Como escolher um sistema de gestão de ativos digitais

No atual cenário de criação de conteúdo implacavelmente acelerado, um poderoso, seguro e fácil de usar Sistema de Gestão de Ativos Digitais (DAM) não é opcional, é essencial. Isso ocorre porque um DAM centraliza, organiza e armazena todos os tipos de ativos digitais, tornando acessível a totalidade da biblioteca de ativos da sua organização e, finalmente, proporcionando uma experiência superior ao cliente.

Choosing between DAM vendors should not need to be difficult or daunting. Instead, it can be enjoyable and energizing — provided that you know what to focus on. In this article, we highlight 6 key questions that will help your team members with identifying, evaluating, implementing, and ultimately onboarding a Sistema de Gestão de Ativos Digitais that turns content-induced chaos into clarity and delivers transformative results through streamlined workflows and a single source of truth.

Antes de mergulhar em recursos e funcionalidades, é importante se conectar com as partes interessadas internas e externas que usarão o software de gerenciamento de ativos digitais. Normalmente, isso inclui usuários criativos, usuários técnicos e usuários corporativos. Você quer entender claramente seus problemas (ou seja, "pontos problemáticos"), necessidades, objetivos e expectativas.

Esse diálogo também pode ajudar muito as equipes e os indivíduos a adotarem versus resistirem ao sistema uma vez que ele entra no ambiente. De facto, muitas pessoas que aparentemente receiam as novas tecnologias não sofrem de tecnofobia. Pelo contrário, estão preocupados com a incerteza que uma mudança significativa pode trazer. Envolver e envolver as partes interessadas no início do processo pode ajudar a reduzir parte dessa ansiedade e substituí-la por mente aberta e entusiasmo.

Além disso, este diálogo e consulta podem ajudar a garantir que as expectativas das partes interessadas são razoáveis e realistas. Por exemplo, uma solução DAM não cria ativos do zero. No entanto, certamente simplificará o processo criativo, o que é uma grande vitória para todos os envolvidos na criação, modificação, distribuição, administração e governança de conteúdo, especialmente quando a facilidade de uso é uma prioridade entre diferentes equipes.

Você pode se surpreender ao descobrir o grande volume e diversidade de ativos de marketing digital que você tem em sua organização. De fato, muitas empresas têm milhares — e, em alguns casos, milhões — de modelos, banners, logotipos, vídeos, arquivos de áudio, ativos duplicados, apresentações, decks de vendas, banners (e a lista continua) em vários repositórios de nuvem, discos rígidos, dispositivos de armazenamento portáteis, anexos de e-mail, etc.

Não deixe que isso o sobrecarregue. O foco aqui deve ser a compreensão geral do volume e dos tipos de materiais de marketing em seu ecossistema para que você possa identificar melhor as principais funcionalidades e integrações necessárias em seu sistema.

Naturalmente, diferentes equipes e indivíduos precisarão gerenciar ativos digitais de várias maneiras. Por exemplo:

• Seus usuários criativos podem querer fortemente acabar com os pesadelos do controle de versão.
• Seus usuários corporativos podem querer velocidade quando se trata de encontrar os modelos e arquivos de que precisam para apresentações de vendas, propostas e assim por diante.
• Seus usuários técnicos podem sabiamente apontar que realmente não importa quais recursos e ferramentas revolucionárias um sistema de gerenciamento de ativos digitais possa oferecer: se ele cria lacunas na postura de segurança da informação na nuvem, então é um passivo em vez de um ativo.

Em última análise, você quer descobrir e analisar esses requisitos das partes interessadas, a fim de estabelecer as necessidades da sua organização. Sua lista pode incluir coisas como:

• Melhorar a capacidade de descoberta reduzindo a disseminação de ativos entre unidades compartilhadas e usando convenções padronizadas de nomenclatura e marcação de metadados.
• Facilitando o upload de novas versões com diferentes extensões para suportar canais de marketing adicionais e garantir que todos estejam sempre trabalhando no ativo mais recente (em outras palavras: não há mais pesadelos de controle de versão!).
• Otimização de campanhas e automatização de fluxos de trabalho para escalar.
• Publicação de ativos em vários canais ao mesmo tempo.
• Adicionar metadados (por exemplo, idioma, localização, etc.) aos ativos, para que haja clareza instantânea sobre quando e onde usá-los.
• Adicionar dados de gerenciamento de direitos digitais (DRM) para gerenciar permissões de usuário e controle de acesso de usuário a material protegido por direitos autorais e licenciado.
• Permitindo que as equipes editem, baixem e excluam em lote todos os tipos de arquivos, o que melhora drasticamente a produtividade e reduz o potencial de erro humano.
• Estabelecer a consistência da marca, garantindo que o mesmo cliente esteja envolvido com mensagens e marcas consistentes e coesas à medida que percorre diferentes canais (por exemplo, web, redes sociais) e usa vários dispositivos (por exemplo, smartphone, desktop), ao mesmo tempo em que adere às diretrizes da marca.

Essencialmente, o que você está fazendo aqui é pegar tudo o que aprendeu ao responder às perguntas 1 e 2 e criar uma lista de verificação para ajudá-lo a se concentrar no software DAM (e fornecedores) que provavelmente atenderão às suas necessidades.

Uma das vantagens mais significativas da plataforma DAM certa é a integração perfeita com outras fontes e soluções baseadas em nuvem no ambiente. Aqui estão algumas das possibilidades mais valiosas:

• Integração de um sistema de gestão de ativos digitais com um Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS).
• Integração de um sistema de gestão de ativos digitais com uma plataforma de email marketing e automação de marketing.
• Integração de um sistema de gerenciamento de ativos digitais com aplicativos criativos nativos (por exemplo, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Google Workspace, Figma, Sketch, etc.).
• Integração de um sistema de gestão de ativos digitais com CRM (por exemplo, Salesforce).
• Integração de um sistema de gestão de ativos digitais com a gestão de informação do produto (PIM).
• Suporte a pesquisa avançada e sistemas de marcação baseados em AI para tornar a recuperação de ativos mais fácil e rápida em ecossistemas de conteúdo de alto volume.

Anteriormente, destacamos a importância e o valor de envolver as partes interessadas (por exemplo, usuários criativos, técnicos e de negócios) no início do processo, para que, em vez de preocupação e desconforto com a implementação de um novo DAM, eles fiquem entusiasmados e energizados.

No entanto, você não quer ir para o outro extremo do espectro e deixar as pessoas tão completamente empolgadas e animadas, que elas esperam que o sistema transforme tudo imediatamente. Se você implementar o sistema muito rapidamente e "morder mais do que pode mastigar", suas equipes provavelmente enfrentarão gargalos em vez de colher os benefícios.

Em vez de tentar – e infelizmente não conseguir – fazer tudo de uma vez, é sensato construir sua linha do tempo em torno de um processo de implementação em fases. Comece focando em seus ativos prioritários (por exemplo, apresentações de vendas, modelos de e-mail, etc.), para que as equipes possam se familiarizar com ferramentas, recursos, funcionalidades de pesquisa e integrações DAM, ao mesmo tempo em que otimizam para facilidade de uso, escalabilidade e produtividade.

Até agora, nesta discussão sobre como escolher ferramentas de gestão de ativos digitais, nos concentramos em sua organização: suas equipes de marketing, seus ativos de marca, suas necessidades de integração e seu processo de implementação. No entanto, uma peça crítica do quebra-cabeça não é sobre sua organização. Em vez disso, trata-se do seu fornecedor.

Simplificando, escolher entre fornecedores de DAM determinará diretamente se sua experiência é gratificante versus lamentável e se seu investimento é lucrativo versus caro. Para escolher o fornecedor certo e evitar os errados, aqui estão alguns conselhos essenciais:

• Avalie cuidadosamente todos os fornecedores potenciais e analise o que eles oferecem em relação aos seus recursos técnicos, funcionais, comerciais e de segurança.
• Certifique-se de que o seu fornecedor tem uma experiência estabelecida, verificada e comprovada Rede de parceiros de soluções para ajudá-lo a desenvolver uma estratégia digital personalizada e abrangente, bem como implementar o sistema de gerenciamento de ativos digitais de acordo com seu roteiro e cronograma.
• Certifique-se de que há uma comunidade de desenvolvedores ativa para garantir que o sistema de gerenciamento de ativos digitais evolua com suas necessidades em constante mudança.
• Inscreva-se para demonstrações guiadas abrangentes e sinta-se capacitado para fazer perguntas difíceis. Se um fornecedor não puder provar claramente do que seu sistema é capaz, especialmente em casos de uso relevantes para o seu negócio, risque-o da sua lista restrita.
• Examine "provas sociais", como estudos de caso e avaliações de analistas. Alguns fornecedores líderes designaram seções de seu site que Apresenta histórias de clientes.

O processo de escolha do melhor sistema DAM deve ser agradável e energizante; não é difícil e assustador. Use os conselhos acima para guiar sua jornada adiante. Com a abordagem, o sistema e o fornecedor certos, sua organização em breve colherá recompensas revolucionárias e ganhará uma verdadeira fonte única de verdade para gerenciar conteúdo durante todo o seu ciclo de vida.

Sitecore Content Hub O DAM é a melhor solução automatizada de gerenciamento de ativos digitais que permite que sua organização centralize todos os arquivos digitais e os entregue a qualquer ponto de contato do cliente.

As suas equipas criativas podem facilmente:

• Aproveite as integrações de gerenciamento de ativos digitais e conecte-se a qualquer fonte de conteúdo digital para armazenar, gerenciar e enriquecer ativos para vários destinos de conteúdo.
• Use a assistência com tecnologia AI para localizar e compartilhar ativos com velocidade relâmpago usando uma interface de usuário intuitiva.
• Disque para a modelagem de conteúdo específico e necessidades comerciais de negócios.
• Aproveite um conector de aplicativo que permite que as equipes trabalhem em seus aplicativos favoritos e mantenham o controle total.

Solicite uma demonstração personalizada para si e para a sua equipa. Discover como Sitecore Content Hub DAM pode ser um ativo valioso para sua organização e ajudar sua marca a oferecer experiências de usuário excecionais.