistema di gestione delle risorse digitali per partecipare a discussioni in tempo reale relative alle risorse durante le fasi di sviluppo, modifica e utilizzo.
     
  4. Definire le convenzioni di denominazione: il modo in cui si nominano i file all'interno del sistema di gestione delle risorse digitali può avere un grande impatto sulla produttività del team. Con una convenzione di denominazione strutturata e un processo unificato utilizzato in tutta l'azienda, il DAM può contribuire a superare gli ostacoli relativi ai contenuti e fungere da risorsa preziosa per i team, garantendo una visibilità e un recupero efficienti delle risorse.
     
    La specifica convenzione di denominazione dei file deve essere in linea con i flussi di lavoro, i tipi di contenuti creati e le pratiche di denominazione utilizzate in altri sistemi. Ciononostante, si dovrebbe dare priorità alla chiarezza e alla comprensibilità dei nomi dei file. In questo modo sarà facile capire qual è la risorsa più recente e rilevante per un determinato progetto.
     
  5. Creare standard per i metadati: l'importanza di proteggere i tuoi dati e i sistemi non può essere sopravvalutata. È l'elemento cruciale che può determinare il successo o il fallimento dell'intera strategia di gestione delle risorse. Quando le risorse sono opportunamente taggate, diventano facilmente reperibili e accessibili ai team.
     
    Tuttavia, anche un piccolo errore nella definizione dei metadati può rendere un file irreperibile e creare problemi per i progetti che si basano su di esso. Per evitare tali problemi, è necessario stabilire standard per i diversi campi di metadati. Ciò significa specificare i requisiti dei metadati per i vari formati di file e determinare il linguaggio appropriato da utilizzare quando si compilano questi campi.
     
    Implementando tali standard, è possibile garantire la coerenza in tutti i metadati. Di conseguenza, i team non dovranno più adottare approcci diversi per localizzare le risorse, snellendo il processo per tutti i soggetti coinvolti.
     
  6. Rivedere e fare ordine regolarmente: esamina periodicamente le tue risorse digitali e rimuovi o archivia qualsiasi file non necessario oppure obsoleto. Questa attività contribuisce a mantenere organizzato l'archivio digitale e riduce il rischio di violazioni dei dati o di spazi di archiviazione caotici.
     
  7. Gestire i diritti d'autore all'interno del DAM: sebbene non tutte le risorse richiedano licenze, è probabile che la tua azienda utilizzi alcuni elementi visivi, quali archivi fotografici soggetti a diritti o altri file che richiedono licenze. L'accesso e l'utilizzo di queste risorse da parte di altri reparti o l'integrazione in campagne senza i diritti appropriati potrebbe comportare potenziali problemi legali. Fortunatamente, numerose piattaforme di gestione delle risorse digitali offrono la possibilità di gestire direttamente i diritti d'autore all'interno del sistema.
     
  8. Risparmiare tempo ed evitare errori con l'automazione: numerose sfide nella gestione delle risorse digitali derivano da errori umani di base. Quando un file vien mal posizionato o taggato erroneamente, l'intero sistema inizia ad alterarsi. Tuttavia, gli errori sono inevitabili, in quanto è semplice trascurare metadati specifici o nominare file errati durante il processo di caricamento.
     
    Fortunatamente c'è una soluzione. Automatizzando vari aspetti della gestione delle risorse digitali e della produzione di contenuti, puoi minimizzare il rischio di errore umano. Inoltre, l'utilizzo del DAM può migliorare l'efficienza del tuo team automatizzando attività come la conversione delle immagini in diversi formati di file o la distribuzione dei contenuti su più canali, con un ulteriore risparmio di tempo.
     
  9. Rimanere al passo: rimani al passo sulle ultime tendenze, tecnologie e prassi migliori nella gestione delle risorse digitali. Nuovi strumenti e servizi spuntano regolarmente, quindi è essenziale rimanere aggiornati per ottimizzare i processi di gestione.

Capitolo 5

Scopri il potere della gestione delle risorse digitali

Ricorda che le specifiche della gestione delle risorse digitali possono variare in base alle esigenze individuali e al tipo di risorse di cui disponi. È importante adattare queste linee guida generali al tuo contesto.

Il DAM è l'elemento mancante del tuo team del marketing digitale. Scopri di più su Sitecore Content Hub DAM oggi stesso.

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