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デジタルアセット管理システムの選択方法

混乱を解消して変革的な成果をもたらすデジタルアセット管理システムを見つけるための6つの質問

第1章

楽しめるプロセス

コンテンツ制作のペースが容赦なく速くなる今日、高性能でセキュアな使いやすいデジタルアセット管理システム(DAM)は、必要不可欠です。DAMによりあらゆる種類のデジタルアセットを一元化、管理、保存でき、組織のアセットライブラリ全体にアクセスできるようになり、最終的には優れた顧客体験を演出することができるためです。

DAMベンダーの選択は、難しく大変なことではありません。むしろ、何を重視すべきかがわかっていれば、楽しく、意欲の湧く作業になります。この記事では、コンテンツに起因する混乱を明確にし、革新的な結果をもたらすデジタルアセット管理システムをチームメンバーが特定、評価、実装し、そして最終的なオンボーディングに際して役立つ6つの重要な質問を取り上げます。

第2章

「誰」から始める

質問1:誰がDAMシステムを使用しますか?

機能と特長を掘り下げる前に、デジタルアセット管理ソフトウェアを使用する社内外の関係者と連携することが重要です。関係者とは、通常、クリエイティブユーザー、テクニカルユーザー、ビジネスユーザーを指します。彼らの問題点(つまり「ペインポイント」)、ニーズ、目標、期待を明確に理解しましょう。

この対話により、システムを環境に導入した後にチームや個人がシステムに抵抗感を抱かず、適応しやすくなります。実際に、新しいテクノロジーを恐れているように見える人の多くは、テクノロジー恐怖症ではありません。むしろ、大きな変化によって起こる不確実性を心配しているのです。プロセスの早い段階で関係者を巻き込んで関与させることで、このような不安が軽減され、システムが受け入れられやすくなり、従業員の熱意が高まります。

さらに、この対話や協議によって、関係者の期待が合理的かつ現実的であることを確認することができます。たとえば、DAMソリューションはアセットをゼロから作成するわけではありません。しかし、クリエイティブプロセスを合理化することは間違いありません。これは、コンテンツの作成、変更、配信、管理、ガバナンスに関わるすべての人にとって大きなメリットとなります。

第3章

アセットの量と種類を把握

質問2:アセットの数は?また、アセットの種類は?

組織内に存在するデジタルアセットの量と種類が膨大なことに驚かれるかもしれません。実際、多くの企業では、さまざまなクラウドリポジトリ、ハードドライブ、ポータブル ストレージ デバイス、メールの添付ファイルなどに、数千、場合によっては数百万のテンプレート、バナー、ロゴ、動画、音声録音、プレゼンテーション、営業資料、バナーを保有しています。

ここで圧倒されてはいけません。貴社のシステムに必要な中心的機能と統合をより適切に特定できるよう、ここでは貴社のエコシステム内にあるアセットの量と種類を全般的に理解することに焦点を当てます。記事の後半では、一般的なデジタルアセット管理の統合について見ていき、ベンダーを選択する際に考慮すべき点を明らかにします。

 

バージョン管理の悪夢に終止符を打ち、コンプライアンスに準拠したデジタル著作権管理を確立できることは、デジタルアセット管理システムの最大の利点でもあります。

 

第4章

目標の特定と分析

質問3:貴社の目標は何ですか?

当然ながら、さまざまなチームや個人がさまざまな方法でデジタルアセットを管理する必要があります。例として以下が挙げられます。

  • クリエイティブユーザーは、バージョン管理の悪夢に終止符を打ちたいと強く願っているかもしれません。
  • ビジネスユーザーは、営業用プレゼンテーションや提案書などに必要なテンプレートやファイルをすばやく見つけたいと考えているかもしれません。
  • デジタルアセット管理システムがどんな画期的な機能やツールを提供しようとも、 それによりクラウドの情報セキュリティ体制に穴が開くのであれば、それは資産ではなく負債である、とテクニカルユーザーは賢明にも指摘するかもしれません。

最終的には、組織の中心的なニーズを確立するために、これらの関係者の要件を見つけて分析する必要があります。リストには、次のような内容が含まれるでしょう。

  • 共有ドライブ間でのアセットの分散を減らし、標準化された命名規則とタグ付け規則を使用することで、検出性を向上させる。
  • さまざまな拡張子を持つ新しいバージョンを簡単にアップロードしてさらなるマーケティングチャネルをサポートし、誰もが常に最新のアセットで作業できるようにする(つまり、バージョン管理の悪夢を排除する)。
  • キャンペーンを最適化し、ワークフローを自動化してスケールする。
  • 複数のチャネルで同時にアセットを公開する。
  • アセットにメタデータ(言語、場所など)を追加することで、そのアセットをいつ、どこで使用するかを明確にする。
  • デジタル著作権管理(DRM)データを追加することで、著作権保護された資料やライセンス許諾された資料へのユーザー権限とアクセス制御を管理する。
  • チームがすべてのファイルタイプを一括して編集、ダウンロード、削除できるようにすることで、生産性を劇的に向上させ、潜在的な人為的エラーを減らす。
  • 顧客はさまざまなデバイス(スマートフォン、デスクトップなど)でさまざまなチャネル(Web、SNSなど)を使用しているため、同じ顧客に一貫性のあるメッセージングやブランディングを行うことで、統一性を確保する。

ここでは、質問1と2の回答から学んだすべての内容を活用し、貴社の要件を満たす可能性の高いDAMソフトウェア(およびベンダー)を絞り込むためのチェックリストを作成します。

第5章

ワンランク上のデジタルアセット管理ソフトウェアの統合

質問4:どのような統合を希望し、必要としていますか?

DAMプラットフォームの最も大きな利点の1つは、環境内の他のクラウドベースのソースやソリューションとシームレスに統合できることです。ここでは、最も価値の高い可能性をいくつかご紹介します。

  • デジタルアセット管理システムとコンテンツ管理システム(CMS)の統合
  • デジタルアセット管理システムとメールマーケティングおよびマーケティングオートメーションプラットフォームの統合
  • デジタルアセット管理システムとネイティブクリエイティブアプリ(例:Adobe Creative Cloud、Microsoft 365、Google Workspace、Figma、Sketchなど)の統合
  • デジタルアセット管理システムとCRM(例:Salesforce)の統合
  • デジタルアセット管理システムと商品情報管理(PIM)の統合

第6章

段階的な実装が最も効果的

質問6:貴社のスケジュールは?

先に、関係者(クリエイティブ、テクニカル、ビジネスユーザーなど)をプロセスの早い段階で巻き込むことの重要性と価値を強調しましたが、そうすることで、新しいDAMを実装することへの懸念や不安ではなく、熱意と活力を得ることができます。

しかし対極的に、従業員を興奮させ、システムが瞬時にすべてを変えてくれると期待させてしまうようなことは避けたいものです。システムをあまりにも早く導入し、無理をしてしてしまうと、チームはメリットを享受するどころか、ボトルネックに直面する可能性があります。

一度にすべてを行おうとする(そして残念ながら失敗する)のではなく、段階的な実装プロセスを中心にタイムラインを構築するのが賢明です。まず、最優先のアセット(営業用プレゼンテーション、メールテンプレートなど)に集中することから始め、チームがツール、機能、統合に慣れると同時に、使いやすさ、拡張性、生産性を最適化できるようにします。

第7章

適切なベンダーの重要性

質問5:ベンダーに求めるものは?

デジタルアセット管理ツールの選択方法についてのこれまでの説明では、 クリエイティブ チーム、ブランドアセット、統合ニーズ、実装プロセスといった貴社の組織に焦点を当ててきました。しかし、パズルの重要なピースは組織に関するものではなく、 むしろベンダーに関するものです。

簡単に言うと、 DAMプロバイダーの選択によって、貴社の経験が報われるか後悔するか、貴社の投資が採算がとれるものか高くつくものかが決まります。適切なベンダーを選択し、適切ではないベンダーを避けるための重要なアドバイスをいくつかご紹介します。

  • すべてのベンダー候補を慎重に評価し、技術、機能、ビジネス、セキュリティ上の要件に照らして、ベンダーが提供する製品やサービスを分析します。
  • カスタマイズされた包括的なデジタル戦略を展開し、ロードマップとタイムラインに従ってデジタルアセット管理システムを実装できるよう、ベンダーが確立および精査された実績あるソリューションパートナーネットワークを有していることを確認します。
  • 変化するニーズに合わせてデジタルアセット管理システムを確実に進化させることができるよう、活発な開発者コミュニティがあることを確認します。
  • 包括的なガイド付きデモに申し込んで、厳しい質問もできるようにしましょう。ベンダーが自社のシステムの機能を明確に証明できない場合は、候補から外します。
  • ケーススタディやアナリストの評価などの「社会的証明」を精査します。大手ベンダーの中には、自社のWebサイトに顧客事例を掲載するコーナーを設けているところもあります。

第8章

次のステップ

DAMシステムを選択するプロセスは楽しくてやる気に満ちたものであり、気が遠くなるように難しいものであってはなりません。上記のアドバイスを参考にして、貴社のジャーニーを進めましょう。適切なアプローチ、システム、ベンダーを導入することで、組織は画期的なメリットを得ることができます。

第9章

さらに詳しく知る

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  • 特定のコンテンツモデリングと商用ニーズに対応します。
  • チームがお気に入りのアプリで作業し、完全な制御を維持できるアプリコネクタを活用できます。

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