Guia de migração do CMS

Apresentamos as etapas principais de uma migração bem-sucedida do CMS abaixo. Mas, primeiro, vamos explorar por que o conteúdo é vital no cenário de negócios competitivo e centrado no cliente de hoje e por que uma migração de CMS pode ajudar. Considere o seguinte:

• 70% dos as pessoas preferem aprender sobre uma marca através de um artigo versos um anúncio.
• Ano após ano, o crescimento do tráfego único do site é 780% maior para líderes de marketing de conteúdo vs. seguidores.
• 47% dos clientes Visualize de 3 a 5 partes de conteúdo antes de se envolver com uma empresa.
• 74% das empresas dizem que o marketing de conteúdo está aumentando sua qualidade e quantidade de leads.
• O marketing de conteúdo custa 62% menos do que o marketing tradicional, mas gera cerca de 300% mais leads
• 68% dos clientes sentem-se mais positivos sobre uma empresa depois de visualizar o seu conteúdo.

Claramente, o conteúdo desempenha um papel significativo no sucesso de uma empresa — tanto a curto como a longo prazo. No entanto, o maior obstáculo relacionado ao conteúdo que algumas empresas enfrentam não está relacionado à qualidade ou ao volume de suas postagens de blog, artigos, vídeos, infográficos ou outros tipos de conteúdo. Em vez disso, ele está enraizado em seu sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) existente.

Especificamente, aqui estão alguns dos problemas comuns de CMS que as empresas enfrentam:

• Tempo de inatividade excessivo do servidor
• Velocidade lenta do site
• Incapacidade de lidar com grandes volumes de tráfego e picos repentinos de tráfego
• Falta de usabilidade e facilidade de utilização
• Falta de integração com outras ferramentas e sistemas no ambiente
• Recursos e funcionalidades limitados
• Opções limitadas de personalização e distribuição
• Vulnerabilidades de segurança
• Falta de suporte do fornecedor

Se sua empresa está enfrentando um, alguns ou todos esses obstáculos, migrar seu CMS para uma solução superior é uma decisão inteligente. O restante deste guia fornece listas de verificação e conselhos para pré-migração, migração e pós-migração. Também analisaremos alguns problemas de SEO que podem surgir após a migração e como resolvê-los.

Dizem que "um fracasso no planeamento é um plano no fracasso". Obviamente, essa sabedoria não foi inspirada por uma experiência fracassada de migração do CMS, mas certamente se aplica a ela. Aqui está uma lista de verificação de pré-migração para ajudar a garantir que sua migração CMS seja simples ou problemática:

Tarefa 1: Construa sua equipe

Uma equipe experiente, experiente e colaborativa é essencial para realizar uma migração de CMS bem-sucedida. Sua equipe deve ser composta por um gerente de projeto líder e representantes de TI, marketing, gerência sênior e quaisquer outras partes interessadas que usarão o CMS.

Tarefa 2: Realizar uma auditoria de conteúdo

Uma vez que sua equipe esteja reunida, de forma organizada e normalmente em pequenos grupos com base em áreas de especialização, peça-lhes que realizem uma auditoria para identificar partes relevantes de conteúdo que devem ser incluídas na migração e ativos irrelevantes ou desatualizados que devem ser excluídos. 

Como parte desse processo, você também precisará rastrear seu site e todos os subdomínios para obter uma imagem completa de todos os URLs, links, redirecionamentos, metadados e assim por diante. Tenha em mente que uma auditoria de conteúdo abrangente é um empreendimento significativo, bem como crucial. 

Tarefa 3: Realizar uma avaliação de dados

Uma avaliação de dados é uma avaliação de custos, prazos e riscos estimados associados à migração planejada do CMS. É importante trabalhar em estreita colaboração com o fornecedor de CMS escolhido ou com o(s) fornecedor(es) de CMS pré-selecionado durante todo esse processo, a fim de avaliar os principais problemas, como o tempo de inatividade previsto.  

Tarefa 4: Criar um plano preliminar

Use as informações recolhidas nas três tarefas seguintes para criar um plano preliminar. Certifique-se de identificar um caminho crítico, que é a sequência mais longa de atividades que devem ser concluídas a tempo para que a migração do CMS seja concluída até a data de vencimento estimada. 

Use um software de gerenciamento de projetos para manter todos os membros da equipe informados e compartilhar o plano em uma plataforma centralizada. Tenha em mente que este é um plano preliminar. Embora você queira que ele seja robusto, ele será atualizado antes que a migração ocorra. 

Tarefa 5: Avaliar os fatores de segurança

Identificar e abordar todas as considerações de segurança necessárias, como alinhar a migração do CMS à prevalecente Regulamentos de conformidade. É altamente recomendável que você obtenha a aprovação oficial de todas as partes interessadas relevantes, tanto internas quanto externas. Ignorar os detalhes e requisitos de segurança pode levar a problemas e custos significativos no futuro.   

Tarefa 6: Obter todas as ferramentas necessárias

Decida quais aspetos da migração do CMS serão tratados automaticamente ou manualmente e obtenha as ferramentas necessárias para cada aspeto do projeto. Geralmente, a automatização da migração de conteúdo é recomendada para grandes bancos de dados, documentos e bibliotecas de mídia. O seu fornecedor de CMS deve fornecer orientações e conselhos práticos nesta área.  

Tarefa 7: Refinar o plano

Neste ponto, você deve ter uma compreensão sólida de como será a migração do CMS, incluindo custos, cronogramas e riscos. Use essas informações para refinar o plano e compartilhá-lo com todas as partes interessadas internas e externas relevantes. Se você detetar lacunas em seu plano, resolva essas preocupações agora. Um velho ditado no mundo do gerenciamento de projetos é "uma hora de planejamento salva um dia de correção". (Em alguns casos, pode até ser uma semana!)

Depois de concluir todas as tarefas na fase de pré-migração, você pode avançar e se concentrar no aspeto mais importante — e também no mais desafiador — da migração do CMS: a transferência de dados. Use a lista de verificação a seguir para ajudar sua equipe a navegar com sucesso nesta fase crítica: 

Tarefa 1: Analisar variações na arquitetura de dados

Em um mundo perfeito, seu CMS antigo e seu novo CMS usariam exatamente a mesma arquitetura de dados. Mas não vivemos num mundo perfeito. Mesmo que ambas as soluções sejam semelhantes, haverá invariavelmente diferenças. 

Ao mapear os dados da origem para o CMS de destino, você pode fazer ajustes proativos em aspetos como formatação e atributos de campo. Você também deve realizar uma migração de avaliação com uma grande amostra de dados para revelar problemas de incomparabilidade. Como resultado dessa análise, convém remover dados ou conteúdo que, de outra forma, retardariam a migração do CMS.

Tarefa 2: Criar uma série de planos de contingência

Mesmo as migrações CMS (aparentemente) mais simples e diretas podem ser complicadas, especialmente se houver centenas ou milhares de ativos que precisam ser movidos do CMS de origem para o novo destino. Para evitar que potenciais armadilhas e contratempos se tornem grandes problemas ou catástrofes, crie uma série de planos de contingência que são mapeados para vários cenários hipotéticos. 

Idealmente, você não precisará confiar em nenhum desses planos de backup. No entanto, se o fizer — e é provável que seja esse o caso até certo ponto —, o tempo e o esforço que a sua equipa gasta nesta tarefa pagarão enormes dividendos. Pode até ser a diferença entre uma migração CMS que é lembrada por todos os motivos certos versus todos os motivos errados!

Tarefa 3: Faça backup do seu conteúdo

Embora todas as tarefas desta lista de verificação sejam importantes, esta é absolutamente crucial. Você deve fazer backup de todos os seus dados e conteúdo antes da migração e armazená-los em um local seguro e acessível. Mesmo que você (esperançosamente) não precise dessas informações durante a migração, poderá precisar delas no futuro, assim que a migração for concluída.  

Tarefa 4: Realizar a migração

Graças aos esforços da sua equipe até este ponto, incluindo todas as tarefas de pré-migração, agora você pode prosseguir com a transferência de dados. Como você provavelmente está lidando com um grande volume de dados, automatizar o processo com software de migração ou scripts personalizados tornará o processo mais rápido e eliminará erros humanos. Independentemente do método e das tecnologias que utiliza, certifique-se de que todas foram devidamente testadas (conforme aconselhado anteriormente nesta lista de verificação). 

Mesmo com a transferência de dados concluída, a migração do CMS não está concluída. Mas tenha certeza de que, se tudo correu conforme o planejado, você estará perto da linha de chegada. Aqui está uma lista de verificação para ajudar sua equipe a fechar o projeto: 

Tarefa 1: Testar a precisão e integridade dos dados

Examine os dados para identificar e corrigir quaisquer problemas de formatação. (Nota: é aqui que a análise de variações na arquitetura de dados antes da migração compensa!) Você também deve fazer uma amostra do seu conteúdo para verificar a integridade dos dados.  

Tarefa 2: Monitorar e otimizar

É apenas uma questão de tempo após a conclusão da migração do CMS — minutos, horas, dias ou, no máximo, semanas — antes que os problemas surjam. Por exemplo, você pode de repente enfrentar uma série de erros de rastreamento ou os tempos de carregamento de elementos de página/página podem ser mais lentos do que você esperava. 

A má notícia é que questões como essas são inevitáveis, independentemente de quão robusto e desenvolvido seja o plano de migração, ou quão eficaz e poderosa seja a tecnologia. A boa notícia é que você pode corrigir esses problemas à medida que eles surgem. Para tornar este processo eficiente e bem-sucedido, estabeleça um programa contínuo de controle de qualidade, completo com padrões e protocolos de relatórios. 

Tarefa 3: Descomissionar seu CMS antigo

Uma vez que o novo CMS está funcionando corretamente - o que significa resolver todos os problemas inevitáveis e problemas que surgem normalmente dentro das primeiras duas semanas após a transferência - você pode desligar seu CMS antigo. Como parte desse processo, você também precisará ajustar todos os processos de fluxo de trabalho pré-existentes, para que eles se alinhem com o novo CMS.

Tarefa 4: Treinar usuários finais

Você também precisará educar os usuários finais sobre como usar o novo CMS. Tenha em mente que, para algumas pessoas, a mudança de qualquer tipo – mesmo a variedade positiva – é estressante, pois envolve o aprendizado de novos métodos e regras. Seja paciente e positivo e disponibilize recursos como guias de introdução, vídeos passo a passo, artigos de práticas recomendadas e assim por diante.

Se o SEO será impactado por uma migração de CMS não é uma questão de "se", mas sim uma questão de "quanto". Felizmente, existem algumas táticas seguras (leia-se: amigáveis ao Google) que podem ajudá-lo a manter suas classificações pré-existentes para palavras-chave importantes. Eles podem até ajudá-lo a melhorá-los. 

Por favor, note que para todas as táticas a seguir, sugerimos que você trabalhe em estreita colaboração com especialistas que entendem as complexidades e nuances do SEO. Se você não tem essa experiência internamente, então é aconselhável trabalhar com um parceiro externo ou empresa que irá ajudá-lo a evitar cometer erros caros.

Avalie suas análises

Antes de migrar seu CMS, salve e compare seus dados do Google Analytics para que você possa fazer uma comparação antes e depois. Isso pode ajudá-lo a direcionar e resolver quaisquer problemas relacionados a SEO que estejam contribuindo para taxas de tráfego ou conversas relativamente mais baixas. As principais métricas nas quais você deve se concentrar incluem:

• Tempo médio de carregamento da página
• Duração média da sessão
• Taxa média de páginas por sessão
• Fontes de tráfego orgânico
• Fontes de tráfego de referência
• Taxa de rejeição

Lembre-se também de que, se você tiver problemas significativos de indexação após a migração, isso pode ser devido ao arquivo robots.txt em seu novo site bloqueando o acesso do rastreador. Felizmente, resolver este problema é rápido e fácil.

Nota: Confira o Principais métricas para medir seu marketing de conteúdo eficácia.

Monitorar todos os URLs

Se você estiver alterando seu URL — e esse provavelmente será o caso — precisará enviar o sitemap tanto para o seu site antigo quanto para o novo. Isso melhorará a descoberta de redirecionamentos 301, o que, por sua vez, acelera o rastreamento e indexação do seu novo site. É melhor rastrear seu site antigo antes da migração. Em seguida, rastreie seu novo site após a migração (e depois de ter corrigido quaisquer links quebrados ou redirecionamentos incorretos).

Examine e corrija elementos de SEO no local

Após a migração do CMS, você deve examinar os vários elementos de SEO, prestando especial atenção às páginas importantes que devem estar gerando tráfego significativo. Concentre-se nos seguintes elementos que são as principais peças do quebra-cabeça de SEO no site:

• Tags H1, H2 e H3
• Título
• Meta descrições (embora não impactem diretamente as classificações dos mecanismos de pesquisa, elas podem influenciar cliques e conversões)
• URLs
• Conteúdo corporal

Uma migração CMS é um empreendimento significativo. No entanto, isso não significa que deva ser perigoso ou assustador. Use as listas de verificação e as orientações de SEO fornecidas acima para navegar pelas fases de pré-migração, migração e pós-migração. 

Com a equipe, as ferramentas, as táticas e a tecnologia certas, sua migração para CMS será bem-sucedida — e sua empresa avançará em um cenário em que entregar o conteúdo certo, para as pessoas certas, no momento certo e através dos pontos de contato certos não é mais agradável de se ter, mas de missão crítica.