Cette série de blogs en deux parties fournit un guide pratique pour la création d’une analyse de dossier pour un logiciel SaaS. Bien qu’il soit écrit pour les équipes de vente de logiciels et les implémentation partenaires, quiconque cherche à promouvoir une solution pour un entreprise ou une équipe trouvera également de nombreuses idées pratiques et applicables.
Dans ce blog, nous définissons un dossier de rentabilisation, abordons le cas échéant et décrivons les composants typiques. Nous abordons ensuite un peu plus en profondeur la comparaison de deux solutions et la différence entre un nouvel investissement logiciel et un renouvellement.
Dans le deuxième blogue de cette série, nous nous penchons sur l’importance des « avantages indirects », passons en revue le processus typique (et ressources nécessaire pour) la création d’une proposition de entreprise réussie et concluons par des conseils pratiques pour maximiser vos chances de succès avec le processus d’approbation.
1. Qu’est-ce qu’un dossier ?
Un dossier répond à cette question : « Que se passera-t-il si l’organisation va de l’avant avec une proposition d’investissement ? » L’objectif est d’obtenir l’approbation du conseil d’administration ou de la direction d’un projet dans un logiciel ou un projet.
Une dossier est nécessaire pour démontrer pourquoi un investissement logiciel, ou un projet, est recommandé et quels seront les avantages du projet une fois terminé. Habituellement, un dossier est présenté dans un document structuré détaillant la justification pour convaincre les décideurs ultimes d’approuver la recommandation d’investissement.
Comprenant souvent une comparaison de deux ou plusieurs investissements alternatifs et la possibilité de renoncer complètement à un investissement, un dossier permet aux dirigeants d’aligner les attentes des parties prenantes concernant l’objectif, l’approche, les résultats et les avantages d’un projet. Il décrit également les investissements et les risques, et il aide à mobiliser le soutien et la participation des dirigeants, augmentant ainsi la probabilité d’approbation et de succès final d’un projet.
2. Quand devrions-nous créer un dossier ?
Vous ne devez vous engager à fournir un dossier que lorsque votre équipe a déjà déterminé :
- Il y a un réel besoin de cet investissement dans un avenir proche
- Le budget est réalisable compte tenu des circonstances
- Les principales parties prenantes et les décideurs sont convaincus que la solution répond à l’opportunité ou au problème de l’organisation
- Toutes les objections fonctionnelles ou techniques considérables ont été traitées de manière satisfaisante.
Si vous tentez de déployer un dossier avant d’avoir abordé ce qui précède, la discussion risque d’être trop théorique. Lorsque les parties prenantes ne comprennent pas clairement les avantages propres de la solution que vous proposez et comment elles pourraient les obtenir, il est difficile de développer des avantages financiers – qui sont souvent le dernier mot pour tout investissement.
3. Quels sont les composants typiques d’un nouveau dossier d’acquisition de solution SaaS ?
Voici une description détaillée des éléments qui doivent être abordés et articulés dans un dossier complet :
| Situation actuelle et opportunité d’entreprise |
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Cleary expose clairement les défis, les points faibles et les exigences de l’entreprise, ainsi que les opportunités de l’entreprise qui ne peuvent être résolues qu’avec cet investissement. Pour ce faire, il est nécessaire d’évaluer clairement les lacunes en matière de capacités externes et internes. Si la direction n’est pas convaincue de l’opportunité de la stratégie et de l’état futur qui l’accompagne, autant s’arrêter là.
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Le sentiment d’urgence est particulièrement important. Lier l’investissement à des considérations stratégiques telles qu’une adéquation avec les initiatives plus larges de l’entreprise et de la IT (p. ex., avec une initiative stratégique pour la transformation de l’entreprise axée sur les données).
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| Recommandation de solutions et de feuilles de route |
- Cette section doit inclure une description claire de l’état futur de l’entreprise une fois cette solution mise en œuvre et de la manière dont votre solution SaaS recommandée répond aux exigences techniques et de l’entreprise pour arriver à cet état futur. Si vous êtes un fournisseur qui développe le dossier, assurez-vous d’inclure le capacités du implémentation partenaires et de mettre en évidence les cas d’utilisation et les capacités qui vous différencient, vous et votre partenaire de solution, des solutions/propositions concurrentes.
- La description de la solution doit également inclure une implémentation feuille de route de haut niveau clarifiant les échéanciers et les niveaux de ressources.
- Des démonstrations détaillées du logiciel et de la façon dont il répond aux principaux cas d’utilisation doivent généralement précéder cette activité pour obtenir le soutien des services organisationnels pertinents.
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| Structure financière de l’entreprise |
- Deux options s’offrent à vous :
- Un dossier d’analyse de rentabilisation axé uniquement sur les avantages, les revenus et les marges
- Un dossier de rentabilisation complet, y compris les investissements et le retour sur investissement
- Parfois, il est utile d’exécuter plusieurs scénarios : scénarios financiers faibles, moyens et élevés. Assurez-vous de bien comprendre la structure des marges des produits ou services propres concernés. Mettez-vous d’accord sur la définition appropriée de la marge, c’est-à-dire la marge brute ou la marge de contribution reflétant d’autres coûts d’exploitation directs.
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| Entrées et sorties clés |
- Les critères typiques de dossier de retour sur investissement complet comprennent la période de la transaction, les résultats tels que la VAN, le mois de récupération (« période ») et, rarement, le TRI. De plus, pour calculer les valeurs actualisées et le TRI, il faut préciser le « taux de rendement minimal » (ou taux de rendement minimum requis) de ce type d’investissement.
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| investissement |
Les - composantes de l’investissement comprennent les coûts de licence et d’hébergement pour toute la durée du abonnement logiciel, ainsi que les coûts implémentation, tant initiaux que continus (par exemple, les services gérés, les services connexes entreprise les services de conseil). Il peut également vous être demandé d’inclure les coûts internes des ressources. Les devis seront élaborés avec vos ingénieurs commerciaux et le partenaire de solution piste commerciale (généralement) et approuvés pour une utilisation par la direction des ventes.
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| Avantages |
- Les avantages comprennent l’évitement des coûts de technologie – la suppression des coûts de technologie existants (par exemple, l’infrastructure, l’hébergement, les licences, les abonnements, les mises à niveau IT et les coûts de maintenance IT). Souvent, l’abonnement au logiciel et l’implémentation complète entraînent une réduction des coûts d’exploitation dans des départements tels que le marketing, les ventes, les opérations, le service client et la chaîne d’approvisionnement / logistique.
- Souvent, les avantages les plus captivants sont liés à de nouveaux revenus ou à des possibilités d’augmentation des revenus. Il peut s’agir de la capacité de s’adresser à de nouveaux marchés/segments. Il peut également s’agir d’une augmentation des campagnes, des prospects, des conversions de ventes, de la valeur moyenne des commandes, des contrats et des abonnement, des ventes croisées et incitatives, de la fréquence des achats, de la part de la fidélisation des ménages et des clients et de la valeur à vie.
- Les solutions qui améliorent l’agilité des entreprises et accélèrent la transformation devraient également inclure un délai de rentabilisation amélioré, c’est-à-dire la capacité d’accélérer les revenus. Cela peut être le résultat de la capacité à produire plus de campagnes. Ou cela pourrait être dû à l’introduction accélérée de nouveaux produits sur le marché. L’un de nos clients du secteur de la gestion d’actifs financiers s’est rendu compte que le fait de réduire de quelques jours le processus complexe d’introduction de produits soumis à une réglementation lourde (pensez aux nouveaux fonds communs de placement ou négociés en bourse) pourrait accélérer les revenus de plusieurs millions de dollars par an.
- Points de preuve : Quantifiez les avantages à l’aide de références provenant d’études de cas clients antérieures ainsi que de sources d’études fournies par des analystes et des consultants du secteur (par exemple, McKinsey, BCG, Bain, IDC, Gartner, Forrester et autres). En fonction de l’audience, vous pouvez reléguer les points de preuve dans des notes de bas de page ou inclure des témoignages de clients plus élaborés.
- Assurez-vous de comprendre le délai dans lequel ces avantages sont online. Cela déplace souvent le mois de récupération de 3 à 12 mois.
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| Coût du retard |
- Enfin, un indicateur utile peut inclure le « coût du retard » - un délai de 6 mois, ainsi qu’un calcul de la valeur perdue en ne procédant pas à l’achat ou au programme. Il peut être dérivé d’estimations de flux de trésorerie ou simplement calculé à partir du nombre moyen de prestations nettes ((prestations mensuelles moyennes – coûts)/investissement). Certains cadres adorent cette approche pour souligner l’urgence du programme, tandis que d’autres la considèrent comme un moyen de pression. Évaluez votre public et consultez votre/vos coach(s) interne(s).
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3. TCO : comparaison de deux solutions SaaS similaires
Lorsque deux solutions sont similaires et promettent des avantages remarquablement similaires, certaines organisations réduisent l’exercice à comparer le coût total de possession (TCO) des solutions concurrentes.
Gartner définit le TCO comme « ... une évaluation complète des coûts liés à la technologie de l’information (IT) ou à d’autres coûts au-delà des frontières de l’entreprise au fil du temps. Pour l’IT, le coût total de possession comprend l’acquisition, la gestion et le support matériels et logiciels, les communications, les dépenses des utilisateurs finaux et le coût d’opportunité des temps d’arrêt, de la formation et d’autres pertes de productivité.
À cette liste exhaustive, nous vous recommandons d’ajouter les coûts de implémentation, les coûts de modèles de licence différentiels et les frais de renouvellement potentiels, le coût d’adoption de modules supplémentaires potentiels et les coûts de migration des données. Dans notre expérience, une analyse minutieuse fait ressortir les différences de coûts.
4. Qu’en est-il de la justification d’un renouvellement de licence SaaS ?
La gestion d’un renouvellement d’abonnement SaaS réussi nécessite la proactivité de toutes les équipes impliquées.
La part du lion, cependant, revient à l’entreprise logicielle elle-même. Customer Success doit collaborer avec le client dès le premier jour pour réduire les risques d’implémentation et le délai de rentabilisation. Les vendeurs doivent entamer des discussions avec l’équipe de gestion des actifs IT du client tôt (90 jours avant la date de renouvellement) pour comprendre l’approche qu’ils adopteront. Le fournisseur doit aider à mettre en œuvre un programme de réussite qui suit et documente de manière proactive les performances de la solution existante et les avantages ou le retour sur investissement fournis pendant les périodes d’abonnement actuelles et précédentes. Ils doivent également préparer un document de vente qui peut être partagé avec les décideurs de l’IT et de l’entreprise.
Et devinez quoi, les fournisseurs de logiciels SaaS tels que Shark Finesse, Gainsight, Totango ou ChurnZero (sans approbation) vendent des logiciels pour vous aider dans tout cela.
Dans notre expérience, il existe trois approches pour effectuer une dossier, ou une évaluation de la valeur d’un renouvellement de abonnement. Vous devrez peut-être en développer deux ou les trois, selon la situation concurrentielle.
Trois approches d’analyse de dossier
| 1. Valeur livrée à ce jour |
2. Valeur attendue pendant la durée du contrat (par rapport à la résiliation) |
3. Valeur ou retour sur investissement attendu par rapport à une solution alternative |
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Démontrer les progrès réalisés dans les domaines suivants :
- Adoption/utilisation
- Nouvelles fonctionnalités utilisées depuis la dernière date du contrat
Quantifier les résultats de l’entreprise :
- Réduction des coûts (le cas échéant)
- Économies d’exploitation
- Amélioration de la productivité
- Réduction des dépenses externes
- Amélioration du chiffre d’affaires
- Délai de mise sur le marché
- Prévention des risques, réduction des coûts de mise en conformité
- Coût des temps d’arrêt
- Satisfaction des clients et des employés
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- Réduction des coûts
- Économies d’exploitation
- Amélioration de la productivité
- Réduction des dépenses externes
- Amélioration du chiffre d’affaires
- Délai de mise sur le marché
- Prévention des risques, réduction des coûts de mise en conformité
- Coût des temps d’arrêt
- Satisfaction des clients et des employés
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- Frais d’abonnement ou d’hébergement
- Mises à niveau IT, coûts d’intégration
- Coûts de transition (pour une solution de rechange)
- Contractualisation et implémentation
- Retards et risques liés à la montée en puissance
- Intégration et formation
- Réduction de la performance de l’entreprise lors de la montée en puissance
- Réduction des coûts
- Économies d’exploitation
- Amélioration de la productivité
- Réduction des dépenses externes
- Amélioration du chiffre d’affaires
- Délai de mise sur le marché des nouvelles fonctionnalités et des nouveaux produits
- Prévention des risques, réduction des coûts de mise en conformité
- Coût du centre-ville
- Satisfaction des clients et des employés
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Que vous justifiiez un renouvellement ou que vous plaidiez en faveur d’un tout nouvel investissement, nous espérons que les informations présentées ici vous ont aidé. Lorsque vous serez prêt à en savoir plus, vous pourrez trouver la deuxième partie de cette série ici.
