デジタルアセット管理システムの選び方

混沌を明瞭さに変え、変革をもたらすデジタルアセット管理システムを見つけるのに役立つ6つの質問

4 所要時間

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チャプター1

楽しいプロセス

今日の絶え間なくペースの速いコンテンツ制作の世界では、強力で安全で使いやすいデジタルアセット管理システム (デジタル資産管理)はオプションではなく、不可欠です。これは、デジタル資産管理があらゆる種類のデジタル資産を一元化、整理、保存し、組織のアセットライブラリ全体にアクセスできるようにし、最終的に優れた顧客体験を提供するためです。

デジタル資産管理ベンダーの選択は、困難または困難である必要はありません。その代わり、楽しくて活力を与えてくれます - 何に集中すべきかを知っていれば。この記事では、コンテンツによって引き起こされる混乱を明確にし、変革的な結果をもたらすデジタルアセット管理システムを特定、評価、実装、および最終的にオンボーディングするのに役立つ6つの重要な質問に焦点を当てます。

チャプター2

誰から始めるか

質問1:デジタル資産管理システムを使用するのは誰ですか?

特徴や機能に飛び込む前に、デジタルアセット管理ソフトウェアを使用する社内外の利害関係者とつながることが重要です。通常、これにはクリエイティブ ユーザー、テクニカル ユーザー、ビジネス ユーザーが含まれます。 彼らの問題(つまり、「ペインポイント」)、ニーズ、目標、期待を明確に理解する必要があります。

また、この対話は、チームや個人がシステムを採用するか、環境に入った後に抵抗するかを支援するのに非常に長い道のりを歩むことができます。確かに、明らかに新しいテクノロジーを恐れている多くの人々は、技術恐怖症に苦しんでいません。むしろ、< rel="noopener noreferrer" href="https://www.inc.com/scott-mautz/science-says-this-is-why-you-fear-change-and-what-to-do-about-it.html" target="_blank">重要な変化がもたらす不確実性を心配しているのです。プロセスの早い段階で関係者を巻き込み、関与させることで、この不安をいくらか軽減し、オープンマインドと熱意に置き換えることができます。

さらに、この対話と協議は、利害関係者の期待が合理的かつ現実的であることを保証するのに役立ちます。たとえば、デジタル資産管理ソリューションでは、アセットを最初から作成しません。しかし、クリエイティブなプロセスを確実に合理化し、コンテンツの作成、変更、配信、管理、ガバナンスに携わるすべての人にとって大きなメリットとなります。

チャプター3

アセットの量と種類を把握する

質問2:資産はいくつあり、どのような種類の資産ですか?

組織内にあるデジタル資産の量と多様性に驚かれるかもしれません。実際、多くの企業は、さまざまなクラウドリポジトリ、ハードドライブ、ポータブルストレージデバイス、メールの添付ファイルなどに、数千、場合によっては数百万のテンプレート、バナー、ロゴ、ビデオ、オーディオ録音、プレゼンテーション、セールスデッキ、バナー(リストは続きます)を持っています。

これに圧倒されないでください。ここでの焦点は、システムに必要なコア機能と統合をより適切に特定することができるように、エコシステム内の資産の量と種類を一般的に理解することです。この記事の後半では、いくつかの一般的なデジタルアセット管理の統合を見て、ベンダーを選択する際に何を探すべきかを強調します。

 

バージョン管理の悪夢に終止符を打ち、コンプライアンスに準拠したデジタル著作権管理を確立することは、デジタルアセット管理システムの最大のメリットの2つです。

 

チャプター4

目標の特定と分析

質問#3:あなたの目的は何ですか?

当然のことながら、さまざまなチームや個人がさまざまな方法でデジタル資産を管理する必要があります。例えば:

  • クリエイティブなユーザーは、バージョン管理の悪夢に終止符を打ちたいと強く思うかもしれません。
  • ビジネスユーザーは、営業プレゼンテーションや提案書などに必要なテンプレートやファイルを見つける際にスピードを求める場合があります。
  • 技術ユーザーは、デジタルアセット管理システムが提供する革新的な機能やツールは本当に重要ではなく、クラウドの情報セキュリティ体制にギャップが生じる場合、それは資産ではなく負債であると賢明に指摘するかもしれません。

最終的には、組織の中核的なニーズを確立するために、これらの利害関係者の要件を検出して分析する必要があります。リストには、次のようなものが含まれる場合があります。

  • 共有ドライブ間でのアセットの拡散を減らし、標準化された命名規則とタグ付け規則を使用することで、見つけやすさを向上させます。
  • さまざまな拡張機能を持つ新しいバージョンを簡単にアップロードして、追加のマーケティングチャネルをサポートし、全員が常に最新のアセットで作業できるようにします(つまり、バージョン管理の悪夢はもうありません!
  • キャンペーンを最適化し、ワークフローを自動化して規模を拡大します。
  • 複数のチャネルに同時にアセットを公開する。
  • メタデータ(言語、場所など)をアセットに追加して、いつ、どこで使用すれば
  • よいかがすぐにわかるようにします。
  • デジタル著作権管理(DRM)データを追加して、著作権で保護された素材とライセンスされた素材へのユーザー権限とアクセス制御を管理します。
  • チームがすべてのファイルタイプを一括編集、ダウンロード、削除できるようにすることで、生産性が大幅に向上し、人為的ミスの可能性が減少します。
  • 同じ顧客がさまざまなチャネル(Web、ソーシャルなど)を旅し、さまざまなデバイス(スマートフォン、デスクトップなど)を使用する際に、一貫性のあるまとまりのあるメッセージングとブランディングに関与していることを確認することで、一貫性を確立します。

基本的に、ここで行っていることは、質問1と2への回答から学んだことをすべて取り入れ、要件を満たす可能性のあるデジタル資産管理ソフトウェア(およびベンダー)に焦点を当てるのに役立つチェックリストを作成することです。

チャプター5

次世代のデジタルアセット管理ソフトウェアの統合

質問4:どのような統合が必要か?

デジタル資産管理プラットフォームの最も重要な利点の1つは、環境内の他のクラウドベースのソースやソリューションとのシームレスな統合です。ここでは、最も価値のある可能性をいくつか紹介します。

  • デジタルアセット管理システムとコンテンツ管理システム (コンテンツ管理システム)の統合。
  • デジタルアセット管理システムとメールマーケティングおよびマーケティングオートメーションプラットフォームの統合。
  • デジタルアセット管理システムとネイティブクリエイティブアプリ(Adobe Creative Cloud、Microsoft 365、Google Workspace、Figma、Sketchなど)の統合。
  • デジタルアセット管理システムと顧客関係管理(Salesforceなど)の統合。
  • デジタルアセット管理システムと製品情報管理(PIM)の統合。
チャプター6

段階的な導入が最適です

質問6:あなたのタイムラインは何ですか?

以前、プロセスの早い段階で利害関係者(クリエイティブ、技術、ビジネスユーザーなど)を関与させることの重要性と価値を強調し、新しいデジタル資産管理の実装に対する懸念や不安ではなく、熱心で活力を与えます。

しかし、スペクトルの反対側に行って、人々が完全に興奮し、興奮して、システムがすぐにすべてを変えることを期待することは望ましくありません。システムの導入が速すぎて「噛み切れないほど噛み砕く」と、チームはメリットを享受する代わりにボトルネックに直面する可能性があります。

すべてを一度に行おうとして残念ながら失敗するのではなく、段階的な導入プロセスを中心にタイムラインを構築するのが賢明です。まず、最優先の資産(セールスプレゼンテーション、メールテンプレートなど)に焦点を当てて、チームがツール、機能、機能、統合に慣れると同時に、使いやすさ、スケーラビリティ、生産性を最適化できるようにします。

チャプター7

適切なベンダーの重要性

質問5:ベンダーに何を探すべきですか?

これまでは、デジタルアセット管理ツールの選び方について、クリエイティブチーム、ブランドアセット、統合ニーズ、導入プロセスなど、お客様の組織に焦点を当ててきました。しかし、パズルの重要なピースは、組織に関するものではありません。むしろ、それはあなたのベンダーについてです。

簡単に言えば、デジタル資産管理プロバイダーの選択は、エクスペリエンスがやりがいがあるか後悔しているか、投資が有益かコストがかかるかを直接決定します。適切なベンダーを選択し、間違ったベンダーを避けるための重要なアドバイスをいくつか紹介します。

  • すべての見込みベンダーを慎重に評価し、技術、機能、ビジネス、およびセキュリティの要件に照らしてそれらが提供するものを分析します。
  • ベンダーが、カスタマイズされた包括的なデジタル戦略を開発し、ロードマップとタイムラインに従ってデジタルアセット管理システムを導入できるようにするために、ベンダーが確立され、精査され、実証されたソリューションパートナーネットワークを持っていることを確認してください。 
  • デジタルアセット管理システムが変化するニーズに合わせて進化するように、活発な開発者コミュニティがあることを確認してください。
  • 包括的なガイド付きデモにサインアップして、難しい質問をすることができます。ベンダーが自社のシステムの能力を明確に証明できない場合は、候補リストから消してください。
  • ケーススタディやアナリスト評価などの「ソーシャルプルーフ」を調べます。一部の主要ベンダーは、自社のWebサイトのセクションにの顧客事例を掲載しています。
チャプター 8

次のステップ

デジタル資産管理システムを選択するプロセスは、楽しくて活力を与えるものであって、難しくて気が遠くなるようなものではありません。上記のアドバイスを参考にして、今後の旅を導いてください。適切なアプローチ、システム、ベンダーがあれば、組織はすぐに画期的な成果を得ることができます。

チャプター 9

詳細情報

サイトコア Content Hub デジタル資産管理は、クラス最高の自動デジタル管理システムであり、組織がすべてのデジタルファイルを一元化し、あらゆる顧客タッチポイントに配信できるようにします。チームは次のことを簡単に行うことができます。

  • デジタル・アセット管理の統合を活用し、あらゆるコンテンツ・ソースに接続して、さまざまなコンテンツ宛先のアセットを保存、管理、強化します。
  • AIアシスタンスを使用して、デジタルアセットを電光石火の速さで見つけて共有します。
  • 特定のコンテンツモデリングと商業的ニーズに対応します。
  • チームがお気に入りのアプリで作業し、完全な制御を維持できるアプリ コネクタを活用します。

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