Guia prático para criar um Business Case de investimento em software SaaS

Esta série de blogs em duas partes fornece um guia prático para criar um business case para software SaaS. Embora escrito para equipes de vendas de software e parceiros de implementação, qualquer pessoa que queira defender uma solução para um negócio ou equipe encontrará muitos insights práticos e aplicáveis também.

Neste blog, definimos um caso de negócios, abordamos quando é necessário e descrevemos os componentes típicos. Em seguida, entramos um pouco mais em torno da comparação de duas soluções, e a diferença entre um novo investimento em software versus uma renovação.

No Segundo blog desta série, mergulhamos na importância dos "benefícios suaves", analisamos o processo típico de (e os recursos necessários para) criar uma proposta de negócio bem-sucedida e concluímos com orientações práticas sobre como maximizar suas chances de sucesso com o processo de aprovação.

1. O que é um business case?

Um business case responde a esta pergunta: "O que acontecerá se a organização prosseguir com uma proposta de investimento?" O objetivo é fazer com que o conselho ou a gerência aprovem um investimento em software ou projeto.

Um business case é necessário para demonstrar por que um investimento em software, ou um projeto, é recomendado e quais serão os benefícios do projeto quando for concluído. Normalmente, um business case é apresentado em um documento estruturado detalhando a lógica para convencer os tomadores de decisão finais a aprovar a recomendação de investimento.

Muitas vezes incluindo uma comparação de dois ou mais investimentos alternativos e a possibilidade de renunciar completamente a um investimento, um business case permite que os líderes alinhem as expectativas das partes interessadas em relação ao propósito, abordagem, resultados e benefícios de um projeto. Também descreve investimentos e riscos, e ajuda a mobilizar o apoio e a participação dos líderes, aumentando assim a probabilidade de aprovação e sucesso final de um projeto.

2. Quando devemos criar um business case?

Você só deve se envolver em fornecer um business case quando sua equipe já tiver determinado:

Existe uma necessidade real deste investimento num futuro próximo
O orçamento é alcançável dadas as circunstâncias
As principais partes interessadas e tomadores de decisão estão satisfeitos que a solução aborda a oportunidade ou problema da organização
Quaisquer objeções funcionais ou técnicas significativas foram satisfatoriamente resolvidas.

Se você tentar lançar um caso de negócios antes de ter abordado o acima, a discussão corre o risco de ser muito teórica. Quando as partes interessadas não entendem claramente os benefícios específicos da solução proposta e como poderiam obtê-los, é difícil desenvolver benefícios financeiros — que geralmente são a palavra final para qualquer investimento.

3. Quais são os componentes típicos de um novo caso de negócios de aquisição de soluções SaaS?

Segue-se uma descrição exaustiva dos elementos que devem ser abordados e articulados num caso de negócio completo:

Situação atual e oportunidade de negócio	Defina claramente os desafios de negócios, pontos problemáticos e requisitos, bem como as oportunidades de negócios que só podem ser abordadas com este investimento. Tal exige uma avaliação clara das lacunas em termos de capacidades externas e internas. Se a administração não está convencida da conveniência da estratégia e do estado futuro que a acompanha, é melhor parar por aí. O sentido de urgência é especialmente importante. Vincule o investimento a considerações estratégicas, como um ajuste com as iniciativas de negócios e TI mais amplas (por exemplo, ajuste com uma iniciativa estratégica para transformação de negócios orientada por dados).
Recomendação de solução e roteiro	Esta seção deve incluir uma descrição clara do estado futuro dos negócios depois que essa solução for implementada e como a solução SaaS recomendada aborda os requisitos técnicos e de negócios para chegar a esse estado futuro. Se você for um fornecedor que está construindo o business case, certifique-se de incluir os recursos dos parceiros de implementação e destacar casos de uso e recursos que diferenciam você e seu parceiro de soluções/propostas competitivas. A descrição da solução também deve incluir um roteiro de implementação de alto nível que clarifique os prazos e os níveis de recursos. Demonstrações detalhadas do software e como ele aborda os principais casos de uso normalmente devem preceder essa atividade para obter o apoio dos departamentos organizacionais relevantes.
Estrutura financeira das empresas	Aqui você tem duas opções: 1. Um business case apenas com benefícios, com foco em custos, receitas e margens 2. Um business case completo, incluindo investimentos e ROI Às vezes, é útil executar vários cenários — casos financeiros baixos, médios e altos. Certifique-se de entender a estrutura de margem das linhas específicas de produtos ou serviços envolvidos. Obtenha um acordo sobre a definição de margem apropriada — lucro bruto ou margem de contribuição refletindo outros custos operacionais diretos.
Principais entradas e saídas	Os critérios típicos de business case de ROI completo incluem o período de negociação, saídas como VPL, mês de retorno ("período") e, raramente, TIR. Além disso, para obter os valores descontados e a TIR, a "taxa de obstáculo" (ou taxa mínima de retorno exigida) sobre este tipo de investimento deve ser esclarecida.
Investimento	Investimento components include the license and hosting costs for the entire duration of the software subscription, as well as implementation costs — both initial and ongoing (e.g., managed services, related business consulting services). You may also be asked to include internal resources costs. The estimates will be developed with your sales engineers and the partner lead (typically) and approved for use by sales management.
Benefícios	Benefícios include technology cost avoidance — the removal of existing technology costs (e.g., infrastructure, hosting, licenses, subscriptions, IT upgrades, and IT maintenance costs). Often the software subscription and full implementation leads to operating cost reduction in departments such as marketing, sales, operations, customer service, and supply chain/logistics. Muitas vezes, os benefícios mais atraentes estão ligados a novas oportunidades de receita ou aumento de receita. Estes podem incluir a capacidade de abordar novos mercados/segmentos. Eles também podem incluir aumentos em campanhas, leads, conversões de vendas, valores médios de pedidos/contratos/assinaturas, vendas cruzadas e up-sells, frequência de compra e participação na retenção de famílias e clientes e valor vitalício. As soluções que melhoram a agilidade dos negócios e aceleram a transformação também devem incluir um melhor tempo de retorno — a capacidade de acelerar a receita. Isso pode ser o resultado da capacidade de produzir mais campanhas. Ou pode ser a partir da introdução acelerada de novos produtos no mercado. Um de nossos clientes de gestão de ativos financeiros percebeu que cortar apenas alguns dias do complexo processo de introdução de produtos pesados em termos regulatórios (pense em novos fundos mútuos ou negociados em bolsa) poderia acelerar a receita em milhões por ano. Pontos de prova: Quantifique os benefícios usando benchmarks de estudos de caso de clientes anteriores, bem como fontes de pesquisa fornecidas por analistas e consultores do setor (por exemplo, McKinsey, BCG, Bain, IDC, Gartner, Forrester e outros). Dependendo do público, você pode relegar os pontos de prova para notas de rodapé ou incluir histórias de clientes mais elaboradas. Certifique-se de entender o prazo pelo qual esses benefícios ficam online. Muitas vezes, move o mês de retorno para fora 3-12 meses.
Custo do atraso	Finalmente, uma métrica útil pode incluir o "custo do atraso" — um atraso de 6 meses, bem como um cálculo do valor perdido por não prosseguir com a compra ou programa. Pode ser derivado de estimativas de fluxo de caixa, ou simplesmente calculado a partir do número médio de benefícios líquidos ((benefícios médios mensais – custos)/investimento). Alguns executivos adoram essa abordagem para destacar a urgência do programa, enquanto outros a veem como uma tática de pressão. Avalie o seu público e consulte o(s) seu(s) treinador(es) interno(s).

3. TCO: Comparando duas soluções SaaS semelhantes

Quando duas soluções são semelhantes e prometem benefícios notavelmente semelhantes, algumas organizações reduzem o exercício para comparar o Custo Total de Propriedade (TCO) das soluções concorrentes.

A Gartner define o TCO como "uma avaliação abrangente da tecnologia da informação (TI) ou de outros custos através das fronteiras da empresa ao longo do tempo. Para TI, o TCO inclui aquisição de hardware e software, gerenciamento e suporte, comunicações, despesas com usuários finais e o custo de oportunidade de tempo de inatividade, treinamento e outras perdas de produtividade."

A esta lista abrangente recomendamos adicionar custos de implementação, custos de licenciamento diferenciais e possíveis considerações sobre taxas de renovação, o custo de adoção de módulos adicionais potenciais e custos de migração de dados. De acordo com a nossa experiência, uma análise cuidadosa revela diferenças de custos.

4. Que tal justificar uma renovação de licença SaaS?

Gerenciar uma renovação de assinatura SaaS bem-sucedida requer proatividade de todas as equipes envolvidas.

A maior parte, no entanto, recai sobre o próprio negócio de software. O Customer Success deve colaborar com o cliente desde o primeiro dia para reduzir os riscos de implementação e o tempo de valorização. Os vendedores devem iniciar discussões com a equipe de gerenciamento de ativos de TI do cliente com antecedência — 90 dias antes da data de renovação — para entender a abordagem que adotarão. O fornecedor deve ajudar a implementar um programa de sucesso que rastreie e documente proativamente o desempenho da solução existente e os benefícios entregues ou o ROI durante os períodos de assinatura atuais e anteriores. Eles também devem preparar um documento de vendas que possa ser compartilhado com os tomadores de decisão em TI e no negócio.

E adivinhe, fornecedores de software SaaS como Shark Finesse, Gainsight, Totango ou ChurnZero (sem endosso) vendem software para ajudá-lo com tudo isso.

Em nossa experiência, há três abordagens para conduzir um business case ou uma avaliação de valor para uma renovação de assinatura. Pode ser necessário desenvolver dois ou os três, dependendo da situação competitiva.

Três abordagens de casos de negócio

1. Valor entregue até à data	2. Valor esperado no período do contrato (vs. cancelamento)	3. Valor ou ROI esperado vs. solução alternativa
Demonstrar progressos em: Adoção/utilização Novos recursos usados desde a data do último contrato Quantificar os resultados do negócio: Prevenção de custos (se for caso disso) Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do tempo de inatividade Satisfação dos clientes e colaboradores	Redução de custos Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do tempo de inatividade Satisfação dos clientes e colaboradores	Custos de subscrição ou custos de alojamento Atualizações de TI, custos de integração Custos de transição (para alternativas) Contratação e implementação Atrasos e riscos de aceleração Integração e formação Redução no desempenho dos negócios durante o ramp up Redução de custos Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização for new features, products Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do centro da cidade Satisfação do cliente e do colaborador

1. Valor entregue até à data

2. Valor esperado no período do contrato (vs. cancelamento)

3. Valor ou ROI esperado vs. solução alternativa

Demonstrar progressos em:

Adoção/utilização
Novos recursos usados desde a data do último contrato

Quantificar os resultados do negócio:

Prevenção de custos (se for caso disso)
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do tempo de inatividade
Satisfação dos clientes e colaboradores

Redução de custos
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do tempo de inatividade
Satisfação dos clientes e colaboradores

Custos de subscrição ou custos de alojamento
Atualizações de TI, custos de integração
Custos de transição (para alternativas)
- Contratação e implementação
- Atrasos e riscos de aceleração
- Integração e formação
- Redução no desempenho dos negócios durante o ramp up
Redução de custos
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização for new features, products
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do centro da cidade
Satisfação do cliente e do colaborador

Quer esteja a justificar uma renovação ou a defender um investimento totalmente novo, esperamos que a informação aqui tenha ajudado. Quando estiver pronto para saber mais, pode encontrar a segunda parte desta série aqui.

1. O que é um business case?

2. Quando devemos criar um business case?

Você só deve se envolver em fornecer um business case quando sua equipe já tiver determinado:

Existe uma necessidade real deste investimento num futuro próximo
O orçamento é alcançável dadas as circunstâncias
As principais partes interessadas e tomadores de decisão estão satisfeitos que a solução aborda a oportunidade ou problema da organização
Quaisquer objeções funcionais ou técnicas significativas foram satisfatoriamente resolvidas.

3. Quais são os componentes típicos de um novo caso de negócios de aquisição de soluções SaaS?

Segue-se uma descrição exaustiva dos elementos que devem ser abordados e articulados num caso de negócio completo:

Situação atual e oportunidade de negócio	Defina claramente os desafios de negócios, pontos problemáticos e requisitos, bem como as oportunidades de negócios que só podem ser abordadas com este investimento. Tal exige uma avaliação clara das lacunas em termos de capacidades externas e internas. Se a administração não está convencida da conveniência da estratégia e do estado futuro que a acompanha, é melhor parar por aí. O sentido de urgência é especialmente importante. Vincule o investimento a considerações estratégicas, como um ajuste com as iniciativas de negócios e TI mais amplas (por exemplo, ajuste com uma iniciativa estratégica para transformação de negócios orientada por dados).
Recomendação de solução e roteiro	Esta seção deve incluir uma descrição clara do estado futuro dos negócios depois que essa solução for implementada e como a solução SaaS recomendada aborda os requisitos técnicos e de negócios para chegar a esse estado futuro. Se você for um fornecedor que está construindo o business case, certifique-se de incluir os recursos dos parceiros de implementação e destacar casos de uso e recursos que diferenciam você e seu parceiro de soluções/propostas competitivas. A descrição da solução também deve incluir um roteiro de implementação de alto nível que clarifique os prazos e os níveis de recursos. Demonstrações detalhadas do software e como ele aborda os principais casos de uso normalmente devem preceder essa atividade para obter o apoio dos departamentos organizacionais relevantes.
Estrutura financeira das empresas	Aqui você tem duas opções: 1. Um business case apenas com benefícios, com foco em custos, receitas e margens 2. Um business case completo, incluindo investimentos e ROI Às vezes, é útil executar vários cenários — casos financeiros baixos, médios e altos. Certifique-se de entender a estrutura de margem das linhas específicas de produtos ou serviços envolvidos. Obtenha um acordo sobre a definição de margem apropriada — lucro bruto ou margem de contribuição refletindo outros custos operacionais diretos.
Principais entradas e saídas	Os critérios típicos de business case de ROI completo incluem o período de negociação, saídas como VPL, mês de retorno ("período") e, raramente, TIR. Além disso, para obter os valores descontados e a TIR, a "taxa de obstáculo" (ou taxa mínima de retorno exigida) sobre este tipo de investimento deve ser esclarecida.
Investimento	Investimento components include the license and hosting costs for the entire duration of the software subscription, as well as implementation costs — both initial and ongoing (e.g., managed services, related business consulting services). You may also be asked to include internal resources costs. The estimates will be developed with your sales engineers and the partner lead (typically) and approved for use by sales management.
Benefícios	Benefícios include technology cost avoidance — the removal of existing technology costs (e.g., infrastructure, hosting, licenses, subscriptions, IT upgrades, and IT maintenance costs). Often the software subscription and full implementation leads to operating cost reduction in departments such as marketing, sales, operations, customer service, and supply chain/logistics. Muitas vezes, os benefícios mais atraentes estão ligados a novas oportunidades de receita ou aumento de receita. Estes podem incluir a capacidade de abordar novos mercados/segmentos. Eles também podem incluir aumentos em campanhas, leads, conversões de vendas, valores médios de pedidos/contratos/assinaturas, vendas cruzadas e up-sells, frequência de compra e participação na retenção de famílias e clientes e valor vitalício. As soluções que melhoram a agilidade dos negócios e aceleram a transformação também devem incluir um melhor tempo de retorno — a capacidade de acelerar a receita. Isso pode ser o resultado da capacidade de produzir mais campanhas. Ou pode ser a partir da introdução acelerada de novos produtos no mercado. Um de nossos clientes de gestão de ativos financeiros percebeu que cortar apenas alguns dias do complexo processo de introdução de produtos pesados em termos regulatórios (pense em novos fundos mútuos ou negociados em bolsa) poderia acelerar a receita em milhões por ano. Pontos de prova: Quantifique os benefícios usando benchmarks de estudos de caso de clientes anteriores, bem como fontes de pesquisa fornecidas por analistas e consultores do setor (por exemplo, McKinsey, BCG, Bain, IDC, Gartner, Forrester e outros). Dependendo do público, você pode relegar os pontos de prova para notas de rodapé ou incluir histórias de clientes mais elaboradas. Certifique-se de entender o prazo pelo qual esses benefícios ficam online. Muitas vezes, move o mês de retorno para fora 3-12 meses.
Custo do atraso	Finalmente, uma métrica útil pode incluir o "custo do atraso" — um atraso de 6 meses, bem como um cálculo do valor perdido por não prosseguir com a compra ou programa. Pode ser derivado de estimativas de fluxo de caixa, ou simplesmente calculado a partir do número médio de benefícios líquidos ((benefícios médios mensais – custos)/investimento). Alguns executivos adoram essa abordagem para destacar a urgência do programa, enquanto outros a veem como uma tática de pressão. Avalie o seu público e consulte o(s) seu(s) treinador(es) interno(s).

3. TCO: Comparando duas soluções SaaS semelhantes

4. Que tal justificar uma renovação de licença SaaS?

Gerenciar uma renovação de assinatura SaaS bem-sucedida requer proatividade de todas as equipes envolvidas.

E adivinhe, fornecedores de software SaaS como Shark Finesse, Gainsight, Totango ou ChurnZero (sem endosso) vendem software para ajudá-lo com tudo isso.

Três abordagens de casos de negócio

1. Valor entregue até à data	2. Valor esperado no período do contrato (vs. cancelamento)	3. Valor ou ROI esperado vs. solução alternativa
Demonstrar progressos em: Adoção/utilização Novos recursos usados desde a data do último contrato Quantificar os resultados do negócio: Prevenção de custos (se for caso disso) Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do tempo de inatividade Satisfação dos clientes e colaboradores	Redução de custos Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do tempo de inatividade Satisfação dos clientes e colaboradores	Custos de subscrição ou custos de alojamento Atualizações de TI, custos de integração Custos de transição (para alternativas) Contratação e implementação Atrasos e riscos de aceleração Integração e formação Redução no desempenho dos negócios durante o ramp up Redução de custos Economia operacional Melhorias de produtividade Redução das despesas externas Melhoria das receitas Tempo de comercialização for new features, products Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade Custo do centro da cidade Satisfação do cliente e do colaborador

1. Valor entregue até à data

2. Valor esperado no período do contrato (vs. cancelamento)

3. Valor ou ROI esperado vs. solução alternativa

Demonstrar progressos em:

Adoção/utilização
Novos recursos usados desde a data do último contrato

Quantificar os resultados do negócio:

Prevenção de custos (se for caso disso)
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do tempo de inatividade
Satisfação dos clientes e colaboradores

Redução de custos
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do tempo de inatividade
Satisfação dos clientes e colaboradores

Custos de subscrição ou custos de alojamento
Atualizações de TI, custos de integração
Custos de transição (para alternativas)
- Contratação e implementação
- Atrasos e riscos de aceleração
- Integração e formação
- Redução no desempenho dos negócios durante o ramp up
Redução de custos
Economia operacional
Melhorias de produtividade
Redução das despesas externas
Melhoria das receitas
Tempo de comercialização for new features, products
Prevenção de riscos, redução dos custos de conformidade
Custo do centro da cidade
Satisfação do cliente e do colaborador

Guia prático para criar um business case de investimento em software SaaS — Parte 1

1. O que é um business case?

2. Quando devemos criar um business case?

3. Quais são os componentes típicos de um novo caso de negócios de aquisição de soluções SaaS?

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