Guía práctica para crear un caso de negocio de inversión en software SaaS

Esta serie de blogs de dos partes proporciona una guía práctica para crear un caso de negocio para el software SaaS. Si bien está escrito para equipos de ventas de software y socios de implementación, cualquiera que busque defender una solución para una empresa o equipo también encontrará muchas ideas prácticas y aplicables.

En este blog, definimos un caso de negocio, abordamos cuándo se necesita uno y describimos los componentes típicos. Luego profundizamos un poco más en la comparación de dos soluciones y la diferencia entre una nueva inversión en software y una renovación.

En Segundo blog de esta serie, nos sumergimos en la importancia de los "beneficios blandos", revisamos el proceso típico de (y los recursos necesarios para) crear una propuesta comercial exitosa y concluimos con una guía práctica sobre cómo maximizar sus posibilidades de éxito con el proceso de aprobación.

1. ¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio responde a esta pregunta: "¿Qué pasará si la organización procede con una propuesta de inversión?" El objetivo es lograr que la junta directiva o la gerencia aprueben una inversión en software o un proyecto.

Es necesario un caso de negocio para demostrar por qué se recomienda una inversión en software, o un proyecto, y cuáles serán los beneficios del proyecto cuando se complete. Por lo general, un caso de negocio se presenta en un documento estructurado que detalla la justificación para convencer a los responsables finales de la toma de decisiones de que aprueben la recomendación de inversión.

A menudo, al incluir una comparación de dos o más inversiones alternativas y la posibilidad de renunciar a una inversión por completo, un caso de negocio permite a los líderes alinear las expectativas de las partes interesadas con respecto al propósito, el enfoque, los resultados y los beneficios de un proyecto. También describe las inversiones y los riesgos, y ayuda a reunir el apoyo y la participación de los líderes, lo que aumenta la probabilidad de la aprobación y el éxito final de un proyecto.

2. ¿Cuándo debemos crear un caso de negocio?

Solo debe participar en proporcionar un caso de negocio cuando su equipo ya haya determinado:

Existe una necesidad real de esta inversión en un futuro próximo
El presupuesto es alcanzable dadas las circunstancias
Las partes interesadas clave y los tomadores de decisiones están satisfechos de que la solución aborda la oportunidad o el problema de la organización
Se han abordado satisfactoriamente todas las objeciones funcionales o técnicas significativas.

Si intenta implementar un caso de negocio antes de haber abordado lo anterior, la discusión corre el riesgo de ser demasiado teórica. Cuando las partes interesadas no comprenden claramente los beneficios específicos de la solución propuesta y cómo podrían obtenerlos, es difícil desarrollar beneficios financieros, que a menudo son la última palabra para cualquier inversión.

3. ¿Cuáles son los componentes típicos de un nuevo caso de negocio de adquisición de soluciones SaaS?

La siguiente es una descripción completa de los elementos que deben abordarse y articularse en un caso de negocio completo:

Situación actual y oportunidad de negocio	Exponga claramente los desafíos comerciales, los puntos débiles y los requisitos, así como las oportunidades comerciales que solo se pueden abordar con esta inversión. Esto requiere una clara evaluación de la brecha de capacidad externa e interna. Si la gerencia no está convencida de la conveniencia de la estrategia y el estado futuro que la acompaña, es mejor que se detenga allí. Un sentido de urgencia es especialmente importante. Vincule la inversión a consideraciones estratégicas, como un ajuste con las iniciativas comerciales y de TI más amplias (por ejemplo, un ajuste con una iniciativa estratégica para la transformación empresarial basada en datos).
Recomendación de solución y hoja de ruta	Esta sección debe incluir una descripción clara del estado futuro de la empresa una vez implementada esta solución y cómo la solución SaaS recomendada aborda los requisitos empresariales y técnicos para llegar a ese estado futuro. Si es un proveedor que crea el caso de negocio, asegúrese de incluir las capacidades de los socios de implementación y destaque los casos de uso y las capacidades que lo diferencian a usted y a su socio de las soluciones/propuestas de la competencia. La descripción de la solución también debe incluir una hoja de ruta de implementación de alto nivel que aclare los plazos y los niveles de recursos. Las demostraciones detalladas del software y cómo aborda los casos de uso clave generalmente deben preceder a esta actividad para obtener el apoyo de los departamentos organizacionales relevantes.
Estructura financiera del negocio	Aquí tienes dos opciones: 1. Un caso de negocio solo de beneficios, centrado en costos, ingresos y márgenes 2. Un caso de negocio completo, incluidas las inversiones y el retorno de la inversión A veces es útil ejecutar varios escenarios: casos financieros bajos, medios y altos. Asegúrese de comprender la estructura de márgenes de las líneas específicas de productos o servicios involucrados. Llegar a un acuerdo sobre la definición de margen adecuada: beneficio bruto o margen de contribución que refleje otros costes operativos directos.
Entradas y salidas clave	Los criterios típicos de casos de negocio de ROI completo incluyen el marco de tiempo del acuerdo, resultados como el VAN, el mes de recuperación ('período') y, con poca frecuencia, la TIR. Además, para derivar los valores descontados y la TIR, se debe aclarar la "tasa de obstáculo" (o tasa de rendimiento mínima requerida) en este tipo de inversión.
Inversión	Inversión components include the license and hosting costs for the entire duration of the software subscription, as well as implementation costs — both initial and ongoing (e.g., managed services, related business consulting services). You may also be asked to include internal resources costs. The estimates will be developed with your sales engineers and the partner lead (typically) and approved for use by sales management.
Beneficios	Beneficios include technology cost avoidance — the removal of existing technology costs (e.g., infrastructure, hosting, licenses, subscriptions, IT upgrades, and IT maintenance costs). Often the software subscription and full implementation leads to operating cost reduction in departments such as marketing, sales, operations, customer service, and supply chain/logistics. A menudo, los beneficios más convincentes están vinculados a nuevos ingresos u oportunidades de mejora de ingresos. Estos pueden incluir la capacidad de abordar nuevos mercados/segmentos. También pueden incluir aumentos en campañas, clientes potenciales, conversiones de ventas, valores promedio de pedidos/contratos/suscripciones, ventas cruzadas y adicionales, frecuencia de compra y participación en la retención de hogares y clientes y valor de por vida. Las soluciones que mejoran la agilidad empresarial y aceleran la transformación también deben incluir un mejor tiempo de creación de valor, la capacidad de acelerar los ingresos. Esto puede ser el resultado de la capacidad de producir más campañas. O podría ser por la introducción acelerada de nuevos productos en el mercado. Uno de nuestros clientes de gestión de activos financieros se dio cuenta de que recortar solo unos días del complejo proceso de introducción de productos regulatorios (piense en nuevos fondos mutuos o cotizados en bolsa) podría acelerar los ingresos en millones por año. Puntos de prueba: Cuantifique los beneficios utilizando puntos de referencia de estudios de casos de clientes anteriores, así como fuentes de investigación proporcionadas por analistas y consultores de la industria (por ejemplo, McKinsey, BCG, Bain, IDC, Gartner, Forrester y otros). Dependiendo de la audiencia, puede relegar los puntos de prueba a notas al pie o incluir historias de clientes más elaboradas. Asegúrese de comprender el período de tiempo en el que estos beneficios están en línea. A menudo mueve el mes de recuperación de 3 a 12 meses.
Costo de la demora	Finalmente, una métrica útil puede incluir el "costo de retraso", un retraso de 6 meses, así como un cálculo del valor perdido al no continuar con la compra o el programa. Puede derivarse de estimaciones de flujo de efectivo, o simplemente calcularse a partir del número promedio de beneficios netos ((beneficios mensuales promedio – costos) / inversión). A algunos ejecutivos les encanta este enfoque para resaltar la urgencia del programa, mientras que otros lo ven como una táctica de presión. Evalúe a su audiencia y consulte a su(s) entrenador(es) interno(s).

3. TCO: Comparación de dos soluciones SaaS similares

Cuando dos soluciones son similares y prometen beneficios notablemente similares, algunas organizaciones reducen el ejercicio a comparar el costo total de propiedad (TCO) de las soluciones competidoras.

Gartner define el TCO como "... una evaluación integral de la tecnología de la información (TI) u otros costos a través de los límites de la empresa a lo largo del tiempo. Para TI, el TCO incluye la adquisición, administración y soporte de hardware y software, comunicaciones, gastos del usuario final y el costo de oportunidad del tiempo de inactividad, capacitación y otras pérdidas de productividad".

A esta lista completa, recomendamos agregar los costos de implementación, los costos de licencia diferenciales y las posibles consideraciones de tarifas de renovación, el costo de adoptar posibles módulos adicionales y los costos de migración de datos. En nuestra experiencia, un análisis cuidadoso saca a relucir las diferencias de costos.

4. ¿Qué pasa con la justificación de la renovación de una licencia SaaS?

La gestión de una renovación exitosa de la suscripción de SaaS requiere proactividad de todos los equipos involucrados.

La mayor parte, sin embargo, recae en el propio negocio del software. El éxito del cliente debe colaborar con el cliente desde el primer día para reducir los riesgos de implementación y el tiempo de creación de valor. Los vendedores deben iniciar conversaciones con el equipo de gestión de activos de TI del cliente con antelación, 90 días antes de la fecha de renovación, para comprender el enfoque que adoptarán. El proveedor debe ayudar a implementar un programa de éxito que rastree y documente de manera proactiva el rendimiento de la solución existente y los beneficios entregados o el ROI durante los períodos de suscripción actuales y anteriores. También deben preparar un documento de ventas que pueda compartirse con los responsables de la toma de decisiones en TI y el negocio.

Y adivina qué, los proveedores de software SaaS como Shark Finesse, Gainsight, Totango o ChurnZero (sin respaldo) venden software para ayudarte con todo esto.

En nuestra experiencia, hay tres enfoques para llevar a cabo un caso de negocio o una evaluación del valor para la renovación de una suscripción. Es posible que deba desarrollar dos o los tres, dependiendo de la situación competitiva.

Tres enfoques de casos de negocio

1. Valor entregado hasta la fecha	2. Valor esperado en el período del contrato (vs. cancelación)	3. Valor o ROI esperado vs. solución alternativa
Demostrar el progreso en: Adopción/uso Nuevas funciones utilizadas desde la última fecha del contrato Cuantifique los resultados comerciales: Evitación de costos (si corresponde) Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del tiempo de inactividad Satisfacción de clientes y empleados	Evitación de costes Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del tiempo de inactividad Satisfacción de clientes y empleados	Costos de suscripción o costos de alojamiento Actualizaciones de TI, costos de integración Costos de transición (para alternativa) Contratación e implementación Retrasos y riesgos de aceleración Incorporación y formación Reducción del rendimiento empresarial durante la puesta en marcha Evitación de costes Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización for new features, products Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del centro de la ciudad Satisfacción de clientes y empleados

1. Valor entregado hasta la fecha

2. Valor esperado en el período del contrato (vs. cancelación)

3. Valor o ROI esperado vs. solución alternativa

Demostrar el progreso en:

Adopción/uso
Nuevas funciones utilizadas desde la última fecha del contrato

Cuantifique los resultados comerciales:

Evitación de costos (si corresponde)
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del tiempo de inactividad
Satisfacción de clientes y empleados

Evitación de costes
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del tiempo de inactividad
Satisfacción de clientes y empleados

Costos de suscripción o costos de alojamiento
Actualizaciones de TI, costos de integración
Costos de transición (para alternativa)
- Contratación e implementación
- Retrasos y riesgos de aceleración
- Incorporación y formación
- Reducción del rendimiento empresarial durante la puesta en marcha
Evitación de costes
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización for new features, products
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del centro de la ciudad
Satisfacción de clientes y empleados

Ya sea que esté justificando una renovación o defendiendo una inversión completamente nueva, esperamos que la información aquí le haya ayudado. Cuando esté listo para obtener más información, puede encontrar la segunda parte de esta serie aquí.

1. ¿Qué es un caso de negocio?

2. ¿Cuándo debemos crear un caso de negocio?

Solo debe participar en proporcionar un caso de negocio cuando su equipo ya haya determinado:

Existe una necesidad real de esta inversión en un futuro próximo
El presupuesto es alcanzable dadas las circunstancias
Las partes interesadas clave y los tomadores de decisiones están satisfechos de que la solución aborda la oportunidad o el problema de la organización
Se han abordado satisfactoriamente todas las objeciones funcionales o técnicas significativas.

3. ¿Cuáles son los componentes típicos de un nuevo caso de negocio de adquisición de soluciones SaaS?

La siguiente es una descripción completa de los elementos que deben abordarse y articularse en un caso de negocio completo:

Situación actual y oportunidad de negocio	Exponga claramente los desafíos comerciales, los puntos débiles y los requisitos, así como las oportunidades comerciales que solo se pueden abordar con esta inversión. Esto requiere una clara evaluación de la brecha de capacidad externa e interna. Si la gerencia no está convencida de la conveniencia de la estrategia y el estado futuro que la acompaña, es mejor que se detenga allí. Un sentido de urgencia es especialmente importante. Vincule la inversión a consideraciones estratégicas, como un ajuste con las iniciativas comerciales y de TI más amplias (por ejemplo, un ajuste con una iniciativa estratégica para la transformación empresarial basada en datos).
Recomendación de solución y hoja de ruta	Esta sección debe incluir una descripción clara del estado futuro de la empresa una vez implementada esta solución y cómo la solución SaaS recomendada aborda los requisitos empresariales y técnicos para llegar a ese estado futuro. Si es un proveedor que crea el caso de negocio, asegúrese de incluir las capacidades de los socios de implementación y destaque los casos de uso y las capacidades que lo diferencian a usted y a su socio de las soluciones/propuestas de la competencia. La descripción de la solución también debe incluir una hoja de ruta de implementación de alto nivel que aclare los plazos y los niveles de recursos. Las demostraciones detalladas del software y cómo aborda los casos de uso clave generalmente deben preceder a esta actividad para obtener el apoyo de los departamentos organizacionales relevantes.
Estructura financiera del negocio	Aquí tienes dos opciones: 1. Un caso de negocio solo de beneficios, centrado en costos, ingresos y márgenes 2. Un caso de negocio completo, incluidas las inversiones y el retorno de la inversión A veces es útil ejecutar varios escenarios: casos financieros bajos, medios y altos. Asegúrese de comprender la estructura de márgenes de las líneas específicas de productos o servicios involucrados. Llegar a un acuerdo sobre la definición de margen adecuada: beneficio bruto o margen de contribución que refleje otros costes operativos directos.
Entradas y salidas clave	Los criterios típicos de casos de negocio de ROI completo incluyen el marco de tiempo del acuerdo, resultados como el VAN, el mes de recuperación ('período') y, con poca frecuencia, la TIR. Además, para derivar los valores descontados y la TIR, se debe aclarar la "tasa de obstáculo" (o tasa de rendimiento mínima requerida) en este tipo de inversión.
Inversión	Inversión components include the license and hosting costs for the entire duration of the software subscription, as well as implementation costs — both initial and ongoing (e.g., managed services, related business consulting services). You may also be asked to include internal resources costs. The estimates will be developed with your sales engineers and the partner lead (typically) and approved for use by sales management.
Beneficios	Beneficios include technology cost avoidance — the removal of existing technology costs (e.g., infrastructure, hosting, licenses, subscriptions, IT upgrades, and IT maintenance costs). Often the software subscription and full implementation leads to operating cost reduction in departments such as marketing, sales, operations, customer service, and supply chain/logistics. A menudo, los beneficios más convincentes están vinculados a nuevos ingresos u oportunidades de mejora de ingresos. Estos pueden incluir la capacidad de abordar nuevos mercados/segmentos. También pueden incluir aumentos en campañas, clientes potenciales, conversiones de ventas, valores promedio de pedidos/contratos/suscripciones, ventas cruzadas y adicionales, frecuencia de compra y participación en la retención de hogares y clientes y valor de por vida. Las soluciones que mejoran la agilidad empresarial y aceleran la transformación también deben incluir un mejor tiempo de creación de valor, la capacidad de acelerar los ingresos. Esto puede ser el resultado de la capacidad de producir más campañas. O podría ser por la introducción acelerada de nuevos productos en el mercado. Uno de nuestros clientes de gestión de activos financieros se dio cuenta de que recortar solo unos días del complejo proceso de introducción de productos regulatorios (piense en nuevos fondos mutuos o cotizados en bolsa) podría acelerar los ingresos en millones por año. Puntos de prueba: Cuantifique los beneficios utilizando puntos de referencia de estudios de casos de clientes anteriores, así como fuentes de investigación proporcionadas por analistas y consultores de la industria (por ejemplo, McKinsey, BCG, Bain, IDC, Gartner, Forrester y otros). Dependiendo de la audiencia, puede relegar los puntos de prueba a notas al pie o incluir historias de clientes más elaboradas. Asegúrese de comprender el período de tiempo en el que estos beneficios están en línea. A menudo mueve el mes de recuperación de 3 a 12 meses.
Costo de la demora	Finalmente, una métrica útil puede incluir el "costo de retraso", un retraso de 6 meses, así como un cálculo del valor perdido al no continuar con la compra o el programa. Puede derivarse de estimaciones de flujo de efectivo, o simplemente calcularse a partir del número promedio de beneficios netos ((beneficios mensuales promedio – costos) / inversión). A algunos ejecutivos les encanta este enfoque para resaltar la urgencia del programa, mientras que otros lo ven como una táctica de presión. Evalúe a su audiencia y consulte a su(s) entrenador(es) interno(s).

3. TCO: Comparación de dos soluciones SaaS similares

4. ¿Qué pasa con la justificación de la renovación de una licencia SaaS?

La gestión de una renovación exitosa de la suscripción de SaaS requiere proactividad de todos los equipos involucrados.

Y adivina qué, los proveedores de software SaaS como Shark Finesse, Gainsight, Totango o ChurnZero (sin respaldo) venden software para ayudarte con todo esto.

Tres enfoques de casos de negocio

1. Valor entregado hasta la fecha	2. Valor esperado en el período del contrato (vs. cancelación)	3. Valor o ROI esperado vs. solución alternativa
Demostrar el progreso en: Adopción/uso Nuevas funciones utilizadas desde la última fecha del contrato Cuantifique los resultados comerciales: Evitación de costos (si corresponde) Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del tiempo de inactividad Satisfacción de clientes y empleados	Evitación de costes Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del tiempo de inactividad Satisfacción de clientes y empleados	Costos de suscripción o costos de alojamiento Actualizaciones de TI, costos de integración Costos de transición (para alternativa) Contratación e implementación Retrasos y riesgos de aceleración Incorporación y formación Reducción del rendimiento empresarial durante la puesta en marcha Evitación de costes Ahorros operativos Mejoras de productividad Reducción del gasto externo Mejora de los ingresos Tiempo de comercialización for new features, products Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento Costo del centro de la ciudad Satisfacción de clientes y empleados

1. Valor entregado hasta la fecha

2. Valor esperado en el período del contrato (vs. cancelación)

3. Valor o ROI esperado vs. solución alternativa

Demostrar el progreso en:

Adopción/uso
Nuevas funciones utilizadas desde la última fecha del contrato

Cuantifique los resultados comerciales:

Evitación de costos (si corresponde)
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del tiempo de inactividad
Satisfacción de clientes y empleados

Evitación de costes
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del tiempo de inactividad
Satisfacción de clientes y empleados

Costos de suscripción o costos de alojamiento
Actualizaciones de TI, costos de integración
Costos de transición (para alternativa)
- Contratación e implementación
- Retrasos y riesgos de aceleración
- Incorporación y formación
- Reducción del rendimiento empresarial durante la puesta en marcha
Evitación de costes
Ahorros operativos
Mejoras de productividad
Reducción del gasto externo
Mejora de los ingresos
Tiempo de comercialización for new features, products
Prevención de riesgos, reducción de los costes de cumplimiento
Costo del centro de la ciudad
Satisfacción de clientes y empleados

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1. ¿Qué es un caso de negocio?

2. ¿Cuándo debemos crear un caso de negocio?

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