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Gestione delle operazioni sui contenuti

Che cos'è la gestione delle risorse digitali?

Scopri come una soluzione DAM può aiutare la tua azienda ad assumere un controllo migliore sulle risorse, ospitandole in un'unica posizione centralizzata.

CAPITOLO 1

DAM 101: cos'è una risorsa digitale?

Tra le risorse digitali sono inclusi foto, grafici, layout, file creativi, file audio, animazioni, file sorgente e altro. Tutti i tipi di file in cui sono disponibili i tuoi contenuti digitali: sono tutte risorse digitali che devi organizzare in modo infallibile.

Cos'è quindi il Digital Asset Management?

Il Digital Asset Management (DAM) è un software che archivia tutte le risorse digitali aziendali in un'unica posizione. Rappresenta “l'unica fonte di verità” in cui i team possono trovare tutte le risorse multimediali create per il brand, facilitando l'indicizzazione, la categorizzazione e la ricerca di vari formati di file su più attributi per trovare rapidamente quello giusto.

Inoltre, aiuta gli utenti ad automatizzare i flussi di lavoro, a impostare le date di scadenza per le licenze delle risorse e ad associare le informazioni di gestione dei metadati e dei diritti digitali (DRM), a modificare, scaricare o eliminare i file digitali a gruppi e a condividere link di download sicuri con utenti esterni. Queste sono solo alcune delle funzionalità che dovresti aspettarti in un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM).

Capitolo 2

Sai dove si trovano le tue risorse digitali?

Domanda a sorpresa: quante risorse digitali di marketing possiede la tua azienda e dove si trovano?

Con così tanto materiale da gestire e così tante opzioni tecnologiche per archiviarlo, è fin troppo facile fare un buco nell'acqua quando qualcuno ti chiede la grafica di quel packaging inviata via e-mail qualche settimana fa, oppure era tramite un servizio di condivisione file basato su cloud?

Dalle foto ai video, dai modelli ai file 3D archiviati su laptop, dischi rigidi esterni o sul cloud, le aziende con ampie librerie di contenuti di media digitali spesso faticano a tenere tutto sotto controllo. Disporre di varie versioni di risorse in luoghi diversi può causare una duplicazione di attività, nonché una seria perdita di tempo per i team delle vendite, i project manager e i membri di altri team.

Gestione delle risorse digitali alla riscossa

Una soluzione di gestione delle risorse digitali (DAM) contribuisce a portare armonia in tutte le discordanze digitali e a porre fine a un'insidiosa perdita di tempo, spesso con il supporto dell'intelligenza artificiale. Solitamente sotto la responsabilità del team marketing, una soluzione DAM funge da unico punto di raccolta e archiviazione per tutti i file sorgente, immagini, video, grafica, layout, documenti e altro sparsi in giro.

Inoltre, il DAM crea un ecosistema che supporta la collaborazione tra tutti i dipendenti e gli altri stakeholder, in quanto consente di definire le gerarchie dei ruoli e le autorizzazioni degli utenti in tutti i flussi di lavoro, per seguire tutti più facilmente la stessa linea.

Si tratta di un modo centralizzato, semplificato e facilmente controllabile per aumentare l'efficienza e gestire le montagne di contenuti che la maggior parte dei team del marketing si trova ad affrontare oggi.

Capitolo 3

Una breve storia delle soluzioni di gestione delle risorse digitali

Le soluzioni DAM esistono da circa venticinque anni. La prima è stata sviluppata per ospitare gli oltre 700.000 nuovi videoclip della CNN. Sebbene all'epoca sia stato un risultato impressionante nel settore della gestione dei contenuti, non è nulla in confronto alle capacità dei sistemi moderni.

All'alba del nuovo millennio, è cominciato il passaggio dall'archiviazione on-premise o interna all'archiviazione sul cloud. Questo è il momento in cui è iniziato lo sviluppo delle odierne applicazioni DAM basate sul web. La fase successiva dell'evoluzione è stata l'adattamento della funzionalità DAM a nuovi dispositivi e fonti, fattore che ha consentito di riproporre e distribuire i contenuti digitali in nuovi canali come i social media e i negozi di e-commerce.

Capitolo 4

In che modo la tua azienda può trarre vantaggio dal DAM

Il DAM, o gestione delle risorse digitali, è vantaggioso per varie persone e aziende che gestiscono le risorse digitali. Le seguenti entità spesso necessitano di un DAM:

Agenzie di marketing e pubblicitarie: il DAM aiuta le agenzie a organizzare e accedere a grandi volumi di risorse digitali quali immagini, video e loghi, garantendo una collaborazione efficiente e un facile recupero in caso di campagne, senza discostarsi dalle linee guida del brand.

Professionisti creativi: i graphic designer, i fotografi, i videomaker e altri creativi si affidano al DAM per gestire tutti i file multimediali del brand, in quanto permette una ricerca e un recupero rapidi, il controllo della versione e una condivisione fluida con i clienti.

Aziende di e-commerce: il DAM consente ai rivenditori di organizzare le immagini, le descrizioni e le risorse multimediali dei prodotti, semplificando il processo di aggiornamento e pubblicazione dei contenuti su più piattaforme online e la gestione del brand.

Società con operazioni globali: le grandi organizzazioni con team dislocati o uffici internazionali sfruttano il DAM per centralizzare e distribuire le risorse del brand, garantendo uniformità nei materiali di marketing, riducendo la duplicazione delle attività e offrendo un'esperienza digitale accattivante.

Vantaggi del DAM

Il software di gestione delle risorse digitali offre diversi vantaggi in vari casi d'uso. Tuttavia, esistono diversi vantaggi universalmente applicabili a tutte le modalità in cui si utilizzano i sistemi DAM:

  • Archiviazione e organizzazione centralizzate
  • Distribuzione efficiente delle risorse
  • Collaborazione e flusso di lavoro migliorati
  • Coerenza e controllo del brand
  • Risparmio di tempo e denaro
  • Gestione dei diritti e delle autorizzazioni

Un sistema di gestione delle risorse digitali ben progettato e mantenuto può essere il migliore amico di un marketer. Tutti i contenuti di marketing della tua azienda risiedono in un unico ambiente organizzato, semplificando la visualizzazione e la condivisione dei file e l'integrazione con il resto dello stack MarTech aziendale (app e sistemi), come il software di gestione dei progetti, la creazione di risorse e i sistemi di gestione dei contenuti.

Anche se qualsiasi sistema DAM di base è progettato per archiviare, gestire e distribuire risorse di marketing digitali, ci si aspetta che una tipologia all'avanguardia offra un valore ben superiore. Un software DAM oggi deve essere in grado di affrontare scenari elaborati di gestione delle risorse digitali, inclusi metadati complessi, sicurezza e aspetti della gestione dei diritti digitali.

Oltre a migliorare l'efficienza, una soluzione DAM aggiunge valore alle tue operazioni di marketing garantendo coerenza ed evitando una duplicazione delle attività. Questo a sua volta contribuisce a ridurre i costi.

Oltre a migliorare l'efficienza, una soluzione DAM aggiunge valore alle tue operazioni di marketing garantendo coerenza ed evitando una duplicazione delle attività. Questo a sua volta contribuisce a ridurre i costi.

Capitolo 5

Caratteristiche di una piattaforma di gestione delle risorse digitali

Cerca e sfoglia i contenuti: lo scopo principale di una piattaforma DAM è rendere i tuoi contenuti di marketing rapidi e facili da cercare, sfogliare e condividere con altri utenti. Maggiore è il numero di file digitali da gestire, più è importante per la facilità d'uso.

Scarica e carica: una piattaforma di gestione delle risorse digitali consente agli utenti di caricare contenuti in diverse estensioni. Altri utenti possono quindi scaricare quel contenuto da utilizzare su campagne, canali e dispositivi diversi.

Aggiungi metadati complessi: i metadati forniscono informazioni aggiuntive sul contenuto. Alcuni esempi di metadati comuni includono informazioni quali posizione geografica, la lingua e via dicendo. I metadati che riflettono come, dove e in quale contesto ogni risorsa può essere utilizzata sono spesso abbastanza elaborati, quindi è importante disporre di un sistema DAM in grado di gestire agevolmente tutta questa complessità.

Desktop e dispositivi mobili: con l'ascesa dello smartphone, la maggior parte delle piattaforme di gestione delle risorse digitali ha effettuato il passaggio da un'esperienza desktop a una più naturale sul mobile. Una buona piattaforma di gestione delle risorse digitali dovrebbe darti la possibilità di gestire i contenuti su più dispositivi.

Capitolo 6

Le sfide più comuni del DAM

Avere a disposizione un DAM potente rappresenta un valore aggiunto inestimabile per qualsiasi azienda. Tuttavia, le imprese potrebbero trovarsi ad affrontare anche la gestione di alcuni rischi e sfide. Tra i più comuni:

Implementazione e configurazione: la configurazione di un sistema DAM può risultare complessa e richiedere molto tempo, un'attenta pianificazione, l'integrazione nei sistemi esistenti e la migrazione dei dati.

Adozione da parte degli utenti: incoraggiare gli utenti ad adottare il sistema DAM e ad aderire ai suoi flussi di lavoro può costituire una sfida. Potrebbero essere necessari formazione e supporto continuo per garantire un'adozione diffusa e massimizzare i vantaggi del sistema.

Gestione dei metadati: organizzare e gestire i metadati per le risorse digitali può essere difficile, soprattutto quando si ha a che fare con grandi volumi. L'inserimento coerente e accurato dei metadati è fondamentale per una ricerca e un recupero efficaci.

Scalabilità: con l'aumento del numero di risorse digitali, la scalabilità diventa un problema. I sistemi DAM devono gestire l'aumento dei requisiti di archiviazione e supportare una gestione e un recupero efficienti delle risorse, anche quando la libreria di risorse si amplia.

Considerazioni sul costo: l'implementazione e la manutenzione di un sistema DAM possono comportare costi significativi, tra cui licenze software, infrastruttura, formazione e supporto continuo. Le aziende devono valutare attentamente il ritorno sull'investimento e considerare i costi a lungo termine associati al DAM.

Aggiornamenti e manutenzione del sistema: i sistemi DAM necessitano di aggiornamenti e manutenzione regolari per garantire prestazioni, sicurezza e compatibilità ottimali. Pianificare e programmare gli aggiornamenti senza interrompere le operazioni in corso può diventare una sfida per le aziende.

Capitolo 7

Il percorso di una risorsa attraverso un sistema DAM

Una volta che un contenuto di marketing digitale è stato creato, ad esempio un video educativo, viene caricato nel sistema DAM. Si aggiungono poi i metadati per descrivere le funzionalità del contenuto e, infine, vengono resi disponibili agli utenti designati del sistema DAM.

Questi utenti possono quindi scaricare, modificare, annotare e distribuire questa risorsa nelle campagne di marketing. Le nuove versioni dei materiali di marketing e delle risorse dei media interattivi possono essere aggiunte al sistema man mano che vengono create, per supportare ulteriori canali di marketing.

Capitolo 8

DAM tradizionale rispetto a DAM headless

Esistono due tipi principali di DAM: il DAM tradizionale e il DAM headless. Analizziamone le differenze:

DAM tradizionale:

i sistemi DAM tradizionali sono progettati come piattaforme monolitiche che generalmente includono un'interfaccia backend e una front-end. Offrono una serie completa di funzionalità per la gestione delle risorse digitali, tra cui l'acquisizione delle risorse, la gestione dei metadati, la trasformazione delle risorse, il controllo della versione, la gestione dei diritti e le funzionalità di pubblicazione.

Tra le funzionalità chiave dei sistemi DAM tradizionali spesso sono incluse: interfacce intuitive, gestione del flusso di lavoro, processi di approvazione e integrazioni in altri sistemi software come i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e gli strumenti di automazione del marketing. I DAM tradizionali sono generalmente sviluppati come soluzioni integrate che offrono funzionalità di gestione delle risorse end-to-end.

DAM headless:

il DAM headless, invece, segue un approccio architetturale diverso. In un DAM headless, le funzionalità di archiviazione e gestione back-end sono disgiunte dal livello di presentazione front-end. L'obiettivo di un DAM headless è principalmente quello di fornire solide API (Application Programming Interfaces) per l'accesso e la manipolazione delle risorse digitali.

Con un DAM headless, le aziende sfruttano la flessibilità di utilizzare i propri strumenti front-end o sviluppare applicazioni su misura per interagire con il back-end del DAM. Questa separazione garantisce una perfetta integrazione in vari sistemi e canali, come siti web, app mobile, dispositivi IoT o qualsiasi altra piattaforma che richiede l'accesso alle risorse digitali. Consente agli sviluppatori di creare esperienze utente personalizzate, sfruttando al contempo le funzionalità di gestione delle risorse del DAM.

I DAM headless spesso danno priorità alla scalabilità, all'interoperabilità e alla flessibilità, in quanto sono progettati per adattarsi a un ecosistema più ampio di tecnologie e strumenti. Forniscono API che gli sviluppatori possono utilizzare per creare flussi di lavoro personalizzati, automatizzare i processi delle risorse e per l'integrazione in altre applicazioni.

Capitolo 9

Scegliere il sistema di gestione delle risorse digitali adatto

Il ciclo di vita dei tuoi contenuti digitali, dalla creazione all'archiviazione, è potente, quindi anche la soluzione DAM che la ospita dovrebbe esserlo. Dalla gestione della coerenza della marca alla personalizzazione della customer experience e alla semplificazione dei flussi di lavoro e delle risorse del brand, i fornitori di soluzioni DAM offrono una serie di vantaggi che possono favorire la crescita e il successo di un'azienda. Una scelta valida sarebbe una soluzione di gestione delle risorse digitali dotata delle funzioni qui descritte, che fa parte anche di una soluzione integrata più ampia come quella inclusa nel Sitecore Content Hub. Per saperne di più sui prezzi del DAM e altro, clicca qui.

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