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デジタルアセットの管理方法

クラウドベースのデジタルアセット管理(DAM)システムの可能性を最大限に活用し、コンテンツから最大のROIを得る方法をご確認ください

第1章

コンテンツROIと効率性の改善に着手する

一部のブランドがデジタルアセットをより効果的に管理できているのはなぜでしょうか?その理由の1つは、クラウドベースのデジタルアセット管理(DAM)システムを最大限に活用しているからでしょう。

多くの企業がDAMを使用していますが、ベストプラクティスを実施しているのはそのほんの一部です。この記事では、DAMから最大のROIを得るための最も重要なヒントをご紹介します。

その前に、基本事項をいくつか見ていきましょう。

第2章

DAMについて

DAMとは、企業がデジタルアセットを効率的に保存、整理、取得、配信できるシステムです。デジタルアセットには、画像、動画、文書、音声ファイル、その他のメディアタイプがあります。

DAMシステムを使用することで、ブランドはデジタルアセットの保存、メタデータでのタグ付け、簡単に検索・取得するためのインデックス作成が可能な一元化されたリポジトリが手に入ります。作成、編集からアーカイブや削除まで、コンテンツ管理のライフサイクルを通して、企業はデジタルアセットを管理することができます。

最近のFacts & Factorsレポートによると、世界のデジタルアセット管理(DAM)の市場規模は、2022年には約41.2億米ドル、2030年までには約91.2億米ドルになると予測されています。

第3章

DAMの使用でデジタルアセット管理が簡素化する理由

以下の主要機能により、DAMシステムはブランドのワークフロープロセスを大幅に改善し、全体的なマーケティングROIを強化します。

  • 一元型ストレージ:DAMを使用すると、保存場所が1つであるおかげで、すべてのクリエイティブファイルに簡単にアクセスできます。
  • 整理とメタデータ:アセットはカテゴリー、フォルダー、またはコレクションに整理でき、キーワード、タグ、著作権情報などの記述的なメタデータで強化できます。これにより、アセットの検索と取得を効率的に行うことができます。
  • バージョン管理:DAMシステムはバージョン管理機能を備えていることが多く、ユーザーはアセットのさまざまなバージョンを追跡・管理することができるため、常に最新バージョンを利用できるようになります。
  • コラボレーションとワークフロー:DAMのさまざまな共同作業機能により、営業チームやマーケティングチームなどのさまざまな部門が、アセットで共に作業をしたり、フィードバックを共有したり、特定の承認ワークフローを実施しやすくなります。
  • 権利管理:DAMを使用することで、デジタルコンテンツに関連する権利や許可を管理し、著作権法やライセンス契約を遵守することができます。
  • 配信と公開:DAMシステムにより、アクセス権と使用権を管理しながら、Webサイト、ソーシャルメディアプラットフォーム、マーケティング資料などさまざまなチャネルにデジタルファイルを配信することが容易になります。

第4章

DAMソフトウェアのベストプラクティス

デジタルアセットの管理とは、ファイル、ドキュメント、メディアなどのデジタル所有物の価値を整理、保護、最大化することです。そして、それを最大限に活用する方法があります。コンテンツアセットを効果的に管理するための手順をご紹介します。

  1. アセット監査の実施:ブランドアセットの包括的な評価を行うことで、組織内のさまざまなファイルを発見し、使用されているファイル形式を理解し、コンテンツ制作のプロセス全体でその使用状況を把握することができます。
     
    DAMソフトウェアの導入を検討している場合でも、すでに運用中である場合でも、監査の実施は同等に重要です。デジタルアセット管理における課題の潜在的な原因を正確に特定し、最も効果的なソリューションを決定できます。
     
    この評価では、新しいファイル形式に対応するために既存のシステムを強化することや、ビジネス全体でファイルの発見性を高めるためにタグ付けやメタデータの手順を改善することが伴う場合があります。
     
  2. ロールと権限を活用してプロセスを合理化:DAMは、複数の部門が連携して同時にアセットを処理および管理する包括的なブランド戦略をサポートしており、チームメンバー間の優れたコラボレーションを促進します。しかし、このアプローチにも欠点があります。チームメンバー全員が自由にアクセスできるため、ファイルの上書き、配置の間違い、ラベル付けの間違いなど、エラーが発生する可能性があります。
     
    幸いなことに、大半のDAMプラットフォームにはロールと権限を割り当てる機能があるため、アクセス権限を正確に制御することができます。
     
  3. DAM内での共同作業:DAMソリューションを活用することで、コンテクストに沿った共同作業が可能になるため、大きなメリットが得られます。延々と続くメールのやり取りではなく、デジタルアセット管理システムに備わっている共同作業機能を使用して、開発、編集、利用の各段階において、アセットに関する議論をリアルタイムで行います。
     
  4. 命名規則の設定:デジタルアセット管理システム内でファイルにどのように名前を付けるかは、チームの生産性に大きな影響を与える可能性があります。構造化された命名規則とビジネス全体で利用される統一プロセスにより、可視化と効率的なアセット取得を可能にすることで、DAMはコンテンツのボトルネックを軽減し、チームにとっての貴重なリソースとして機能します。
     
    具体的なファイル命名規則は、ワークフローや作成するコンテンツの種類、他のシステムで使用する命名規則と合わせる必要があります。ただし、ファイル名の明瞭さとわかりやすさを優先しなければなりません。そうすることで、どのアセットが最新のものか、どのプロジェクトに関連するものかを簡単に把握することができます。
     
  5. メタデータの標準の作成:DAMシステムにおけるメタデータの重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。アセット管理戦略全体の成功または失敗を決定する重要な要素です。アセットが適切にタグ付けされると、容易に発見することができ、チームがアクセスできるようになります。
     
    しかし、メタデータの定義を少し間違えただけでも、ファイルが追跡できなくなり、それに依存するプロジェクトに問題が発生する可能性があります。このような問題を回避するには、さまざまなメタデータフィールドの標準を確立する必要があります。標準には、さまざまなファイル形式に対するメタデータ要件の指定や、メタデータフィールドに入力する際に使用する適切な言語の決定などがあります。
     
    これらの標準を実装することで、すべてのメタデータの一貫性を確保できます。その結果、チームはアセットの場所を特定するためにさまざまな方法を用いる必要がなくなり、チームメンバー全員のプロセスを合理化することができます。
     
  6. 定期的な見直しと整理:デジタルアセットを定期的に確認し、不要なファイルや古いファイルを削除またはアーカイブします。これにより、デジタルストレージが整理され、データ漏えいやストレージスペースが乱雑になるリスクを減らすことができます。
     
  7. DAM内での著作権管理:すべてのアセットにライセンスが必要なわけではありませんが、ライツマネージドのストック写真や、ライセンスが必要なその他のファイルなど、組織が特定のビジュアルを利用する可能性はあります。これらのアセットが適切な権限なしに他部門によってアクセスされ利用されたり、キャンペーンに組み込まれた場合、法律上の問題が生じる可能性があります。幸いなことに、多くのデジタルアセット管理プラットフォームでは、システム内で著作権を直接管理できます。
     
  8. 自動化による時間の節約とエラーの排除:デジタルアセット管理における多くの課題は、基本的な人為的ミスに起因しています。ファイルの場所が間違っていたり、タグ付けが正しく行われていないと、システム全体が劣化し始めます。しかし、アップロード中は特定のメタデータを見落としたり、ファイル名を間違えやすいため、エラーは避けられません。
     
    幸いなことに、解決策があります。デジタルアセット管理とコンテンツ制作のさまざまな側面を自動化することで、人為的ミスのリスクを最小限に抑えることができます。さらに、DAMを活用することで、画像を別のファイル形式に変換したり、複数チャネルでコンテンツを配信したりするなどの作業が自動化できるため、チームの効率性が高まり、さらに時間を節約できます。
     
  9. 最新情報を常に把握:デジタルアセット管理における最新のトレンド、技術、ベストプラクティスを入手しましょう。新しいツールやサービスが定期的にリリースされるため、管理プロセスを最適化するには情報を常に把握しておくことが大切です。

第5章

デジタルアセット管理の力を活用する

デジタルアセットを管理する具体的な方法は、個々のニーズや所有するアセットの種類によって異なります。上記の一般的なガイドラインは、状況に合わせて調整することが重要です。

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