Guía de migración de CMS

A continuación, repasamos los pasos principales de una migración exitosa de CMS. Pero primero, exploremos por qué el contenido es vital en el panorama empresarial competitivo y centrado en el cliente de hoy, y por qué una migración de CMS puede ayudar. Considere lo siguiente:

• 70% de La gente prefiere aprender sobre una marca a través de un artículo frente a un anuncio.
• El crecimiento del tráfico único del sitio año tras año es 780% más para los líderes de marketing de contenidos vs. seguidores.
• 47% de los clientes Vea de 3 a 5 piezas de contenido antes de interactuar con una empresa.
• 74% de las empresas dicen que el marketing de contenidos está aumentando su calidad y cantidad de clientes potenciales.
• El marketing de contenidos cuesta un 62% menos que el marketing tradicional, pero genera alrededor de un 300% más de clientes potenciales
• El 68% de los clientes se sienten más positivos sobre una empresa después de ver su contenido.

Claramente, el contenido juega un papel importante en el éxito de una empresa, tanto a corto como a largo plazo. Sin embargo, el mayor obstáculo relacionado con el contenido que enfrentan algunas empresas no está relacionado con la calidad o el volumen de sus publicaciones de blog, artículos, videos, infografías u otros tipos de contenido. En cambio, tiene sus raíces en su sistema de gestión de contenido (CMS) existente.

Específicamente, estos son algunos de los problemas comunes de CMS que enfrentan las empresas:

• Tiempo de inactividad excesivo del servidor
• Velocidad lenta del sitio web
• Incapacidad para manejar grandes volúmenes de tráfico y picos de tráfico repentinos
• Falta de usabilidad y facilidad de uso
• Falta de integración con otras herramientas y sistemas del entorno
• Características y funcionalidades limitadas
• Opciones limitadas de personalización y distribución
• Vulnerabilidades de seguridad
• Falta de soporte de proveedores

Si su empresa se enfrenta a uno, algunos o todos estos obstáculos, entonces migrar su CMS a una solución superior es una decisión inteligente. En el resto de esta guía se proporcionan listas de comprobación y consejos para la premigración, la migración y la posmigración. También veremos algunos problemas de SEO que pueden surgir después de la migración y cómo resolverlos.

Dicen: "un fracaso en la planificación es un plan para fallar". Obviamente, esta sabiduría no se inspiró en una experiencia fallida de migración de CMS, pero ciertamente se aplica a ella. Aquí hay una lista de verificación previa a la migración para ayudar a garantizar que su migración de CMS sea sencilla y problemática:

Tarea 1: Construye tu equipo

Un equipo bien informado, experimentado y colaborativo es esencial para llevar a cabo una migración exitosa de CMS. Su equipo debe estar compuesto por un gerente de proyecto principal y representantes de TI, marketing, alta gerencia y cualquier otra parte interesada que utilizará el CMS.

Tarea 2: Realizar una auditoría de contenido

Una vez que su equipo esté reunido, de manera organizada y generalmente en pequeños grupos basados en áreas de especialización, pídales que realicen una auditoría para identificar piezas relevantes de contenido que deben incluirse en la migración y activos irrelevantes u obsoletos que deben eliminarse. 

Como parte de este proceso, también deberá rastrear su sitio web y todos los subdominios para obtener una imagen completa de todas las URL, enlaces, redireccionamientos, metadatos, etc. Tenga en cuenta que una auditoría de contenido integral es una tarea importante, así como crucial. 

Tarea 3: Realizar una evaluación de datos

Una evaluación de datos es una evaluación de los costos estimados, los plazos y los riesgos asociados con la migración planificada de CMS. Es importante trabajar en estrecha colaboración con el proveedor de CMS elegido o con los proveedores de CMS preseleccionados a lo largo de este proceso, para evaluar problemas clave como el tiempo de inactividad anticipado.  

Tarea 4: Crear un plan preliminar

Utilice la información recopilada en las tres tareas siguientes para crear un plan preliminar. Asegúrese de identificar una ruta crítica, que es la secuencia más larga de actividades que deben completarse a tiempo para que la migración de CMS se complete antes de la fecha de vencimiento estimada. 

Utilice un software de gestión de proyectos para mantener informados a todos los miembros del equipo y compartir el plan en una plataforma centralizada. Tenga en cuenta que este es un plan preliminar. Si bien desea que sea sólido, se actualizará antes de que se realice la migración. 

Tarea 5: Evaluar los factores de seguridad

Identifique y aborde todas las consideraciones de seguridad requeridas, como alinear la migración de CMS a la Normativa de cumplimiento. Se recomienda encarecidamente que obtenga la aprobación oficial de todas las partes interesadas relevantes, tanto internas como externas. Pasar por alto los detalles y requisitos de seguridad puede generar problemas y costos significativos en el futuro.   

Tarea 6: Obtener todas las herramientas necesarias

Decide qué aspectos de la migración de CMS se manejarán de forma automática o manual, y obtén las herramientas necesarias para cada aspecto del proyecto. En general, se recomienda automatizar la migración de contenido para grandes bases de datos, documentos y bibliotecas multimedia. Su proveedor de CMS debe proporcionar orientación y consejos prácticos en esta área.  

Tarea 7: Refinar el plan

En este punto, debe tener una comprensión sólida de cómo será su migración de CMS, incluidos los costos, los plazos y los riesgos. Utilice esta información para refinar el plan y compártala con todas las partes interesadas internas y externas relevantes. Si detecta brechas en su plan, aborde estas preocupaciones ahora. Un viejo adagio sabio y muy aplicable en el mundo de la gestión de proyectos es "una hora de planificación ahorra un día de corrección". (¡En algunos casos, incluso puede ser una semana!)

Una vez que haya completado todas las tareas en la fase previa a la migración, puede avanzar y concentrarse en el aspecto más importante, y también el más desafiante, de la migración de CMS: la transferencia de datos. Utilice la siguiente lista de comprobación para ayudar a su equipo a superar con éxito esta fase crítica: 

Tarea 1: Analizar las variaciones en la arquitectura de datos

En un mundo perfecto, su antiguo CMS y su nuevo CMS utilizarían exactamente la misma arquitectura de datos. Pero no vivimos en un mundo perfecto. Incluso si ambas soluciones son similares, invariablemente habrá diferencias. 

Al asignar los datos del CMS de origen al de destino, puede realizar ajustes de forma proactiva en aspectos como el formato y los atributos de campo. También debe realizar una migración de prueba con una gran muestra de datos para revelar problemas de incomparabilidad. Como resultado de este análisis, es posible que desee eliminar datos o contenido que, de otro modo, ralentizarían la migración de CMS.

Tarea 2: Crear una serie de planes de contingencia

Incluso las migraciones de CMS (aparentemente) más simples y directas pueden ser complicadas, especialmente si hay cientos o miles de activos que deben moverse del CMS de origen al nuevo destino. Para evitar que las posibles trampas y contratiempos se conviertan en problemas o catástrofes importantes, cree una serie de planes de contingencia que se asignen a múltiples escenarios hipotéticos. 

Idealmente, no necesitará depender de ninguno de estos planes de respaldo. Sin embargo, si lo hace, y es probable que este sea el caso hasta cierto punto, entonces el tiempo y el esfuerzo que su equipo dedique a esta tarea pagará enormes dividendos. ¡Incluso puede ser la diferencia entre una migración de CMS que se recuerda por todas las razones correctas y todas las incorrectas!

Tarea 3: Hacer una copia de seguridad del contenido

Si bien todas las tareas de esta lista de verificación son importantes, esta es absolutamente crucial. Debe realizar una copia de seguridad de todos sus datos y contenido antes de la migración y almacenarlos en una ubicación segura y accesible. Incluso si (con suerte) no necesita esta información durante la migración, es posible que la necesite en el futuro, una vez que se complete la migración.  

Tarea 4: Llevar a cabo la migración

Gracias a los esfuerzos de su equipo hasta este punto, incluidas todas las tareas previas a la migración, ahora puede continuar con la transferencia de datos. Dado que es probable que esté tratando con un gran volumen de datos, automatizar el proceso con software de migración o scripts personalizados hará que el proceso sea más rápido y eliminará el error humano. Independientemente del método y las tecnologías que utilice, asegúrese de que todos hayan sido probados adecuadamente (como se aconsejó anteriormente en esta lista de verificación). 

Incluso con la transferencia de datos completa, la migración del CMS no ha terminado. Pero tenga la seguridad de que si todo salió según lo planeado, estará cerca de la línea de meta. Aquí hay una lista de verificación para ayudar a su equipo a cerrar el proyecto: 

Tarea 1: Probar la precisión e integridad de los datos

Examine los datos para identificar y corregir cualquier problema de formato. (Nota: aquí es donde vale la pena analizar las variaciones en la arquitectura de datos antes de la migración). También debe muestrear su contenido para verificar la integridad de los datos.  

Tarea 2: Supervisar y optimizar

Es solo cuestión de tiempo después de que se complete la migración de su CMS (minutos, horas, días o semanas como máximo) antes de que surjan problemas. Por ejemplo, puede enfrentarse repentinamente a una gran cantidad de errores de rastreo, o los tiempos de carga de la página/elemento de la página pueden ser más lentos de lo esperado. 

La mala noticia es que problemas como estos son inevitables, independientemente de cuán sólido y desarrollado sea el plan de migración, o cuán efectiva y poderosa sea la tecnología. La buena noticia es que puede solucionar estos problemas a medida que surjan. Para que este proceso sea eficiente y exitoso, establezca un programa de control de calidad continuo, completo con estándares y protocolos de informes. 

Tarea 3: Retirar su antiguo CMS

Una vez que el nuevo CMS funcione correctamente, lo que significa abordar todos los problemas inevitables que surgen generalmente dentro de las primeras semanas después de la transferencia, puede cerrar su antiguo CMS. Como parte de este proceso, también deberá ajustar los procesos de flujo de trabajo preexistentes, para que se alineen con el nuevo CMS.

Tarea 4: Capacitar a los usuarios finales

También deberá educar a los usuarios finales sobre cómo usar el nuevo CMS. Tenga en cuenta que para algunas personas el cambio de cualquier tipo, incluso la variedad positiva, es estresante, ya que implica aprender nuevos métodos y reglas. Sea paciente y positivo, y ponga a disposición recursos como guías de introducción, videos tutoriales, artículos de mejores prácticas, etc.

Si el SEO se verá afectado por una migración de CMS no es una cuestión de "si", sino más bien una cuestión de "cuánto". Afortunadamente, existen algunas tácticas seguras (léase: amigables con Google) que pueden ayudarlo a mantener su clasificación preexistente para palabras clave importantes. Incluso pueden ayudarte a mejorarlos. 

Tenga en cuenta que para todas las siguientes tácticas, le sugerimos que trabaje en estrecha colaboración con expertos que comprendan las complejidades y matices del SEO. Si no tiene esta experiencia interna, es aconsejable trabajar con un socio o empresa externa que lo ayude a evitar cometer errores costosos.

Compare sus análisis

Antes de migrar tu CMS, guarda y compara tus datos de Google Analytics para que puedas hacer una comparación del antes y el después. Esto puede ayudarlo a identificar y resolver cualquier problema relacionado con SEO que contribuya a tasas de tráfico o conversión relativamente más bajas. Las métricas clave en las que debe centrarse incluyen:

• Tiempo medio de carga de la página
• Duración media de la sesión
• Tasa media de páginas por sesión
• Fuentes de tráfico orgánico
• Fuentes de tráfico de referencia
• Tasa de rebote

También tenga en cuenta que si experimenta problemas de indexación significativos después de la migración, puede deberse a que el archivo robots.txt de su nuevo sitio web bloquea el acceso del rastreador. Afortunadamente, resolver este problema es rápido y fácil.

Nota: Echa un vistazo a la Métricas clave para medir tu marketing de contenidos efectividad.

Supervisar todas las URL

Si está cambiando su URL, y lo más probable es que este sea el caso, deberá enviar el mapa del sitio tanto para su sitio web anterior como para el nuevo. Esto mejorará el descubrimiento de redireccionamientos 301, lo que a su vez acelera el rastreo y la indexación de su nuevo sitio web. Es mejor rastrear su sitio web anterior antes de la migración. A continuación, rastrea tu nuevo sitio web después de la migración (y después de haber corregido los enlaces rotos o los redireccionamientos incorrectos).

Examine y corrija los elementos de SEO en el sitio

Después de la migración del CMS, debe examinar los diversos elementos de SEO, prestando especial atención a las páginas importantes que deberían generar un tráfico significativo. Concéntrese en los siguientes elementos que son piezas importantes del rompecabezas del SEO en el sitio:

• Etiquetas H1, H2 y H3
• Título
• Meta descripciones (aunque no afectan directamente a la clasificación de los motores de búsqueda, pueden influir en los clics y las conversiones)
• Direcciones URL
• Contenido corporal

Una migración de CMS es una tarea importante. Sin embargo, eso no significa que deba ser peligroso o desalentador. Utilice las listas de comprobación y las instrucciones de SEO proporcionadas anteriormente para navegar por las fases previas a la migración, la migración y las posteriores a la migración. 

Con el equipo, las herramientas, las tácticas y la tecnología adecuados, la migración de su CMS será exitosa, y su empresa avanzará en un panorama en el que entregar el contenido correcto, a las personas adecuadas, en el momento adecuado y a través de los puntos de contacto correctos ya no es algo agradable de tener, sino una misión crítica.