¿Qué es la gestión de activos digitales?

Los activos digitales incluyen fotos, gráficos, diseños, archivos creativos, archivos de audio, animaciones, archivos de origen y más. Todos los tipos de archivos en los que está disponible su contenido digital: todos estos son sus activos digitales y necesita una forma infalible de organizarlos.

Entonces, ¿qué es la gestión de activos digitales?

Gestión de activos digitales es un software que almacena todos los activos digitales de su organización en un solo lugar. Es la "única fuente de verdad", donde los equipos pueden encontrar todos los activos de medios creados para la marca, lo que permite indexar, categorizar y buscar fácilmente varios formatos de archivo en múltiples atributos para encontrar rápidamente el correcto.

También ayuda a los usuarios a automatizar los flujos de trabajo, establecer fechas de vencimiento para las licencias de activos y asociar metadatos e información de gestión de derechos digitales (DRM); editar, descargar o eliminar archivos digitales en lotes; y compartir enlaces de descarga seguros con usuarios externos. Estos son solo algunos de los Funciones que debe esperar al tratar de decidir Cómo elegir el sistema de gestión de activos digitales (DAM).

Prueba sorpresa: ¿Cuántos activos de marketing digital posee su empresa y dónde se encuentran todos?

Con tanto material para administrar y tantas opciones tecnológicas para almacenarlo, es muy fácil quedarse en blanco cuando alguien le pide esa obra de arte de empaque enviada por correo electrónico hace unas semanas, ¿o fue a través de un servicio de intercambio de archivos basado en la nube?

Desde fotos y videos hasta plantillas y archivos 3D que se almacenan en computadoras portátiles, discos duros externos o la nube, las empresas con grandes bibliotecas de medios digitales a menudo luchan por mantenerlo todo acorralado. Tener varias versiones de activos en diferentes lugares puede significar esfuerzos duplicados, así como una gran pérdida de tiempo para los equipos de marketing, los equipos de ventas, los gerentes de proyectos y otros miembros del equipo.

Gestión de activos digitales al rescate

Un solución de gestión de activos digitales (DAM)  ayuda a armonizar toda esa discordia digital y detener la traicionera pérdida de tiempo, a menudo con la ayuda de la inteligencia artificial. Por lo general, bajo la responsabilidad del equipo de marketing, una solución DAM sirve como un único punto de recopilación y almacenamiento para todos esos archivos de origen, imágenes, videos, gráficos, diseños, documentos y más dispersos.

Además, DAM crea para los empleados y otras partes interesadas un ecosistema que admite la colaboración, ya que permite definir jerarquías de roles y permisos de usuario en todos los Flujos de trabajo, lo que facilita que todos estén en la misma página.

Es una forma centralizada, optimizada y fácilmente controlable de Gana eficiencia y administrar las montañas de contenido que la mayoría de los equipos de marketing tienen el desafío de administrar hoy.

Las soluciones DAM han existido durante aproximadamente un cuarto de siglo. El primero fue desarrollado para albergar los más de 700,000 clips de noticias de CNN. Si bien fue un logro impresionante en el ámbito de Gestión de contenidos En ese momento, palidece en comparación con las capacidades de los sistemas modernos.

Alrededor de los albores del nuevo milenio, comenzó un cambio del almacenamiento local o interno hacia el almacenamiento en la nube. Aquí es cuando comenzó el desarrollo las aplicaciones DAM basadas en la web de hoy. La siguiente fase de evolución fue la adaptación de la funcionalidad DAM a nuevas fuentes y dispositivos, lo que permitió la reutilización y distribución de contenido digital a nuevos canales como redes sociales y tiendas de comercio electrónico.

DAM, o gestión de activos digitales, es beneficioso para varias personas y organizaciones que se ocupan de activos digitales. Las siguientes entidades a menudo requieren DAM:

Agencias de marketing y publicidad: DAM ayuda a las agencias a organizar y acceder a grandes volúmenes de activos digitales como imágenes, videos y logotipos, lo que permite una colaboración eficiente y una fácil recuperación de campañas, sin desviarse de las pautas de la marca.

Profesionales creativos: Los diseñadores gráficos, fotógrafos, videógrafos y otros creativos confían en DAM para administrar todos los archivos multimedia de la marca, lo que permite una búsqueda y recuperación rápidas, control de versiones y uso compartido sin problemas con los clientes.

Negocios de comercio electrónico: DAM permite a los minoristas organizar imágenes de productos, descripciones y activos multimedia, agilizando el proceso de actualización y publicación de contenido en múltiples plataformas en línea y simplificando la gestión de la marca.

Empresas con operaciones globales: Las grandes organizaciones con equipos dispersos u oficinas internacionales se benefician de DAM para centralizar y distribuir los activos de marca, asegurando la coherencia en los materiales de marketing, reduciendo los esfuerzos de duplicación y brindando una experiencia digital atractiva.

Beneficios de DAM

Ofertas de software de gestión de activos digitales Diversos beneficios en varios casos de uso. Sin embargo, existen varias ventajas universalmente aplicables en la amplia gama de formas en que se emplean los sistemas DAM:

• Almacenamiento y organización centralizados
• Distribución eficiente de activos
• Colaboración y flujo de trabajo mejorados
• Consistencia y control de la marca
• Ahorro de tiempo y costes
• Gestión de derechos y permisos

Un sistema de gestión de activos digitales bien construido y mantenido puede ser el mejor amigo de un vendedor. Todo el contenido de marketing de su empresa se encuentra en un entorno organizado, lo que facilita la visualización y el intercambio de archivos y la integración con el resto de la pila de tecnología de marketing de una empresa (aplicaciones y sistemas), como el software de gestión de proyectos, la creación de activos y los sistemas de gestión de contenido.

Si bien cualquier sistema DAM básico está diseñado para almacenar, administrar y distribuir activos de marketing digital, se debe esperar que uno verdaderamente de última generación ofrezca un valor mucho mayor. Un software DAM de hoy debe ser capaz de manejar escenarios elaborados de gestión de activos digitales, incluidos metadatos complejos, seguridad y aspectos de la gestión de derechos digitales.

Además de mejorar la eficiencia, una solución DAM agrega valor a sus operaciones de marketing al garantizar la coherencia y evitar la duplicación de esfuerzos. Eso, a su vez, ayuda a reducir sus costos.

Search y explorar contenido: El objetivo principal de una plataforma DAM es hacer que su contenido de marketing sea rápido y fácil de buscar, navegar y compartir con otros usuarios. Cuantos más archivos digitales tenga que administrar, más importante será para la facilidad de uso.

Descarga y carga: Una plataforma de gestión de activos digitales permite a los usuarios cargar contenido en una variedad de extensiones. Luego, otros usuarios pueden descargar ese contenido para usarlo en diferentes campañas, canales y dispositivos.

Agregue metadatos complejos: Los metadatos proporcionan información adicional sobre el contenido. Algunos ejemplos de metadatos comunes incluyen información como ubicación geográfica, idioma y más. Los metadatos que reflejan cómo, dónde y en qué contexto se puede utilizar cada activo suelen ser bastante elaborados, por lo que es importante contar con un sistema DAM que pueda gestionar cómodamente toda esa complejidad.

Escritorio y móvil: Junto con el auge del teléfono inteligente, la mayoría de las plataformas de gestión de activos digitales han hecho la transición de una experiencia de escritorio a una que se siente natural en dispositivos móviles. Una buena plataforma de gestión de activos digitales debería brindarle la capacidad de manejar contenido en múltiples dispositivos.

Tener un DAM potente es una adición invaluable a cualquier empresa. Sin embargo, las empresas también pueden enfrentar algunos desafíos y riesgos que requieren gestión. Estos son los más comunes:

Implementación y configuración: La configuración de un sistema DAM puede ser compleja y llevar mucho tiempo, y requiere una planificación cuidadosa, integración con los sistemas existentes y migración de datos.

Adopción por parte del usuario: Alentar a los usuarios a adoptar el sistema DAM y adherirse a sus flujos de trabajo puede ser un desafío. La capacitación y el apoyo continuo pueden ser necesarios para garantizar una adopción generalizada y maximizar los beneficios del sistema.

Gestión de metadatos: Organizar y administrar metadatos para activos puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de activos digitales. Garantizar una entrada de metadatos coherente y precisa es crucial para una búsqueda y recuperación efectivas.

Escalabilidad: A medida que crece la cantidad de activos digitales, la escalabilidad se convierte en una preocupación. Los sistemas DAM deben manejar los crecientes requisitos de almacenamiento y respaldar la gestión y recuperación eficientes de activos incluso a medida que se expande la biblioteca de activos.

Consideraciones de costos: La implementación y el mantenimiento de un sistema DAM pueden implicar costos significativos, incluidas las licencias de software, la infraestructura, la capacitación y el soporte continuo. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente el retorno de la inversión y considerar los costos a largo plazo asociados con DAM.

Actualizaciones y mantenimiento del sistema: Los sistemas DAM necesitan actualizaciones y mantenimiento regulares para garantizar un rendimiento, seguridad y compatibilidad óptimos. Planificar y programar actualizaciones sin interrumpir las operaciones en curso puede ser un desafío para las organizaciones.

Una vez que se ha creado una pieza de contenido de marketing digital, tomemos un video educativo como ejemplo, se carga en el sistema DAM. Luego se agregan metadatos para describir las características del contenido y, finalmente, se ponen a disposición de los usuarios designados del sistema DAM.

Esos usuarios pueden descargar, editar, anotar y distribuir ese activo en campañas de marketing. Se pueden agregar nuevas versiones de los materiales de marketing y los activos de rich media al sistema a medida que se crean, para admitir canales de marketing adicionales.

Cuando se trata de DAM, hay dos tipos principales: DAM tradicional y DAM sin cabeza. Exploremos las diferencias entre ellos:

DAM tradicional:

Los sistemas DAM tradicionales están diseñados como plataformas monolíticas que generalmente incluyen una interfaz de backend y frontend. Ofrecen un conjunto completo de funciones para administrar activos digitales, incluida la ingesta de activos, la administración de metadatos, la transformación de activos, el control de versiones, la administración de derechos y las capacidades de publicación.

Las características clave de los sistemas DAM tradicionales a menudo incluyen interfaces fáciles de usar, gestión del flujo de trabajo, procesos de aprobación e integraciones con otros sistemas de software como sistemas de gestión de contenido (CMS) y herramientas de automatización de marketing. Los DAM tradicionales generalmente se crean como soluciones todo en uno, que ofrecen capacidades de administración de activos de extremo a extremo.

DAM sin cabeza:

Headless DAM, por otro lado, sigue un enfoque arquitectónico diferente. En un DAM sin cabeza, las funcionalidades de almacenamiento y administración de backend se desacoplan de la capa de presentación de frontend. El enfoque de un DAM sin cabeza es principalmente proporcionar API (interfaces de programación de aplicaciones) robustas para acceder y manipular activos digitales.

Con un DAM sin cabeza, las organizaciones tienen la flexibilidad de usar sus propias herramientas de front-end o desarrollar aplicaciones personalizadas para interactuar con el backend de DAM. Este desacoplamiento permite una integración perfecta con varios sistemas y canales, como sitios web, aplicaciones móviles, dispositivos IoT o cualquier otra plataforma que requiera acceso a activos digitales. Permite a los desarrolladores crear experiencias de usuario personalizadas mientras aprovechan las capacidades de gestión de activos del DAM.

Los DAM descentralizados a menudo priorizan la escalabilidad, la interoperabilidad y la flexibilidad, ya que están diseñados para encajar dentro de un ecosistema más amplio de tecnologías y herramientas. Proporcionan API que los desarrolladores pueden usar para crear flujos de trabajo personalizados, automatizar procesos de activos e integrarse con otras aplicaciones.

El ciclo de vida de su contenido digital, desde la creación hasta el archivo, es poderoso, por lo que la solución DAM que lo alberga también debería serlo. Desde la gestión de la consistencia de la marca hasta la personalización de la experiencia del cliente y la optimización de los flujos de trabajo y los activos de la marca, los proveedores de DAM ofrecen una variedad de beneficios que pueden impulsar el crecimiento y el éxito de una empresa. Una opción sólida sería una solución de gestión de activos digitales equipada con las características que hemos descrito aquí, que también es Parte de una solución integrada más grande como la incluida en el Sitecore Content Hub. Para obtener más información sobre los precios de DAM y más, Póngase en contacto con nosotros.