Cómo elegir un sistema de gestión de activos digitales

En el panorama actual de creación de contenido implacablemente acelerado, un entorno potente, seguro y fácil de usar Sistema de gestión de activos digitales (DAM) no es opcional, es esencial. Esto se debe a que un DAM centraliza, organiza y almacena todo tipo de activos digitales, haciendo accesible la totalidad de la biblioteca de activos de su organización y, en última instancia, brindando una experiencia superior al cliente.

Choosing between DAM vendors should not need to be difficult or daunting. Instead, it can be enjoyable and energizing — provided that you know what to focus on. In this article, we highlight 6 key questions that will help your team members with identifying, evaluating, implementing, and ultimately onboarding a Sistema de gestión de activos digitales that turns content-induced chaos into clarity and delivers transformative results through streamlined workflows and a single source of truth.

Antes de sumergirse en las características y funcionalidades, es importante conectarse con las partes interesadas internas y externas que utilizarán el software de gestión de activos digitales. Normalmente, esto incluye usuarios creativos, usuarios técnicos y usuarios empresariales. Desea comprender claramente sus problemas (es decir, "puntos débiles"), necesidades, objetivos y expectativas.

Este diálogo también puede contribuir en gran medida a ayudar a los equipos e individuos a adoptar o resistir el sistema una vez que ingresa al entorno. De hecho, muchas personas que aparentemente temen a las nuevas tecnologías no sufren de tecnofobia. Más bien, están preocupados por la incertidumbre que puede traer un cambio significativo. Involucrar e involucrar a las partes interesadas al principio del proceso puede ayudar a reducir parte de esta ansiedad y reemplazarla con una mentalidad abierta y entusiasmo.

Además, este diálogo y consulta pueden ayudar a garantizar que las expectativas de las partes interesadas sean razonables y realistas. Por ejemplo, una solución DAM no crea activos desde cero. Sin embargo, sin duda agilizará el proceso creativo, lo cual es una gran victoria para todos los involucrados en la creación, modificación, distribución, administración y gobierno de contenido, especialmente cuando la facilidad de uso es una prioridad en diferentes equipos.

Es posible que se sorprenda al descubrir el gran volumen y la diversidad de activos de marketing digital que tiene en su organización. De hecho, muchas empresas tienen miles, y en algunos casos millones, de plantillas, banners, logotipos, videos, archivos de audio, activos duplicados, presentaciones, presentaciones de ventas, banners (y la lista continúa) en varios repositorios en la nube, discos duros, dispositivos de almacenamiento portátiles, archivos adjuntos de correo electrónico, etc.

No dejes que esto te abrume. El enfoque aquí debe estar en comprender en general el volumen y los tipos de materiales de marketing en su ecosistema para que pueda identificar mejor la funcionalidad central y las integraciones que necesita en su sistema.

Naturalmente, diferentes equipos e individuos deberán administrar los activos digitales de varias maneras. Por ejemplo:

• Es posible que los usuarios creativos quieran poner fin a las pesadillas del control de versiones.
• Es posible que sus usuarios comerciales quieran velocidad cuando se trata de encontrar las plantillas y archivos que necesitan para presentaciones de ventas, propuestas, etc.
• Sus usuarios técnicos pueden señalar sabiamente que realmente no importa qué características y herramientas revolucionarias pueda ofrecer un sistema de gestión de activos digitales: si crea brechas en la postura de seguridad de la información en la nube, entonces es un pasivo en lugar de un activo.

En última instancia, desea descubrir y analizar estos requisitos de las partes interesadas para establecer las necesidades de su organización. Su lista puede incluir cosas como:

• Mejorar la visibilidad mediante la reducción de la distribución de recursos entre unidades compartidas y el uso de convenciones estandarizadas de nomenclatura y etiquetado de metadatos.
• Facilitar la carga de nuevas versiones con diferentes extensiones para admitir canales de marketing adicionales y garantizar que todos estén siempre trabajando en el último activo (en otras palabras: ¡no más pesadillas de control de versiones!).
• Optimización de campañas y automatización de flujos de trabajo para escalar.
• Publicación de recursos en varios canales al mismo tiempo.
• Agregar metadatos (por ejemplo, idioma, ubicación, etc.) a los recursos, para que haya claridad instantánea sobre cuándo y dónde usarlos.
• Agregar datos de administración de derechos digitales (DRM) para administrar los permisos de los usuarios y el control de acceso de los usuarios al material con derechos de autor y con licencia.
• Permite a los equipos editar, descargar y eliminar por lotes todos los tipos de archivos, lo que mejora drásticamente la productividad y reduce el potencial de error humano.
• Establecer la coherencia de la marca asegurando que el mismo cliente esté comprometido con mensajes y marcas coherentes y cohesivos a medida que viaja a través de diferentes canales (por ejemplo, web, redes sociales) y utiliza varios dispositivos (por ejemplo, teléfonos inteligentes, computadoras de escritorio), mientras se adhiere a las pautas de la marca.

Esencialmente, lo que está haciendo aquí es tomar todo lo que aprendió al responder las preguntas 1 y 2, y crear una lista de verificación para ayudarlo a concentrarse en el software DAM (y los proveedores) que probablemente cumplan con sus requisitos.

Una de las ventajas más significativas de la plataforma DAM adecuada es la integración perfecta con otras fuentes y soluciones basadas en la nube en el entorno. Estas son algunas de las posibilidades más valiosas:

• Integración de un sistema de gestión de activos digitales con un Sistema de gestión de contenidos (CMS).
• Integración de un sistema de gestión de activos digitales con una plataforma de marketing por correo electrónico y automatización de marketing.
• Integración de un sistema de gestión de activos digitales con aplicaciones creativas nativas (por ejemplo, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Google Workspace, Figma, Sketch, etc.).
• Integración de un sistema de gestión de activos digitales con CRM (por ejemplo, Salesforce).
• Integración de un sistema de gestión de activos digitales con gestión de información de productos (PIM).
• Compatible con la búsqueda avanzada y los sistemas de etiquetado basados en AI para facilitar y acelerar la recuperación de activos en ecosistemas de contenido de gran volumen.

Anteriormente, destacamos la importancia y el valor de involucrar a las partes interesadas (por ejemplo, usuarios creativos, técnicos y comerciales) al principio del proceso, de modo que en lugar de preocuparse e inquietarse por la implementación de un nuevo DAM, estén entusiasmados y energizados.

Sin embargo, no desea ir al otro extremo del espectro y hacer que la gente se emocione y emocione tanto que espere que el sistema transforme todo de inmediato. Si implementa el sistema demasiado rápido y "muerde más de lo que puede masticar", es probable que sus equipos enfrenten cuellos de botella en lugar de cosechar los beneficios.

En lugar de intentar, y desafortunadamente fallar, hacer todo a la vez, es aconsejable construir su cronograma en torno a un proceso de implementación por fases. Comience centrándose en sus activos de máxima prioridad (por ejemplo, presentaciones de ventas, plantillas de correo electrónico, etc.), para que los equipos puedan familiarizarse con las herramientas, características, funcionalidad de búsqueda e integraciones de DAM, al mismo tiempo que optimiza la facilidad de uso, la escalabilidad y la productividad.

Hasta ahora, en esta discusión sobre cómo elegir herramientas de gestión de activos digitales, nos hemos centrado en su organización: sus equipos de marketing, sus activos de marca, sus necesidades de integración y su proceso de implementación. Sin embargo, una pieza crítica del rompecabezas no se trata de su organización. Más bien, se trata de su proveedor.

En pocas palabras, elegir entre proveedores de DAM determinará directamente si su experiencia es gratificante o lamentable y si su inversión es rentable o costosa. Para elegir el proveedor adecuado y evitar los incorrectos, aquí hay algunos consejos esenciales:

• Evalúe cuidadosamente a todos los posibles proveedores y analice lo que ofrecen en comparación con sus características técnicas, funcionales, comerciales y de seguridad.
• Asegúrese de que su proveedor tenga un certificado establecido, examinado y probado Red de socios de soluciones para ayudarlo a desarrollar una estrategia digital integral y personalizada, así como a implementar el sistema de gestión de activos digitales según su hoja de ruta y cronograma.
• Asegúrese de que haya una comunidad de desarrolladores activa para garantizar que el sistema de gestión de activos digitales evolucione con sus necesidades cambiantes.
• Regístrese para recibir demostraciones guiadas completas y siéntase capacitado para hacer preguntas difíciles. Si un proveedor no puede demostrar claramente de lo que es capaz su sistema, especialmente en casos de uso relevantes para su negocio, táchelo de su lista de preseleccionados.
• Examine la "prueba social" como estudios de casos y evaluaciones de analistas. Algunos proveedores líderes han designado secciones de su sitio web que Características Historias de clientes.

El proceso de elegir el mejor sistema DAM debe ser agradable y energizante; No es difícil ni desalentador. Utilice los consejos anteriores para guiar su viaje hacia adelante. Con el enfoque, el sistema y el proveedor correctos, su organización pronto cosechará recompensas que cambiarán el juego y obtendrá una verdadera fuente única de verdad para administrar el contenido a lo largo de su ciclo de vida.

Sitecore Content Hub DAM es la mejor solución de gestión automatizada de activos digitales de su clase que permite a su organización centralizar todos los archivos digitales y entregarlos a cualquier punto de contacto con el cliente.

Tus equipos creativos pueden fácilmente:

• Aproveche las integraciones de gestión de activos digitales y conéctese a cualquier fuente de contenido digital, con el fin de almacenar, administrar y enriquecer activos para varios destinos de contenido.
• Utilice la asistencia impulsada por AI para localizar y compartir activos a la velocidad del rayo utilizando una interfaz de usuario intuitiva.
• Marque las necesidades específicas de modelado de contenido y negocios comerciales.
• Aproveche un conector de aplicaciones que permite a los equipos trabajar en sus aplicaciones favoritas y mantener el control total.

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