デジタルアセット管理とドキュメント管理

今日の大手ブランドは、膨大な量のデータとコンテンツを生成して、記憶に残る高度にパーソナライズされた顧客体験を強化する能力を持っています。新しいデジタルチャネルやテクノロジーが次々と登場し、顧客とブランドとの関わり方を変える中、この情報を効果的に管理し、整理することは、成功の重要な側面となっています。

デジタルコンテンツが適切なシステムですぐに利用できないために迅速に適応できないと、顧客を失い、純利益に悪影響を与える可能性があります。

デジタルアセット管理(デジタル資産管理)システムとドキュメント管理システム(DMS)は似ているように見えるかもしれませんが、異なる目的を果たし、異なるビジネスニーズに対応する2つのツールです。この記事では、デジタル資産管理とDMS機能の主な違いと、先見の明のあるブランドにとってどちらのシステムがより効率的であるかについて説明します。

ドキュメント管理は、組織内の電子ドキュメントの整理、保存、および取得に重点を置いています。ドキュメントには、契約書、請求書、レポート、マニュアル、およびその他のテキストまたは非デジタルコンテンツを含めることができます。DMSの主な目的は、適切なドキュメント管理、バージョン管理、情報情報管理、およびコンプライアンスを確保することです。ドキュメント管理システムの例としては、Dropbox、Google Drive、Box、Microsoft SharePoint などがあります。

DMSの主な機能と利点:

1. ドキュメントの整理と分類: ドキュメント管理システムは、電子ドキュメントに構造化されたストレージを提供し、ユーザーがフォルダー、カテゴリ、形式、またはメタデータに基づいて電子ドキュメントを整理できるようにします。これにより、効率的なドキュメント検索が可能になり、情報損失のリスクが最小限に抑えられます。
2. バージョン管理と監査証跡: ドキュメント管理システムにはバージョン管理機能があり、正しく保存されていれば、許可されたユーザーが最新バージョンのドキュメントにアクセスできるようにします。さらに、監査証跡を保持し、編集やアクセス履歴など、ドキュメントに対して実行されたすべてのアクションを記録します。
3. コンプライアンスとセキュリティ: ドキュメント管理ソリューションは、ドキュメント保持ポリシーと規制要件を適用することで、コンプライアンスを優先します。また、機密情報を保護するために、アクセス制御や暗号化などのセキュリティ対策を導入しています。
4. ワークフロー管理: ドキュメント管理システム は、物理的な保管と手書きの署名を必要とする紙のドキュメントの量を減らすことで、社内チームがビジネスプロセスを 合理化するのに役立ちます。これにより、ドキュメントの手動処理が不要になり、ファイル共有中のエラーが減り、効率が向上します。

デジタルアセット管理システムは、組織のデジタルマーケティング資料を保存、整理、配布するように設計された一元化されたシステムを提供することで、ブランドに幅広いメリットをもたらします。デジタルファイルには、画像、ビデオ、オーディオファイル、デザインファイル、プレゼンテーション、テンプレートなどが含まれます。デジタル資産管理ソリューションの主な目標は、信頼できる唯一の情報源を提供し、関係者とマーケティングチームがコンテンツライフサイクル全体で効率的なコラボレーションを促進し、ブランドの一貫性を生み出し、デジタルカスタマーエクスペリエンスを強化することです。

デジタル資産管理の主な機能と利点:

1. 一元化されたリポジトリ:デジタル資産管理は、許可されたユーザーがブランドのすべてのアセットを保存、整理、およびアクセスできる一元化されたリポジトリを提供します。これにより、ドキュメント管理システムなどのさまざまなシステムにメディアファイルが散在する必要がなくなり、ビジネス全体のアクセシビリティが向上します。
2. メタデータとタグ付け:デジタルアセット管理プラットフォームを使用すると、ユーザーはメタデータとタグをアセットに割り当てることができ、強力な検索機能と他のシステムとの連携が可能になります。これにより、膨大なコレクション内であっても、特定のアセットをすばやく見つけてより迅速に配信することが容易になります。
3. バージョン管理と権限管理:デジタル資産管理システムは、ブランドアセットのさまざまなイテレーションを管理するためのバージョン管理を提供し、常に最新バージョンが利用可能であることを保証します。さらに、権限管理を容易にし、組織がデジタルコンテンツの使用権と権限を定義できるようにします。
4. コラボレーションとワークフロー:デジタル資産管理プラットフォームは、チームが一元化されたシステム内でブランド資産を共有、レビュー、承認できるようにすることで、シームレスなコラボレーションを促進します。ワークフロー機能は、組織全体のチームがコンテンツ作成ライフサイクルを合理化し、効率とROIを向上させるのに役立ちます。

1. コンテンツの種類:デジタル資産管理とDMSの主な違いは、管理するコンテンツの種類にあります。デジタル資産管理は画像、動画、音声ファイルなどのリッチメディアアセット に焦点を当てていますが、DMSは主にドキュメントを処理します。
2. ユースケース:デジタルアセット管理ソリューションは、Webサイト、ソーシャルメディア、その他のデジタルチャネル全体のエクスペリエンスを強化するために、さまざまなアセットタイプに大きく依存しているクリエイティブ業界、マーケティング部門、および企業で一般的に使用されています。DMSは、法律事務所、金融、ヘルスケア、管理機能など、さまざまな業界でより幅広い用途が見込まれます。
3. メタデータとタグ付け:デジタル資産管理システムは通常、より堅牢なメタデータとタグ付け機能を提供し、ブランドアセットの検索、取得、配信を容易にします。DMSはメタデータもサポートする場合がありますが、ドキュメントの分類と分類に重点が置かれています。
4. コラボレーションとコントロール:デジタル資産管理システムはコラボレーションの促進に優れており、チームがクリエイティブなプロジェクトで協力し、承認されたブランドコンテンツをシームレスに共有できるようにします。DMSシステムは、ドキュメント管理、コンプライアンス、ワークフローの自動化を優先して、効率を強化し、データの整合性を維持します。

デジタル資産管理とDMSはどちらもそれぞれの重点分野でメリットがありますが、デジタル資産管理システムは、あらゆる規模のグローバルブランドやデジタルマーケティングチームに、より堅牢な製品を提供します。

サイトコア Content Hub デジタル資産管理は、組織がリッチメディアとデジタルコンテンツを効率的に管理し、コンテンツ作成プロセスを合理化できるように設計されています。すべてのデジタル資産に単一のリポジトリを提供することで、ビジネス全体のチームは、人工知能(AI)支援検索を活用した完全なコンテンツコマンドを利用できます。Content Hub デジタル資産管理は、統合も提供しており、チームは Adobe Creative Cloud、Figma、Sketchなどのお気に入りのデザインツールやアプリ内で作業し、デジタル資産管理内のストレージとの間でコンテンツを簡単に移動できます。