Die meisten Unternehmen haben keinen Mangel an Inhalten. Sie haben ein Auffindbarkeitsproblem. Das Asset existiert, aber es liegt in einem regionalen Ordner, auf dem Laufwerk einer Agentur oder in einem E-Mail-Thread.
Die Verwaltung digitaler Assets ist die Praxis, jede Phase des Lebenszyklus eines Assets zu steuern: wie es organisiert ist, wer es nutzen kann, wie es freigegeben wird, wie neue Versionen alte ersetzen und wann es ausgemustert wird. Gut umgesetzt bedeutet das, dass Ihre Zielgruppe und zunehmend auch KI-Suchagenten das richtige Asset beim ersten Mal finden und es mit Vertrauen nutzen.
Was umfasst die Verwaltung digitaler Assets?
Die Verwaltung digitaler Assets umfasst sechs miteinander verbundene Aufgaben: Assets an einem Ort speichern, sie mit konsistenten Metadaten beschreiben, steuern, wer sie verwenden darf, sie vor der Veröffentlichung freigeben, eine aktuelle Version beibehalten und sie ausmustern, wenn sie ablaufen. Eine Digital-Asset-Management-(DAM)-Plattform führt diese Aufgaben in einem System zusammen, sodass jedes Asset seine eigene Historie und seine eigenen Regeln mitbringt.
Der beste Ausgangspunkt ist eine Asset-Prüfung. Ermitteln Sie, was Sie haben, wo es gespeichert ist, welche Formate Sie verwenden und welche Assets wiederverwendet werden. Die Prüfung zeigt, wo die größten Probleme liegen, und gibt Ihnen eine Basis, an der Sie den Fortschritt messen können.
Welche Best Practices der Taxonomie halten Assets im großen Maßstab auffindbar?
Assets bleiben auffindbar, wenn jedes Team sie auf die gleiche Weise beschreibt. Ohne gemeinsame Regeln versieht ein Team Assets mit „Q3 campaign“ und ein anderes mit „autumn launch“, und die Suche scheitert an beidem.
- Einigen Sie sich auf eine gemeinsame Taxonomie. Definieren Sie die Kategorien, die jedes Asset benötigt, zum Beispiel Marke, Produkt, Region, Kampagne und Nutzungsrechte. Halten Sie die oberste Ebene kurz und fügen Sie nur dort Tiefe hinzu, wo Teams danach suchen.
- Legen Sie Metadatenstandards fest. Entscheiden Sie, welche Felder Pflicht sind und welche Werte zulässig sind. Auswahllisten sind besser als Freitext, weil sie verhindern, dass unterschiedliche Schreibweisen die Suchergebnisse aufsplitten.
- Nutzen Sie Benennungskonventionen als Absicherung. Ein vorhersehbarer Dateiname, zum Beispiel Marke, Produkt, Datum und Version, hilft, wenn Assets das DAM verlassen. Er unterstützt Metadaten; er ersetzt sie nicht.
- Lassen Sie KI die routinemäßige Verschlagwortung übernehmen. KI kann Keywords, Taxonomiewerte und Beschreibungen vorschlagen, wenn Assets eingehen. Prüfen Sie die Vorschläge und passen Sie dann die Regeln an, damit sie sich mit der Zeit verbessern.
- Zeigen Sie nur die Felder an, die zutreffen. In einer Multi-Brand-Bibliothek halten bedingte Felder Formulare kurz: Ein Team, das ein Asset für eine Marke verschlagwortet, sieht die Felder dieser Marke und sonst nichts.
In SitecoreAI DAM: Taxonomien und bedingte Metadatenfelder werden ohne Code in der Admin-Oberfläche konfiguriert, und die KI-gestützte Metadatenanreicherung schlägt beim Hochladen Tags, Ihre eigenen Taxonomiewerte und Alternativtext vor, mit benutzerdefinierten KI-Profilen passend zu Ihrer Taxonomie.
Nachdem Foodstuffs seine Assets in einer einzigen zentralen Quelle über Marken hinweg zusammengeführt hatte, verbesserte das Unternehmen die Wiederverwendung von Assets um 50 %.
Wie sollten regionale Teams und Agenturen Assets gemeinsam nutzen, ohne sie zu duplizieren?
Teilen Sie eine Referenz auf das Asset statt einer Kopie. Regionale Teams in globalen Unternehmen speichern Assets häufig auf lokalen Laufwerken, per E-Mail und in Projekttools, anstatt mit einer zentral verwalteten Bibliothek zu arbeiten. Jede Kopie ist eine Version, die von den Markenrichtlinien abweichen oder ihre Nutzungsrechte überdauern kann.
- Pflegen Sie eine zentrale Master-Bibliothek. Speichern Sie jedes freigegebene Asset einmal an einem zentralen Ort, und machen Sie diesen zur einzigen Quelle, aus der Dateien heruntergeladen werden.
- Steuern Sie den Zugriff über Metadaten. Geben Sie jeder Region oder Agentur Zugriff auf Basis dessen, womit ein Asset getaggt ist, etwa Markt oder Marke. Der Zugriff aktualisiert sich dann automatisch, wenn ein Asset neu getaggt wird.
- Teilen Sie Sammlungen, nicht Dateien. Gruppieren Sie die Assets, die ein Team benötigt, in einer gemeinsamen Sammlung. Da eine Sammlung auf das ursprüngliche Asset verweist, erreicht eine Aktualisierung alle gleichzeitig.
- Geben Sie Agenturen eine kontrollierte Ansicht. Lassen Sie externe Partner sehen, was sie benötigen, oder nur das, was sie hochgeladen haben, ohne die gesamte Bibliothek zu öffnen.
- Verwenden Sie ablaufende Links für einmaliges Teilen. Wenn jemand außerhalb des Systems eine Datei benötigt, senden Sie einen Link mit Enddatum statt eines Anhangs.
In SitecoreAI DAM: Sammlungen verweisen auf Assets, anstatt sie zu duplizieren, und unterstützen Kommentare für die Zusammenarbeit. Richtlinien für Benutzergruppen gewähren Zugriff basierend auf Metadaten und Taxonomie, einschließlich einer Option „nur von mir erstellte Assets“ für Agenturen, und öffentliche Links können mit einem Ablaufdatum versehen werden.
Hilti ermöglichte Marketing- und Vertriebsteams in 100 Ländern den Zugriff auf 80.000 Assets aus einer zentralen Bibliothek und veröffentlichte 4.000 Assets im Rahmen seiner größten Produkteinführung.
Wie gelangen freigegebene Assets ohne manuelle Übergaben in Kampagnen?
Integrieren Sie die Freigabe in den Lebenszyklus des Assets und verbinden Sie dann das DAM mit den Tools, die veröffentlichen. Manuelle Übergaben entstehen, wenn die Freigabe in E-Mails erfolgt und die endgültige Datei heruntergeladen und an anderer Stelle erneut hochgeladen werden muss.
- Definieren Sie die Status, die ein Asset durchläuft. Ein einfacher Ablauf ist: erstellt, in Prüfung, freigegeben. Fügen Sie Schritte nur dort hinzu, wo tatsächlich eine Prüfung stattfindet, etwa eine rechtliche oder Markenprüfung.
- Weisen Sie Prüfer regelbasiert zu. Leiten Sie Assets automatisch an die richtigen Prüfer weiter, zum Beispiel nach Marke oder Region, und entscheiden Sie, ob Prüfungen nacheinander oder parallel ablaufen.
- Machen Sie die Freigabe zur Voraussetzung für die Suche. Nur freigegebene Assets sollten für Kampagnenteams durchsuchbar sein, damit niemand versehentlich einen Entwurf verwendet.
- Dokumentieren Sie, warum Assets abgelehnt werden. Eine kurze Ablehnungsnotiz am Asset spart eine E-Mail-Runde und zeigt Mitwirkenden, wie gute Arbeit aussieht.
- Verbinden Sie Veröffentlichungstools mit dem DAM. Wenn das CMS, die E-Mail-Plattform und Kreativtools freigegebene Assets direkt abrufen, entfällt der Schritt des Herunter- und Hochladens.
In SitecoreAI DAM: Assets wechseln von Erstellt zu In Prüfung zu Genehmigt, wobei relevante Mitteilungen in Bezug auf das Asset beibehalten werden. Statusabläufe unterstützen parallele und sequenzielle Freigaben, wobei Prüfer manuell oder dynamisch zugewiesen werden, und genehmigte Assets werden vor der Veröffentlichung auf Rechte und Ablauf geprüft.
So hat WAGO mehr als 150 jährliche Kampagnen automatisiert, die früher manuelle Eingriffe erforderten, und die Time-to-Market dadurch schätzungsweise um 15 % verkürzt.
Wie funktionieren Dublettenerkennung und Versionskontrolle in einem DAM?
Die Duplikaterkennung findet Assets, die bereits vorhanden sind, bevor jemand eine weitere Kopie hinzufügt; die Versionskontrolle hält eine aktuelle Version vor und bewahrt gleichzeitig den Verlauf. Zusammen verhindern sie, dass sich die Bibliothek mit nahezu identischen Dateien füllt.
- Suchen Sie vor dem Hochladen. Machen Sie die Prüfung der Bibliothek zum ersten Schritt für Mitwirkende und gestalten Sie sie so schnell, dass die Menschen sie in ihre Arbeitsabläufe integrieren.
- Nutzen Sie visuelle Ähnlichkeit, um Beinahe-Duplikate zu erkennen. Die KI-gestützte visuelle Suche findet Bilder, die ähnlich aussehen, auch wenn sich Dateinamen und Tags unterscheiden, sodass Prüfende erneute Uploads erkennen können.
- Laden Sie neue Versionen hoch, nicht neue Assets. Wenn sich ein Asset ändert, fügen Sie die neue Datei als Version des bestehenden Assets hinzu. Links, Metadaten und Nutzungshistorie bleiben an einem Ort.
- Behalten Sie ein Master bei. Kennzeichnen Sie eine Version als aktuell und halten Sie frühere Versionen zur Wiederherstellung bereit, falls eine Änderung rückgängig gemacht werden muss.
- Entrümpeln Sie nach einem festen Zeitplan. Prüfen Sie die Bibliothek regelmäßig auf Duplikate und veraltete Dateien. Eine kleinere, übersichtlichere Bibliothek ist leichter zu durchsuchen und birgt weniger Risiken.
In SitecoreAI DAM: Die Asset-Seite kann mithilfe der KI-gestützten visuellen Suche visuell ähnliche Assets anzeigen. Beim Hochladen einer neuen Version wird diese als Master festgelegt, frühere Versionen bleiben beim Asset aufgeführt, und jede davon kann wieder als Master festgelegt werden.
Michelin verwaltet 155.000 Restaurantbilder in einer Bibliothek und hat die für ihre Aktualisierung benötigte Zeit reduziert.
Kann KI veraltete Assets automatisch ablaufen lassen oder archivieren?
Nicht von allein, und wahrscheinlich würden Sie das auch nicht wollen. Ablaufdaten funktionieren am besten als Regel für das Asset: Wenn eine Lizenz endet, darf das Asset nicht mehr verwendet werden. Archivierung ist besser als bewusste, reversible Entscheidung, wobei KI dabei hilft, geeignete Kandidaten zu finden.
- Speichern Sie Rechte und Ablaufdaten für jedes Asset. Erfassen Sie Lizenzbedingungen, Nutzungsbeschränkungen und Enddaten beim Upload als Metadaten, nicht in einer separaten Tabelle.
- Prüfen Sie Rechte vor der Veröffentlichung. Lassen Sie das DAM Assets blockieren oder kennzeichnen, deren Rechte abgelaufen sind, bevor sie einen Kanal erreichen.
- Legen Sie Enddaten für freigegebene Links fest. Links zu externen Partnern sollten nicht mehr funktionieren, wenn eine Kampagne oder ein Vertrag endet.
- Automatisieren Sie Routinen mit Regeln. Nutzen Sie ereignisbasierte Regeln, um Verantwortliche zu benachrichtigen oder den Status eines Assets zu aktualisieren, wenn sich seine Metadaten ändern.
- Archivieren Sie bewusst und halten Sie es reversibel. Prüfen Sie abgelaufene und ungenutzte Assets regelmäßig, archivieren Sie sie gesammelt, und stellen Sie sie bei Bedarf wieder her.
In SitecoreAI DAM werden Rechte, Freigaben und Ablaufdaten geprüft, bevor ein Asset veröffentlicht wird, und öffentliche Links können mit einem Ablaufdatum versehen werden. Freigegebene Assets können einzeln oder gesammelt archiviert und jederzeit wiederhergestellt werden. Ereignisbasierte Trigger, die in der Administrationsoberfläche konfiguriert werden, können Aktionen wie Benachrichtigungen ausführen, wenn sich ein Asset ändert.
Mit einem vollständigen Audit-Trail für jedes Asset können Teams nachweisen, wann ein Asset freigegeben, geändert oder stillgelegt wurde.
Wie hält man ein DAM langfristig gesund?
- Rollen und Berechtigungen überprüfen. Prüfen Sie den Zugriff, wenn sich Teams, Regionen und Agenturen ändern, damit Mitarbeitende genau das sehen, was sie benötigen – und nicht mehr.
- Im DAM zusammenarbeiten. Kommentare zu Assets und Sammlungen halten Feedback im Kontext, statt es über E-Mails zu verteilen.
- Auf dem neuesten Stand bleiben. DAM-Plattformen müssen sich weiterentwickeln, damit jedes freigegebene Asset für Ihr Team leicht auffindbar und für KI lesbar ist.
Mehr zu den Funktionen, auf die Sie bei einem Enterprise-DAM achten sollten, lesen Sie in Enterprise-DAM-Funktionen: Worauf es ankommt, wenn KI Ihre Inhalte liest.
Entfesseln Sie die Kraft des Digital-Asset-Managements
Jede Praxis in diesem Leitfaden wird einfacher, wenn die Plattform die Routinearbeit übernimmt: Tagging beim Upload, Prüfung der Rechte vor der Freigabe und Teilen per Referenz statt per Kopie. Erfahren Sie, wie SitecoreAI DAM (früher Teil von Sitecore Content Hub) Taxonomie, Freigaben, Versionen und Ablauffristen für Ihre eigenen Assets und Teams verwaltet.