Esta é a segunda parte de uma série de blogs em duas partes sobre a criação de um business case para software SaaS. Embora escrito para equipes de vendas de software e parceiros de implementação, qualquer pessoa que queira defender uma solução para um negócio ou equipe encontrará muitos insights práticos e aplicáveis também.

No primeiro blog, definimos um business case, abordamos quando é necessário e descrevemos os componentes típicos. Em seguida, entramos um pouco mais em torno da comparação de duas soluções, e a diferença entre um novo investimento em software versa uma renovação.

Neste blog, mergulhamos na importância dos "benefícios suaves", analisamos o processo típico de (e os recursos necessários para) criar uma proposta de negócio bem-sucedida e concluímos com orientações práticas sobre como maximizar suas chances de sucesso com o processo de aprovação.

5. E os "benefícios suaves"?

Muitas vezes, os fornecedores são lançados em um ambiente político onde o foco da avaliação está centrado em uma parte do negócio, ou estritamente em "economias duras".

Em um caso em que trabalhamos — justificando um projeto de Intranet para uma organização global em crescimento — descobrimos que a gerência financeira sênior controlava a decisão, e eles só estavam interessados em duas coisas: redução do número de funcionários e aumento da produtividade dos funcionários. Liberar os funcionários para fazer trabalhos de maior valor não era considerado "difícil" o suficiente, pois não levaria à redução do número de funcionários.

À medida que você faz o business case, sua tarefa é abrir a abertura. É claro que as partes interessadas e os líderes precisam considerar todas as melhorias de receita e custo. Mas também devem considerar outros benefícios, que são reais e estão ligados à lógica estratégica do programa – mesmo que difícil ou impossível de quantificar

Os principais benefícios suaves especificamente associados a uma solução SaaS geralmente incluem:

• Mudar para a tecnologia mais recente, particularmente MACH (baseado em microsserviços, API-first, nativo da nuvem e sem cabeça) com base em pilhas composable. O MACH permite atualizações contínuas para os recursos mais recentes, mais agilidade, velocidade de entrada no mercado para lidar com oportunidades de negócios emergentes e integrações rápidas com as mais recentes tecnologias adjacentes "melhores da categoria". Isso é particularmente crucial para que as organizações focadas na transformação digital se mantenham à frente da concorrência em setores competitivos em rápida evolução.
• Ferramentas de última geração para desenvolvedores e simplicidade para usuários corporativos. Ambos são essenciais para a adoção do usuário, o desempenho do negócio e, essencialmente, para atrair e reter os melhores talentos.
• Capacidade não apenas de capturar dados de usuários e clientes para criar uma visão de "cliente em primeiro lugar", mas também de aproveitá-los em todo o ecossistema — criando mais valor para seus canais, seus clientes potenciais e sua marca.
• Maior qualidade e precisão dos produtos e resultados do processo.
• Segurança, garantia, especialização, ponto único de contato e a "facilidade de espírito" resultante.

Outros benefícios suaves que se aplicam amplamente podem incluir:

• Impacto potencial em outros processos, unidades de negócios, regiões, canais e novos modelos de negócios em futuras implementações antecipadas não incluídas na solicitação de aprovação inicial, bem como o valor dos recursos reutilizáveis e o aprendizado da implementação inicial em versões futuras. Por exemplo, começando com B2B e depois adicionando DTC, B2B2C e marketplaces.
• Valor da prevenção de riscos, juntamente com a redução dos custos de conformidade e penalidades regulatórias
• Melhor conformidade de segurança e privacidade e riscos de reputação reduzidos
• Melhor capacidade de recuperação de desastres
• Análise e tomada de decisões melhoradas
• Melhor governança de TI e de negócios
• Aumento do envolvimento, colaboração e satisfação de clientes e funcionários. Por exemplo, outro projeto de intranet em que estivemos envolvidos foi focado na satisfação dos funcionários, reduzindo a rotatividade de funcionários e atraindo os mais recentes talentos técnicos. Não quantificamos esses benefícios, mas foi muito reconhecido como um benefício estratégico na "economia da resignação".

6. Um bom processo a seguir na criação de um business case

Criar um business case robusto requer um esforço de equipe abrangente. Tal como mencionado no beginning of the primeiro blog desta série — só invista na criação de um business case quando houver compreensão e compromisso suficientes dentro da equipe do cliente interno.

Marshall seus recursos de vendas para ajudar a dimensionar a oportunidade corretamente, entender sua visão do contexto de negócios, estratégia do cliente, pontos problemáticos e oportunidades, o processo de decisão do cliente e cadência, e quem deve ser solicitado a participar no fornecimento de informações que lhe permitirão desenvolver o caso de negócios.

Conduza uma chamada inicial com as principais partes interessadas de negócios e TI, durante a qual você descreve o processo e avalia o interesse e o comprometimento, bem como determina a abordagem, os participantes, o momento e a abordagem de tomada de decisão.

Supondo que você tenha o que precisa na chamada inicial, é hora de agendar uma ou mais sessões de descoberta para entender os KPIs atuais. Estes incluem:

• Níveis de pessoal
• Horas gastas em tarefas relevantes
• Custos de ETI
• Custos operacionais e de hospedagem de TI
• Campanhas
• Valor de um lead e/ou valor médio do pedido

Espere ter várias rodadas de discussões para obter clareza e alinhamento sobre abordagem, suposições e resultados. Certifique-se de que os decisores finais (ou seja, os titulares das assinaturas) estão claramente identificados e que o seu pensamento é compreendido.

Muitas vezes, a aprovação é inicialmente supervisionada por um líder sênior de TI e sua contraparte de negócios que submete a proposta e o business case a um comitê diretivo após cuja aprovação um pitch final é feito para a alta administração, ou um "comitê de capital". Espere revisões ao longo do caminho.

7. Maximizando suas chances de sucesso com o processo de aprovação

A seguir estão os princípios que recomendamos que você siga para aumentar suas chances de construir um business case bem-sucedido, alinhado e aprovado:

1. Envolva todas as partes interessadas relevantes — incluindo outros departamentos operacionais, bem como Finanças.
2. Colabore com seu parceiro de implementação para chegar a um acordo sobre as fases do programa de alto nível e os custos e benefícios correspondentes.
3. Gerir proativamente o processo de aprovação: quem envolver, quem aprova, como tomam este tipo de decisões, como será tomada esta decisão específica.
4. Envolva a liderança financeira relevante (FP&&A e outros) desde cedo. Eles devem fornecer parâmetros como a taxa de obstáculos, o prazo de avaliação e os formatos de saída.
5. Certifique-se sempre de que nunca haverá qualquer "choque ou surpresa" quando apresentar o seu caso, que as expectativas foram totalmente geridas e que as principais partes interessadas do cliente/potencial estão alinhadas e apoiam. Você fará isso por meio de reuniões menores para visualizar a solução e o business case com as principais partes interessadas.
6. Certifique-se de que o contexto completo e que as perspetivas do cliente, da equipe e da liderança sejam fornecidas em sua apresentação, juntamente com qualquer deck físico ou nos folhetos do business case. Inclua documentação de informações pertinentes de suas entrevistas de descoberta e planos organizacionais.
7. Defina expectativas realistas sobre o nível de precisão. Em grandes casos complexos, esteja preparado para executar vários cenários e análises de sensibilidade em 1-3 variáveis-chave e benefícios-chave.
8. Encontre estudos informativos e estudos de caso que apoiem suas suposições de melhoria, mas estabeleçam a expectativa de que cada organização é diferente e os resultados dependeriam do público, da região, do sucesso da implementação e das capacidades operacionais exclusivas do cliente
9. Os fluxos de benefícios e potenciais melhorias devem estar claramente ligados ao âmbito específico do negócio, das soluções e das capacidades em discussão. Evite afirmações gerais e de alto nível relacionadas a níveis absolutos de desempenho comercial, embora esse tipo de informação possa ser útil para fornecer contexto relativo.
10. Pressupostos importantes (por exemplo, melhorias percentuais no custo e na receita) devem estar dentro de intervalos que parecem críveis e são menos propensos a serem contestados ou descartados pelas partes interessadas do cliente. Em nossa experiência, o valor de um lead é uma área controversa, mas se ele for bem pesquisado, você deve ser capaz de defendê-lo.
11. Ignore os custos irrecuperáveis — mas considere os seus efeitos. Isso é conhecido como a "falácia dos custos irrecuperáveis". Por exemplo, se uma equipe já está usando a solução estabelecida, "podemos muito bem usar o que já estamos pagando" não é um pensamento válido. No entanto, o business case de renovação deve ter crédito por menor tempo e custo de treinamento e integração em relação a uma nova solução alternativa.
12. Quando se trata de resultados, fique na zona dos cachinhos dourados: certifique-se de que seus resultados/KPIs projetados não pareçam ser "bons demais para ser verdade". Nenhum benefício deve começar antes da conclusão da implementação do item do roteiro relevante. Nenhum benefício deve parecer tão grande, ou tão desproporcional com o resto dos benefícios, que pareça inacreditável e seja um alvo de redução ou demissão pelos tomadores de decisão.
13. Maior nem sempre é melhor. Os benefícios devem ser comparativamente moderados ou divididos, quando apropriado, para ajudar na perceção do equilíbrio.

Fazer um business case é, sem dúvida, a parte mais importante de garantir a tecnologia que você precisa para oferecer aos seus clientes as experiências que todos esperamos hoje. Esperamos que você tenha achado esta série de blogs em duas partes útil.