Ceci est la deuxième partie d’une série de blogs en deux parties sur la création d’un dossier pour les logiciels SaaS. Bien qu’il soit écrit pour les équipes de vente de logiciels et les implémentation partenaires, quiconque cherche à promouvoir une solution pour un entreprise ou une équipe trouvera également de nombreuses idées pratiques et applicables.

Dans le premier blog , nous avons défini un dossier, abordé lorsqu’il est nécessaire, et décrit les composants typiques. Nous avons ensuite abordé un peu plus en profondeur la comparaison de deux solutions, et la différence entre un nouvel investissement logiciel et un renouvellement.

Dans ce blog, nous nous penchons sur l’importance des « avantages indirects », passons en revue le processus typique (et les ressources nécessaires pour) la création d’une proposition d’entreprise réussie et concluons avec des conseils pratiques pour maximiser vos chances de succès avec le processus d’approbation.

5. Qu’en est-il des « avantages indirects » ?

Souvent, les fournisseurs sont jetés dans un environnement politique où l’évaluation est centrée sur une partie de l’entreprise, ou strictement sur les « économies matérielles ».

Dans un cas sur lequel nous avons travaillé – justifiant un projet intranet pour une organisation mondiale en pleine croissance – nous avons constaté que la haute direction financière contrôlait la décision, et qu’elle ne s’intéressait qu’à deux choses : la réduction des effectifs et l’augmentation de la productivité des employés. Libérer les employés pour qu’ils effectuent des tâches à plus forte valeur ajoutée n’était pas considéré comme suffisamment « difficile », car cela n’entraînerait pas de piste commerciale pour réduire les effectifs.

Lorsque vous créez le dossier, votre tâche consiste à ouvrir l’ouverture. Bien sûr, les parties prenantes et les dirigeants doivent tenir compte de toutes les améliorations en termes de revenus et de coûts. Mais ils doivent également tenir compte d’autres avantages, qui sont réels et liés à la logique stratégique du programme, même s’ils sont difficiles ou impossibles à quantifier

Les principaux avantages indirects spécifiquement associés à une solution SaaS sont souvent les suivants :

• Passage à la dernière technologie, en particulier MACH (Microservices-based, API-first, Cloud-native and Headless) basé sur composable piles. MACH permet des mises à niveau transparentes vers les dernières fonctionnalités, plus d’agilité, une rapidité de mise sur le marché pour répondre aux opportunités émergentes des entreprises et des intégrations rapides avec les dernières technologies adjacentes « best of breed ». Ceci est particulièrement crucial pour les organisations axées sur la transformation numérique afin de garder une longueur d’avance sur la concurrence dans des secteurs concurrentiels en évolution rapide.
• Des outils de nouvelle génération pour les développeurs et de la simplicité pour entreprise utilisateurs. Les deux sont essentiels à l’adoption par les utilisateurs, à la performance de l’entreprise et, surtout, à l’attraction et à la rétention des meilleurs talents.
• Possibilité non seulement de capturer les utilisateurs et les données de clients pour créer une vue « client d’abord », mais aussi de l’exploiter dans l’ensemble de l’écosystème, créant ainsi plus de valeur pour vos canaux, vos prospects et vos marque.
• Amélioration de la qualité et de la précision des extrants et des résultats du processus.
• La sécurité, l’assurance, l’expertise, un point de contact unique et la « tranquillité d’esprit » qui en résulte.

D’autres avantages indirects qui s’appliquent de manière générale peuvent inclure :

• Impact potentiel sur d’autres processus, unités d’entreprise, régions, canaux et nouveaux modèles d’entreprise dans les futurs déploiements prévus non inclus dans la demande d’approbation initiale, ainsi que la valeur des fonctionnalités réutilisables et l’apprentissage de l’implémentation initiale sur les versions futures. Par exemple, en commençant par B2B et en ajoutant ultérieurement DTC, B2B2C et les places de marché.
• Valeur de l’évitement des risques, ainsi que de la réduction des coûts liés à la conformité et aux pénalités réglementaires
• Amélioration de la conformité en matière de sécurité et de confidentialité, et réduction des risques d’atteinte à la réputation
• Amélioration de la capacité de reprise après sinistre
• Amélioration des données analytiques et de la prise de décision
• Amélioration de la gouvernance IT et entreprise
• Augmentation de l’engagement, de la collaboration et de la satisfaction des clients et des employés. Par exemple, un autre projet intranet auquel nous avons participé était axé sur la satisfaction des employés, la réduction du roulement du personnel et l’attraction des derniers talents techniques. Nous n’avons pas quantifié ces avantages, mais ils ont été reconnus comme un avantage stratégique dans « l’économie de la démission ».

6. Un bon processus à suivre pour créer un dossier

La création d’un dossier solide nécessite un effort d’équipe complet. Comme mentionné au début du premier blog de cette série - n’investissez dans la création d’un dossier que lorsqu’il y a suffisamment de compréhension et d’engagement au sein de l’équipe client interne.

Rassemblez vos ressources de vente pour vous aider à définir correctement l’opportunité, à comprendre leur point de vue sur le entreprise contexte, la stratégie client, les points faibles et les opportunités, le processus et la cadence de décision des clients, et à qui il convient de demander de participer à la fourniture d’informations qui vous permettront de développer le dossier.

Organisez un appel de lancement avec les principales parties prenantes de l’entreprise et de l’IT, au cours duquel vous décrivez le processus et évaluez l’intérêt et l’engagement, ainsi que déterminez l’approche, les participants, le calendrier et l’approche décisionnelle.

En supposant que vous ayez obtenu ce dont vous avez besoin lors de l’appel de lancement, il est temps de planifier une ou plusieurs sessions de découverte pour comprendre les indicateurs clés de performance actuels. Il s’agit notamment de :

• Effectifs
• Heures consacrées à des tâches pertinentes
• Coûts des ETP
• Coûts d’hébergement et d’exploitation IT
• Campagnes
• Valeur d’une piste commerciale et/ou valeur moyenne d’une commande

Attendez-vous à plusieurs séries de discussions pour obtenir des éclaircissements et une harmonisation sur l’approche, les hypothèses et les résultats. Assurez-vous que les décideurs finaux (c.-à-d. les détenteurs de signatures) sont clairement identifiés et que leur point de vue est compris.

Souvent, l’approbation est initialement supervisée par un haut responsable IT et son homologue de l’entreprise qui soumettent la proposition et le dossier à un comité directeur après l’approbation duquel une présentation finale est faite à la haute direction, ou à un « comité d’investissement ». Attendez-vous à des révisions en cours de route.

7. Maximiser vos chances de succès avec le processus d’approbation

Voici les principes que nous vous recommandons de suivre pour augmenter vos chances de créer un dossier réussi, aligné et approuvé :

1. Impliquez toutes les parties prenantes pertinentes, y compris les autres services opérationnels ainsi que les finances.
2. Collaborez avec vos implémentation partenaire de solution pour convenir des phases générales du programme et des coûts et avantages qui en découlent.
3. Gérer de manière proactive le processus d’approbation : qui impliquer, qui approuve, comment ils prennent ce genre de décisions, comment cette décision propre sera prise.
4. Impliquez la direction financière pertinente (FP&A et autres) dès le début. Ils doivent fournir des paramètres tels que le taux de haie, la période d’évaluation et les formats de sortie.
5. Assurez-vous toujours qu’il n’y aura jamais de « choc ou de surprise » lorsque vous présenterez votre cas, que les attentes ont été entièrement gérées et que les principales parties prenantes du client / prospect sont alignées et solidaires. Vous accomplirez cela par des réunions plus petites pour prévisualiser la solution et le dossier avec les principales parties prenantes.
6. Assurez-vous que le contexte complet et les perspectives du client, de l’équipe et de la direction sont fournis dans votre présentation avec toute présentation physique ou sur les documents de dossier. Incluez la documentation de l’information pertinente provenant de vos entrevues de découverte et de vos plans organisationnels.
7. Fixez des attentes réalistes quant au niveau de précision. Dans les cas complexes de grande envergure, préparez-vous à exécuter plusieurs scénarios et analyses de sensibilité sur 1 à 3 variables clés et avantages clés.
8. Trouvez des études et des études de cas pertinentes qui soutiennent vos hypothèses d’amélioration, mais définissez les attentes selon lesquelles chaque organisation est différente et que les résultats dépendent de l’audience unique du client, de sa région, de sa réussite implémentation et de ses capacités opérationnels
9. Les flux d’avantages et les améliorations potentielles devraient être clairement liés à la portée propre de l’entreprise, des solutions et des capacités à l’étude. Évitez les assertions générales et de haut niveau liées aux niveaux absolus de rendement de l’entreprise, bien que ce type d’information puisse être utile pour fournir un contexte relatif.
10. Les hypothèses importantes (p. ex., pourcentage d’amélioration des coûts et des revenus) devraient se situer dans des fourchettes qui semblent crédibles et sont moins susceptibles d’être contestées ou rejetées par les parties prenantes du client. D’après notre expérience, la valeur d’une piste commerciale est un domaine litigieux, mais si elle est bien documentée, vous devriez être en mesure de la défendre.
11. Ignorez les coûts irrécupérables, mais tenez compte de leurs effets. C’est ce qu’on appelle le « sophisme des coûts irrécupérables ». Par exemple, si une équipe utilise déjà la solution en place, « nous pourrions aussi bien utiliser ce que nous avons déjà payé » n’est pas un raisonnement valable. Cependant, le dossier de renouvellement devrait tenir compte de la réduction du temps et du coût de la formation et de l’intégration par rapport à une nouvelle solution de rechange.
12. En ce qui concerne les résultats, restez dans la zone Boucle d’or : assurez-vous que vos résultats/KPI projetés ne semblent pas être « trop beaux pour être vrais ». Aucun avantage ne devrait commencer avant implémentation de l’élément pertinent feuille de route devrait être terminé. Il ne faut pas non plus qu’un avantage semble si important, ou si disproportionné par rapport au reste des avantages, qu’il semble incroyable et qu’il soit une cible de réduction ou de rejet par les décideurs.
13. Plus gros n’est pas toujours mieux. Les prestations doivent être relativement modérées ou fractionnées, s’il y a lieu, afin d’aider à la perception de l’équilibre.

Faire une analyse de dossier est, sans doute, la partie la plus importante de la sécurisation de la technologie dont vous avez besoin pour offrir à vos clients les expériences que nous attendons tous aujourd’hui. Nous espérons que vous avez trouvé cette série de blogs en deux parties utile.