Dies ist der zweite Teil einer zweiteiligen Blogserie zur Erstellung eines Business Case für SaaS-Software. Obwohl es für Software-Vertriebsteams und Implementierung Partner geschrieben wurde, findet jeder, der sich für eine Lösung für ein Unternehmen oder ein Team einsetzen möchte, auch viele praktische und anwendbare Einblicke.

Im ersten Blog haben wir eine Business Case definiert, wann eine benötigt wird, und die typischen Komponenten skizziert. Wir sind dann etwas tiefer in den Vergleich zweier Lösungen eingestiegen und haben den Unterschied zwischen einer neuen Softwareinvestition und einer Erneuerung erkannt.

In diesem Blog befassen wir uns mit der Bedeutung von "Soft Benefits", geben einen Überblick über den typischen Prozess (und Ressourcen, der dafür erforderlich ist) für die Erstellung eines erfolgreichen Unternehmen Vorschlags und schließen mit praktischen Anleitungen zur Maximierung Ihrer Erfolgschancen im Genehmigungsprozess.

5. Was ist mit "Soft Benefits"?

Oft werden Anbieter in ein politisches Umfeld geworfen, in dem sich der Bewertungsfokus auf einen Teil des Unternehmens oder ausschließlich auf "harte Einsparungen" konzentriert.

In einem Fall, an dem wir gearbeitet haben – der Rechtfertigung eines Intranet-Projekts für ein wachsendes globales Unternehmen – stellten wir fest, dass die Geschäftsleitung die Entscheidung kontrollierte und sie nur an zwei Dingen interessiert war: Personalabbau und Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter für höherwertige Arbeiten freizusetzen, wurde als nicht "hart" genug angesehen, da dies nicht zu einem Lead des Personalabbaus führen würde.

Wenn Sie den Business Case erstellen, besteht Ihre Aufgabe darin, die Blende zu öffnen. Natürlich müssen Stakeholder und Führungskräfte alles der Umsatz- und Kostenverbesserungen berücksichtigen. Aber sie sollten auch andere Vorteile in Betracht ziehen, die real sind und an die strategische Logik des Programms gebunden sind – auch wenn sie schwer oder unmöglich zu quantifizieren

sind

Zu den wichtigsten Vorteilen, die speziell mit einer SaaS-Lösung verbunden sind, gehören oft:

• Umstellung auf die neueste Technologie, insbesondere MACH (Microservices-based, API-first, Cloud-native and Headless) basierte Composable Stacks. MACH ermöglicht nahtlose Upgrades auf die neuesten Funktionen, mehr Agilität, eine schnelle Markteinführung, um neue Unternehmen Chancen zu nutzen, und eine schnelle Integration mit den neuesten angrenzenden "Best-of-Breed"-Technologien. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die sich auf die digitale Transformation konzentrieren, um der Konkurrenz in schnelllebigen, wettbewerbsintensiven Branchen einen Schritt voraus zu sein.
• Tools der nächsten Generation für Entwickler und Einfachheit für Unternehmens. Beide sind für die Benutzerakzeptanz, die Leistung von Unternehmen und vor allem für die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten unerlässlich.
• Die Möglichkeit, nicht nur Benutzer- und Kundendaten zu erfassen, um eine "Customer First"-Ansicht zu erstellen, sondern sie auch im gesamten Ökosystem zu nutzen – und so mehr Wert für Ihre Kanäle, Ihre potenziellen Kunden und Ihre Marke zu schaffen.
• Höhere Qualität und Genauigkeit der Prozessausgaben und -ergebnisse.
• Sicherheit, Zusicherung, Fachwissen, ein zentraler Ansprechpartner und die daraus resultierende "Leichtigkeit".

Andere weiche Vorteile, die allgemein gelten, können sein:

• Mögliche Auswirkungen auf andere Prozesse, Unternehmen Einheiten, Regionen, Kanäle und neue Unternehmen Modelle in zukünftigen erwarteten Rollouts, die nicht in der ursprünglichen Genehmigungsanfrage enthalten sind, sowie der Wert wiederverwendbarer Funktionen und das Lernen aus den ersten Implementierung für zukünftige Versionen. Beginnen Sie beispielsweise mit Business-to-Business und fügen Sie später DTC, B2B2C und Marktplätze hinzu.
• Mehrwert durch Risikovermeidung sowie geringere Kosten für Compliance und behördliche Strafen
• Bessere Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen sowie geringere Reputationsrisiken
• Verbesserte Disaster-Recovery-Fähigkeit
• Verbesserte Analysen/Analytik und Entscheidungsfindung
• Verbesserte IT-Abteilung und Unternehmens Governance
• Steigerung des Engagements, der Zusammenarbeit und der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern. Ein weiteres Intranet-Projekt, an dem wir beteiligt waren, konzentrierte sich beispielsweise auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation und die Gewinnung der neuesten technischen Talente. Wir haben diese Vorteile nicht quantifiziert, aber es wurde sehr wohl als strategischer Vorteil in der "Resignationsökonomie" anerkannt.

6. Ein guter Prozess bei der Erstellung eines Business Case

Die Erstellung eines robusten Business Case erfordert eine umfassende Teamleistung. Wie im Anfang des ersten Blogs dieser Serie erwähnt, sollten Sie nur dann in die Erstellung eines Business Case investieren, wenn genügend Verständnis und Engagement innerhalb des internen Kundenteams vorhanden sind.

Marshallen Sie Ihre Vertriebs Ressourcen, um die Opportunity richtig einzugrenzen, ihre Sicht auf die Unternehmen Kontext, die Kundenstrategie, die Schwachstellen und Chancen, den Entscheidungsprozess und die Kadenz des Kunden zu verstehen und zu verstehen, wer gebeten werden sollte, sich an der Bereitstellung von Informationen zu beteiligen, die es Ihnen ermöglichen, die Business Case zu entwickeln.

Führen Sie ein Kickoff-Gespräch mit den wichtigsten Stakeholdern von Unternehmen und IT-Abteilungen durch, in dem Sie den Prozess beschreiben und Interesse und Engagement messen sowie Ansatz, Teilnehmer, Timing und Entscheidungsansatz festlegen

.

Angenommen, Sie haben beim Kickoff-Anruf erhalten, was Sie brauchen, ist es an der Zeit, eine oder mehrere Discovery-Sitzungen zu planen, um die aktuellen KPIs zu verstehen. Dazu gehören:

• Personalausstattung
• Stunden, die für relevante Aufgaben aufgewendet wurden
• VZÄ-Kosten
• Hosting- und Betriebskosten der IT-Abteilung
• Feldzüge
• Wert eines Leads und/oder durchschnittlicher Bestellwert

Rechnen Sie mit mehreren Diskussionsrunden, um Klarheit und Abstimmung über Ansatz, Annahmen und Ergebnisse zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass die endgültigen Entscheidungsträger (d. h. die Signaturinhaber) klar identifiziert werden und ihre Denkweise verstanden wird.

Oft wird die Genehmigung zunächst von einer leitenden IT-Abteilung Führungskraft und ihrem Unternehmen Pendant überwacht, die den Vorschlag und die Business Case einem Lenkungsausschuss vorlegen, nach dessen Genehmigung ein endgültiger Pitch an das Top-Management oder ein "Kapitalausschuss" erfolgt. Rechnen Sie mit Überarbeitungen auf dem Weg.

7. Maximieren Sie Ihre Erfolgschancen im Genehmigungsprozess

Im Folgenden empfehlen wir Ihnen, die folgenden Grundsätze zu befolgen, um Ihre Chancen auf die Erstellung eines erfolgreichen, abgestimmten und genehmigten Business Case zu erhöhen:

1. Beziehen Sie alle relevant Stakeholder ein – einschließlich anderer Fachabteilungen sowie der Finanzabteilung.
2. Arbeiten Sie mit Ihrem Implementierung Partner zusammen, um übergeordnete Programmphasen und die damit verbundenen Kosten und Vorteile zu vereinbaren.
3. Verwalten Sie proaktiv den Genehmigungsprozess: Wer soll einbezogen werden, wer genehmigt, wie trifft er diese Art von Entscheidungen, wie wird diese spezifische Entscheidung getroffen.
4. Beziehen Sie relevante Finanzführungskräfte (FP&A und andere) frühzeitig ein. Sie sollten Parameter wie die Hurdle-Rate, den Auswertungszeitrahmen und die Ausgabeformate liefern.
5. Stellen Sie immer sicher, dass es niemals einen "Schock oder eine Überraschung" geben wird, wenn Sie Ihren Fall präsentieren, dass die Erwartungen vollständig gemanagt wurden und dass wichtige Kunden / Kunden / potenzieller Kunden aufeinander abgestimmt sind und unterstützen. Sie erreichen dies durch kleinere Besprechungen, um eine Vorschau der Lösung und des Business Case mit den wichtigsten Stakeholdern zu erhalten.
6. Stellen Sie sicher, dass der vollständige Kontext und die Kunden-, Team- und Führungsperspektiven in Ihrer Präsentation zusammen mit jedem physischen Deck oder auf den Business Case Handouts bereitgestellt werden. Fügen Sie eine Dokumentation relevanter Informationen aus Ihren Entdeckungsgesprächen und Organisationsplänen hinzu.
7. Setzen Sie realistische Erwartungen an den Grad der Genauigkeit. In großen, komplexen Fällen sollten Sie darauf vorbereitet sein, mehrere Szenarien und Sensitivitätsanalysen für 1-3 Schlüsselvariablen und Hauptvorteile durchzuführen.
8. Finden Sie informative Studien und Fallstudien, die Ihre Verbesserungsannahmen unterstützen, aber setzen Sie die Erwartung, dass jedes Unternehmen anders ist und die Ergebnisse von der einzigartigen Zielgruppe, der Region, dem Erfolg der Implementierung und den operativen Fähigkeiten des Kunden abhängen
9. Nutzenströme und potenzielle Verbesserungen sollten klar mit dem spezifischen Umfang des diskutierten Unternehmens, der Lösungen und der Fähigkeiten verknüpft sein. Vermeiden Sie allgemeine Behauptungen in Bezug auf absolute Niveaus der Leistung von Unternehmen, obwohl diese Art von Informationen nützlich sein kann, um relativen Kontext bereitzustellen.
10. Wichtige Annahmen (z. B. prozentuale Kosten- und Ertragsverbesserungen) sollten innerhalb von Bereichen liegen, die glaubwürdig erscheinen und weniger wahrscheinlich von den Stakeholdern des Kunden/Kunden in Frage gestellt oder abgelehnt werden. Nach unserer Erfahrung/Erfahrung ist der Wert eines Leads ein umstrittener Bereich, aber wenn er gut erforscht ist, sollten Sie in der Lage sein, ihn zu verteidigen.
11. Ignorieren Sie versunkene Kosten – aber berücksichtigen Sie deren Auswirkungen. Dies wird als "Sunk Cost Fallacy" bezeichnet. Wenn ein Team beispielsweise bereits die etablierte Lösung verwendet, ist "Wir können genauso gut das verwenden, wofür wir bereits bezahlt haben" keine gültige Denkweise. Der Business Case für die Erneuerung sollte jedoch die geringere Schulungs- und Einarbeitungszeit und -kosten im Vergleich zu einer neuen alternativen Lösung berücksichtigen.
12. Wenn es um Ergebnisse geht, bleiben Sie in der Goldlöckchen-Zone: Stellen Sie sicher, dass Ihre prognostizierten Ergebnisse/KPIs nicht "zu gut sind, um wahr zu sein". Kein einzelner Vorteil sollte früher beginnen, als Implementierung des relevant Roadmap Postens voraussichtlich abgeschlossen ist. Ebensowenig sollte irgendein Nutzen so groß oder so unverhältnismäßig zu den übrigen Vorteilen erscheinen, dass er unglaubwürdig erscheint und ein Ziel für eine Kürzung oder Ablehnung durch die Entscheidungsträger ist.
13. Größer ist nicht immer besser. Die Leistungen sollten gegebenenfalls vergleichsweise gemildert oder aufgeteilt werden, um die Wahrnehmung des Gleichgewichts zu unterstützen.

Eine Business Case ist wohl der wichtigste Teil der Sicherung der Technologie, die Sie benötigen, um Ihren Kunden die Erlebnisse zu bieten, die wir heute alle erwarten. Wir hoffen, dass Sie diese zweiteilige Blogserie hilfreich fanden.