重建内网改进内部沟通和提高员工士气。

Hudson Health Plan 是二十世纪八十年代中期由社区医疗卫生中心合并而成,其使命是“促进并向所有人提供出色的医疗卫生服务”。这家总部位于纽约州 Tarrytown 的非盈利组织为纽约州 Hudson Valley 的 85,000 多名会员提供综合的医疗和牙科保险。Hudson Health Plan 使用 Sitecore 重建其内网,项目取得了巨大的成功-提高了内部沟通的效率并改进了整体员工体验的质量。

挑战

Hudson Health Plan 多年来依靠其运营的内网与员工沟通。内网的概念不错,但是没有通过有效方式更新,因此员工使用得并不多。

生产瓶颈

与许多早期的内网项目一样,Hudson 的旧内网是几年前使用的当时唯一可用的工具构建的:硬编码 HTML 网页。在内网上编辑现有资料或发布新网页需要由信息技术 (IT) 部门熟练的程序员亲自操作。这个过程的最终结果是什么?造成 IT 部门不必要的负担和内容供稿部门的生产瓶颈。

旧内网的问题不仅仅是简单的手工生产问题。“这个问题真的是个多方面的问题,”Hudson 公关和传媒副总裁 Ted Herman 说道。“由于生产过程存在瓶颈,确实让我们打消了保持内网信息更新的念头。”

“在生产问题之上,”Herman 补充道:“还有一个首要问题,那就是要在内网的网页上保持一致的品牌形象和设计。品牌形象对我们非常重要,但在旧的内网上很难保持恰当的观感。” 

解决方案

鉴于他们面临的挑战,Hudson 需要一种新方法来制作和运行内网。他们的核心团队开始收集和评估公司对新的 Web 内容管理系统 (CMS) 的要求。

内网项目由传媒部门负责,内容网络管理员 Rich Byrne 任项目经理兼传媒部门、IT 部门、其他供稿部门和供应商之间的联络人。

记住梦想

在调查和选择新内网 CMS 时,“我们的目标是让所有部门都参与进来,建立一套最低项目要求,”Herman 说道。“但是,我们也希望在此基础上更进一步。我们问供稿部门希望在内网上干什么。在旧内网的局限性约束下,我们这些部门都忘了怎么做梦了,所以我们就帮他们想像能在新内网上做些什么。”例如,发布照片、快速简单地发布可下载文档之类基本功能就是 Hudson 希望新系统能够具有的一些改进。

简化流程

在调查阶段,对于一个关键功能的需求逐渐变得清晰起来-能够将发布功能分配给多个部门。“我们希望将更多的直接职责分配到各个部门,让他们能够自己将内容发布到内网上,”Herman 说道。“我们希望既能指定和培训个人来发布自己的内容,同时又能对内网上的内容质量、写作风格、语法和整体品牌‘观感’保持控制。这个特性非常重要,因为我们不希望只是简单地把以前的生产瓶颈问题从 IT 部门转嫁到传媒部门。” 

经过严格的收集要求阶段后,“我们对市面上现有的 CMS 平台做了尽职调查,设法将它们与我们的基本要求和想要的功能进行匹配,”Herman 介绍说。“明白 Sitecore 是最符合我们需求的内容管理系统后,我们立即与他们联系,然后他们向我们推荐了实施合作伙伴 mindSHIFT Technologies。”

创建新内网

“实施过程非常顺利,”Herman 评价道。 “mindSHIFT 按照双方团队事先制定和同意的详尽流程循序渐进地完成实施。随着网站推出日期临近,焦虑情绪有所上升,但仍在控制之中,没有任何失控的情况-一切都继续循序进行。不出所料,其间也出现过一两次意外,但这正是我们选择与 mindSHIFT 合作的原因,作为一家与 CMS 供应商 Sitecore 具有密切合作关系的公司,mindSHIFT 负责处理所有问题并为我们排除障碍,让我们得以实现最初的项目目标。”

经过几个月规划和开发后,新的 Hudson Health Plan 内网 “Team.Site” 终于推出。

引起轰动……非常成功!……只剩立足之地

“内网的初次亮相获得了巨大的成功。我们把它当成推出产品一样地对待,”Herman 介绍道。“我们给新内网专门取了一个品牌名称:Team.Site。这个名字有几个优点。"Team" 是我们与员工进行内部人力资源沟通时使用的主题和概念。通过给内网命名,Hudson 就能像推销产品一样在内部宣传内网,赋予它能够与员工产生共鸣的难忘身份。

“人们对于任何新鲜事物总会存在一些疑虑不安,所以我们鼓励部门负责人和整个公司内具有重大影响力的人在 Team.Site 推出时给予大力支持。”Herman 说道。“然后,我们通过许多方法宣传成果,其中之一是读起来很像影评的内部广告,引用了整个组织中感到愉快和满意的用户的评论。”

Herman 及其传媒团队需要设法在内网推出之后保持这种势头。虽然他们定期用新内容更新 Team.Site,但是还需要鼓励人们也定期访问网站。为了促使人们经常使用内网,他们推出了双周刊电子邮件资讯与 Team.Site 的推出相呼应。这份资讯每期突出介绍五到七个新闻,例如新产品公告、新员工照片等。“我们跟踪了点击浏览率,发现这封电子邮件能够促使读者访问 Team.Site 查看完整的新闻。这对提高内网访问量帮助很大,”Herman 评价道。

结果

Hudson Health Plan 新内网 Team.Site 的推出在许多方面都取得了成功。“它提高了内部沟通的效率,改进了员工体验的质量,并且充分支持提高的员工士气。”Herman 如此评价道。“员工其实很想知道公司里正在发生的新闻、了解同事的更多故事并且普遍参与 Hudson 的一切事物。而 Team.Site 就可以帮助他们保持参与。”

借助 mindSHIFT 的这种基于 Sitecore 的解决方案,Hudson Health Plan 能够实现多个目标:

  • 方便快速地在内网上更新和添加内容
  • 提高生产过程的效率,消除网站日常更改对编程技术人员的依赖
  • 在内网的所有网页中实现品牌一致的用户体验
  • 提高内部沟通的成效
  • 通过工作流特性实现分布式内容编辑和发布

“我们的英明之举,也是项目的一个重要环节,”Herman 评价道,“就是让组织中的许多人参与规划和开发。当 Team.Site 推出后,他们都能从它的成功中获利,也会继续为它的成功做出贡献。当然,如果没有 Sitecore 和 mindSHIFT,我们也不可能获得成功。”

技术说明

  • 工作流功能