Cómo administrar activos digitales

¿Se pregunta por qué algunas marcas sobresalen en la gestión de sus activos digitales de manera más efectiva que usted? Una razón puede ser porque aprovechan todo el potencial de su Sistema de gestión de activos digitales (DAM).

Si bien muchas organizaciones usan DAM, solo unas pocas de ellas implementan las mejores prácticas. En este artículo, veremos los consejos más esenciales que lo ayudarán a obtener el máximo retorno de la inversión de su DAM.

Antes de llegar a eso, cubramos algunos conceptos básicos.

DAM se refiere a un sistema que permite a las organizaciones almacenar, organizar, recuperar y distribuir activos digitales de manera eficiente. Los activos digitales pueden incluir imágenes, videos, documentos, archivos de audio y otros tipos de medios.

Un sistema DAM proporciona a las marcas un repositorio centralizado donde los activos digitales pueden almacenarse, etiquetarse con metadatos e indexarse para facilitar la búsqueda y recuperación. Ayuda a las empresas a administrar sus activos digitales a lo largo de su ciclo de vida de administración de contenido, desde la creación y edición hasta el archivo o eliminación.

Según un reciente Informe de hechos y factores, el tamaño del mercado global de gestión de activos digitales (DAM) alcanzó aproximadamente $ 4.12 mil millones de dólares en 2022 y se proyecta que sea de aproximadamente $ 9.12 mil millones de dólares para 2030.

Un sistema DAM puede ayudar significativamente a su marca a mejorar sus procesos de flujo de trabajo y mejorar su ROI general de marketing con sus funcionalidades clave:

• Almacenamiento centralizado: Con DAM puede acceder fácilmente a todos los archivos creativos gracias a una única ubicación de almacenamiento.
• Organización y metadatos: Los recursos se pueden organizar en categorías, carpetas o colecciones, y enriquecerse con metadatos descriptivos, como palabras clave, etiquetas e información de copyright. Esto permite una búsqueda y recuperación eficientes de activos.
• Control de versiones: Los sistemas DAM a menudo incluyen funcionalidades de control de versiones, lo que permite a los usuarios rastrear y administrar diferentes versiones de activos, lo que garantiza que la última versión esté siempre disponible.
• Colaboración y flujo de trabajo: Gracias a las diversas funciones de colaboración de DAM, es más fácil para varios departamentos, como los equipos de ventas o marketing, trabajar juntos en activos, compartir comentarios y seguir flujos de trabajo de aprobación específicos.
• Gestión de derechos: Con la ayuda de DAM, puede administrar los derechos y permisos asociados con el contenido digital, asegurando el cumplimiento de las leyes de derechos de autor y los acuerdos de licencia.
• Distribución y publicación: Los sistemas DAM pueden facilitar la distribución de archivos digitales a varios canales, como sitios web, plataformas de redes sociales o materiales de marketing, manteniendo el control sobre los derechos de acceso y uso.

La gestión de activos digitales implica organizar, proteger y maximizar el valor de sus posesiones digitales, como archivos, documentos, medios y más. Y hay formas de aprovecharlo al máximo.

Estos son los nueve pasos para una gestión eficaz de los activos de contenido:

1. Realizar una auditoría de activos

Realizar una evaluación exhaustiva de los activos de su marca le permite descubrir los diversos archivos dentro de su organización, comprender los formatos de archivo empleados y obtener información sobre su utilización a lo largo de todo el proceso de producción de contenido.

Independientemente de si está contemplando la implementación de un software DAM o ya tiene uno en funcionamiento, realizar una auditoría tiene la misma importancia. Le permite identificar las posibles causas de los desafíos en la gestión de activos digitales y determinar las soluciones más efectivas.

Esta evaluación puede implicar la mejora del sistema existente para adaptarse mejor a los nuevos formatos de archivo o refinar los procedimientos de etiquetado y metadatos para mejorar la capacidad de descubrimiento de archivos en toda la empresa. 

2. Aproveche los roles y permisos

Aproveche los roles y permisos para agilizar el proceso: DAM respalda una estrategia de marca integral que involucra a múltiples departamentos que trabajan juntos para manejar y supervisar los activos al mismo tiempo, fomentando una colaboración notable entre los miembros del equipo. Sin embargo, también hay un inconveniente en este enfoque. Con acceso sin restricciones para todos, pueden ocurrir errores, como sobrescrituras de archivos, extravíos o etiquetado incorrecto.

Afortunadamente, la mayoría de las plataformas DAM ofrecen la capacidad de asignar roles y permisos, lo que permite un control preciso sobre los privilegios de acceso.

3. Colabora dentro de tu DAM

El uso de una solución DAM ofrece una ventaja significativa al permitir la colaboración contextual. En lugar de depender de largos intercambios de correo electrónico, aproveche las funciones de colaboración inherentes de su sistema de gestión de activos digitales para participar en discusiones en tiempo real sobre los activos a lo largo de sus etapas de desarrollo, edición y utilización.

4. Configurar convenciones de nomenclatura

La forma en que nombra sus archivos dentro de su sistema de gestión de activos digitales puede tener un gran impacto en la productividad del equipo. Con una convención de nomenclatura estructurada y un proceso unificado utilizado en toda la empresa, su DAM puede ayudar a aliviar los cuellos de botella de contenido y servir como un recurso valioso para los equipos al permitir la visibilidad y la recuperación eficiente de activos.

Su convención de nomenclatura de archivos específica debe alinearse con sus flujos de trabajo, los tipos de contenido que crea y las prácticas de nomenclatura utilizadas en otros sistemas. Sin embargo, debe priorizar principalmente la claridad y la comprensibilidad de los nombres de archivo. Esto asegurará que sea fácil entender qué activo es el más reciente y relevante para un proyecto determinado.

5. Crear estándares para metadatos

No se puede exagerar la importancia de los metadatos en cualquier sistema DAM. Es el elemento crucial que puede determinar el éxito o el fracaso de toda su estrategia de gestión de activos. Cuando los activos están etiquetados correctamente, se vuelven fácilmente reconocibles y accesibles para sus equipos.

Sin embargo, incluso un error menor en la definición de metadatos puede hacer que un archivo sea imposible de rastrear y crear problemas para los proyectos que dependen de él. Para evitar estos problemas, es necesario establecer estándares para diferentes campos de metadatos. Esto incluye especificar los requisitos de metadatos para varios formatos de archivo y determinar el idioma apropiado que se utilizará al completar esos campos.

Al implementar estos estándares, puede garantizar la coherencia en todos los metadatos. En consecuencia, los equipos ya no necesitarán emplear diferentes enfoques para localizar activos, lo que agilizará el proceso para todos los involucrados.

6. Revise y ordene regularmente

Revise periódicamente sus activos digitales y elimine o archive cualquier archivo innecesario u obsoleto. Esto ayuda a mantener su almacenamiento digital organizado y reduce el riesgo de violaciones de datos o espacios de almacenamiento desordenados.

7. Gestionar los derechos de autor dentro de DAM

Si bien no todos los activos requieren licencias, es probable que su organización utilice ciertas imágenes, como fotos de archivo con derechos administrados u otros archivos que requieren licencias. Si otros departamentos acceden a estos activos y los utilizan o se incorporan a campañas sin los derechos adecuados, podría generar posibles problemas legales. Afortunadamente, numerosas plataformas de gestión de activos digitales ofrecen la capacidad de administrar directamente los derechos de autor dentro del sistema.

8. Ahorra tiempo y elimina errores

Numerosos desafíos en la gestión de activos digitales se derivan de errores humanos básicos. Cuando un archivo se extravía o se etiqueta incorrectamente, todo el sistema comienza a deteriorarse. Sin embargo, los errores son inevitables, ya que es fácil pasar por alto metadatos específicos o nombrar mal los archivos durante el proceso de carga.

Afortunadamente, hay una solución. Al automatizar varios aspectos de la gestión de activos digitales y la producción de contenido, puede minimizar el riesgo de error humano. Además, la utilización de DAM puede mejorar la eficiencia de su equipo al automatizar tareas como la conversión de imágenes a diferentes formatos de archivo o la distribución de contenido a través de múltiples canales, lo que resulta en un mayor ahorro de tiempo.

9. Mantente informado

Manténgase al día con las últimas tendencias, tecnologías y mejores prácticas en la gestión de activos digitales. Regularmente surgen nuevas herramientas y servicios, por lo que es esencial mantenerse informado para optimizar sus procesos de gestión.

Recuerde, los detalles de la administración de activos digitales pueden variar según sus necesidades individuales y el tipo de activos que posee. Es importante adaptar estas pautas generales para que se adapten a sus circunstancias.