Diese zweiteilige Blog-Serie bietet einen praktischen Leitfaden zur Erstellung eines Business Case für SaaS-Software. Obwohl es für Software-Vertriebsteams und Implementierung Partner geschrieben wurde, findet jeder, der sich für eine Lösung für ein Unternehmen oder ein Team einsetzen möchte, auch viele praktische und anwendbare Einblicke.
In diesem Blog definieren wir einen Business Case, gehen darauf ein, wann einer benötigt wird, und skizzieren die typischen Komponenten. Wir gehen dann etwas tiefer in den Vergleich zweier Lösungen und den Unterschied zwischen einer neuen Softwareinvestition und einer Erneuerung ein.
Im zweiten Blog dieser Serie befassen wir uns mit der Bedeutung von "Soft Benefits", gehen auf den typischen Prozess der Erstellung (und Ressourcen erforderlich) eines erfolgreichen Unternehmen Antrags ein und schließen mit praktischen Anleitungen zur Maximierung Ihrer Erfolgschancen im Genehmigungsprozess.
1. Was ist ein Business Case?
Ein Business Case beantwortet diese Frage: "Was passiert, wenn die Organisation mit einem Investitionsvorschlag fortfährt?" Ziel ist es, den Vorstand oder das Management dazu zu bringen, eine Investition in Software oder ein Projekt zu genehmigen.
Ein Business Case ist notwendig, um zu zeigen, warum eine Softwareinvestition oder ein Projekt empfohlen wird und welche Vorteile das Projekt nach Abschluss haben wird. In der Regel wird ein Business Case in einem strukturierten Dokument präsentiert, in dem die Gründe aufgeführt sind, um die letztendlichen Entscheidungsträger davon zu überzeugen, die Anlageempfehlung zu genehmigen.
Ein Business Case, der oft einen Vergleich von zwei oder mehr alternativen Investitionen und die Möglichkeit beinhaltet, ganz auf eine Investition zu verzichten, ermöglicht es Führungskräften, die Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf den Zweck, den Ansatz, die Ergebnisse und den Nutzen eines Projekts aufeinander abzustimmen. Es skizziert auch Investitionen und Risiken und hilft dabei, die Unterstützung und Beteiligung der Führungskräfte zu mobilisieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit der Genehmigung und des endgültigen Erfolgs eines Projekts erhöht wird.
2. Wann sollten wir einen Business Case erstellen?
Sie sollten nur dann einen Business Case bereitstellen, wenn Ihr Team bereits Folgendes festgelegt hat:
- Es besteht ein echter Bedarf für diese Investition in naher Zukunft
- Das Budget ist unter den gegebenen Umständen erreichbar
- Wichtige Stakeholder und Entscheidungsträger sind zufrieden, dass die Lösung die Chance oder das Problem des Unternehmens angeht
- Alle signifikanten funktionalen oder technischen Einwände wurden zufriedenstellend ausgeräumt.
Wenn Sie versuchen, einen Business Case einzuführen, bevor Sie die oben genannten Punkte angesprochen haben, besteht die Gefahr, dass die Diskussion zu theoretisch wird. Wenn die Stakeholder die spezifischen Vorteile Ihrer vorgeschlagenen Lösung nicht klar verstehen und wie sie diese erhalten könnten, ist es schwierig, finanzielle Vorteile zu entwickeln - die oft das letzte Wort für jede Investition sind.
3. Was sind die typischen Komponenten eines Business Case für den Erwerb einer neuen SaaS-Lösung?
Im Folgenden finden Sie eine umfassende Beschreibung der Elemente, die in einem vollständigen Business Case angesprochen und artikuliert werden müssen:
| Aktuelle Situation und Geschäftschancen der Unternehmen |
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| Lösungs- und Roadmap-Empfehlung |
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| Struktur der finanziellen Unternehmen |
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| Wichtige Ein- und Ausgänge |
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| Investition |
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| nützt |
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| Kosten der Verspätung |
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3. TCO: Vergleich zweier ähnlicher SaaS-Lösungen
Wenn zwei Lösungen ähnlich sind und bemerkenswert ähnliche Vorteile versprechen, beschränken sich einige Unternehmen auf den Vergleich der Gesamtbetriebskosten (TCO) der konkurrierenden Lösungen.
Gartner definiert die TCO als "...eine umfassende Bewertung der Technologie (IT-Abteilung) oder anderer Kosten über Unternehmensgrenzen hinweg im Laufe der Zeit. Für die IT-Abteilung umfassen die Gesamtbetriebskosten die Anschaffung von Hardware und Software, die Verwaltung und den Support, die Kommunikation, die Kosten für Endbenutzer und die Kosten für Ausfallzeiten, Schulungen und andere Produktivitätsverluste."
Zu dieser umfassenden Liste empfehlen wir, die Kosten für die Implementierung, die Kosten für die differenzielle Lizenzierung und mögliche Überlegungen zu den Verlängerungsgebühren, die Kosten für die Einführung potenzieller zusätzlicher Module und die Kosten für die Datenmigration hinzuzufügen. Unserer Erfahrung/Erfahrung nach zeigt eine sorgfältige Analyse Kostenunterschiede auf.
4. Was ist mit der Rechtfertigung einer Verlängerung der SaaS-Lizenz?
Die Verwaltung einer erfolgreichen Verlängerung eines SaaS-Abonnements erfordert Proaktivität von allen beteiligten Teams.
Der Löwenanteil entfällt jedoch auf das Software-Unternehmen selbst. Kund:in Success sollte vom ersten Tag an mit dem Kunden zusammenarbeiten, um die Implementierung von Risiken und die Zeit bis zur Wertschöpfung zu reduzieren. Verkäufer sollten frühzeitig – 90 Tage vor dem Verlängerungsdatum – Gespräche mit dem Asset Management-Team der IT-Abteilung des Kunden aufnehmen, um den Ansatz zu verstehen, den sie verfolgen werden. Der Anbieter sollte bei der Implementierung eines Erfolgsprogramms helfen, das die Leistung der vorhandenen Lösung und die gelieferten Vorteile oder den ROI während des aktuellen und früheren Abonnements proaktiv verfolgt und dokumentiert. Sie sollten auch ein Verkaufsdokument vorbereiten, das mit Entscheidungsträgern in der IT-Abteilung und dem Unternehmen geteilt werden kann.
Und raten Sie mal, SaaS-Softwareanbieter wie Shark Finesse, Gainsight, Totango oder ChurnZero (keine Empfehlung) verkaufen Software, um Sie bei alle dabei zu unterstützen.
Nach unserer Erfahrung/Erfahrung gibt es drei Ansätze zur Durchführung eines Business Case oder einer Wertbewertung für eine Abonnementverlängerung. Je nach Wettbewerbssituation müssen Sie möglicherweise zwei oder alles drei entwickeln.
Drei Business Case Ansätze
| 1. Bisher gelieferter Wert | 2. Erwarteter Wert in der Vertragslaufzeit (vs. Stornierung) | 3. Erwarteter Wert oder ROI vs. Alternativlösung |
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Demonstrieren Sie den Fortschritt bei:
Quantifizieren Sie die Ergebnisse von Unternehmen:
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Unabhängig davon, ob Sie eine Erneuerung rechtfertigen oder für eine völlig neue Investition plädieren, hoffen wir, dass Ihnen die Informationen hier geholfen haben. Wenn Sie bereit sind, mehr zu erfahren, finden Sie den zweiten Teil dieser Serie hier.